 |
Оформление документов и дел к уничтожению, на длительное и постоянное хранение.
|
|
|
|
Оперативное хранение документов проводится в службе ДОУ, структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив.
Оперативное хранение можно, в свою очередь, разделить:
1. на хранение документов в процессе их исполнения;
2. хранение исполненных документов.
Документы во время их исполнения могут храниться у исполнителя в специальных папках, помеченных в соответствии с номенклатурой дел или этапами их исполнения: «Срочно», «На исполнении», «К заседанию», «На подпись» и т.п. Папки могут храниться в течение дня на столе исполнителя, после окончания работы должны убираться в ящик стола, шкаф иди сейф.
Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы документы можно было быстро передать руководителю или другому сотруднику.
Законченные документы запрещается хранить в столах сотрудников, они должны подшиваться в дела и строго учитываться.
Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.
Хранение исполненных документов осуществляется в специальных папках различных конструкций.
Папки типа «скоросшиватель» используются для большинства документов, но более приемлемы для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности:
1. документ с более поздней датой оказывается первым (сверху),
2. с более ранней - в конце (снизу).
Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов.
|
|
|
Это дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, сдаются в ведомственный архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве.
Оформление дел, сдаваемых сотрудниками для хранения в документальный фонд организации, подробно регламентировано Архивной службой РФ в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и действует без изменений с 1988 г.
На обложку каждого дела, подлежащего хранению в архиве офиса, следует вынести следующие сведения:
1. название организации;
2. название структурного подразделения, где сформировалось дело;
3. индекс дела;
4. количество листов в деле;
5. даты первого и последнего документов;
6. срок хранения дела;
7. шифры каждого дела.
Часть элементов описания дела обозначается на обложке секретарем при заведении дела, количество листов, крайние даты, уточнение заголовка и подразделения выносятся на обложку после завершения дела в процессе его обработки.
Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела и его поисковым признаком.
Оформление заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях достаточно перенести заголовок и сроки хранения дел из номенклатуры на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела.
По аналогии с архивным оформлением папок с бумажными документами должны оформляться и этикетки, вкладыши в упаковку машиночитаемых документов.
Дополнительная подготовка дел для длительного хранения
1. Завершенные дела,
2. выполненные проекты,
3. исполненные документы постоянного и долговременного, свыше 10 лет, хранения,
Подлежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованием Архивной службы РФ.
|
|
|
Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения могут оформляться только частично по сравнению с предыдущей группой.
Так, они могут:
1. храниться в папках с любым типом и материалом крепления,
2. в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел,
3. листы можно не нумеровать,
4. заверительные записи не составлять.
Дела постоянного или долговременного хранения, а также конфиденциальные и по личному составу должны быть полностью оформлены с выполнением всех названных правил.
Основные задачи, которые ставятся при этом:
Максимально возможное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего:
1. при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки,
2. изъять один или несколько листов из подшитого дела на время, например для реставрации, а может быть и безвозвратно, в случае его переформирования,
без нанесения повреждений другим листам дела;
1. обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;
2. создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения;
3. для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.
В соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую, установленную государственным стандартом обложку.
Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно (и разрешается) хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами и в специальных картонных футлярах.
На хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны:
1. бумажных (стандартного А5-АЗ формата и крупноформатных);
2. пленочных;
3. магнитных и др.
Для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов.
|
|
|
