 |
Кадровая служба как накопитель документированных персональных данных
|
|
|
|
Кадровая служба является, как правило, самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно руководителю организации или его заместителю по работе с персоналом.
Структура кадровой службы зависит как от типа организации (предприятие, банк и т.п.), так и от численности работников и т.д.
В некрупных предпринимательских структурах функции этой службы обычно выполняет один человек – менеджер по персоналу или они делегируются главному бухгалтеру или секретарю-референту руководителя.
В крупных государственных и коммерческих организациях кадровая служба может делиться на подотделы, секторы, группы.
Основной задачей кадровой службы является организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой руководящими органами данной организации и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственности за порученное дело, воспитание чувства фирменной гордости.
Можно обобщенно выделить следующие функции службы персонала:
– перспективное прогнозирование и планирование потребности организации в кадрах различных профессий, специальностей и т.п.;
– обоснование и расчет текущей рациональной численности персонала по профессиональным группам;
– комплектование коллектива соответствующим количеством (резервом) руководителей, специалистов и технических работников;
– индивидуальный анализ деловых и моральных качеств руководителей и специалистов, выработка рекомендаций на повышение или понижение в должности;
– систематический анализ профессионального, возрастного состава кадров и выработка соответствующих практических рекомендаций;
|
|
|
– документирование трудовых правоотношений организации со штатным и временным персоналом, хранение и ведение трудовых книжек и личных дел;
– ведение системы учета кадров, их движения, анализ текучести;
– организация обучения персонала, его инструктирования, повышения квалификации руководителей и специалистов, подбор кандидатур для направления на учебу;
– проведение регулярной аттестации кадров, анкетирования и тестирования сотрудников, контроля соблюдения ими правил внутреннего трудового распорядка и требований по обеспечению безопасности информации.
Кадровая служба, независимо от ее структуры и численности, призвана выполнять достаточно обширный и трудоемкий комплекс функций, который не ограничивается техническими операциями по документированию трудовых правоотношений и включает в себя организацию творческих операций по подбору и отбору кадров для работы в данной организации или фирме.
Следовательно, трудовые правоотношения работодателя и работников организации сопровождаются сбором и обработкой значительных объемов персональных данных, которые в совокупности с регламентирующими документами образуют информационно-документационную кадровую систему.
В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового значения лежат Конституция и Трудовой кодекс Российской Федерации, большую роль в регулировании различных отношений граждан с организациями играют также Закон "О персональных данных", Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство, нормативные правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики – уставы и положения о дисциплине (на железнодорожном транспорте, в пароходствах и др.) и т.п.
|
|
|
41. Технологии документирования приема граждан на работу.
Состав документов, необходимых для решения вопроса о приеме на работу.
Все документирование трудовых отношений работника и работодателя опирается на законодательные акты и, прежде всего, на Трудовой кодекс Российской Федерации.
С поступающим на работу сначала идет устная беседа. Претендующий на какую-либо работу может пройти тестирование, в ряде случаев организуется профессиональный отбор и предварительный медицинский осмотр, например, при приеме на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств (ст.328 Трудового кодекса). На должности профессорско-преподавательского состава в вузы поступают в результате конкурса.
Сегодня от претендентов часто на вакантную должность требуют предоставления резюме и по нему ведут как бы предварительный отбор, принимают решение о приглашении для собеседования или переговоров. На основе резюме фактически собирают банк данных о возможных кандидатах на замещение вакантных должностей.
Главная цель резюме - презентация самого себя, показать себя с наилучшей стороны, выпятить свои положительные качества, достоинства и оставить в тени свои слабые стороны.
После проведения собеседования служба кадров приступает к письменному оформлению приема на работу.
Статья 68 Трудового кодекса РФ предписывает, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (если имеется в организации).
В статье 65 ТК РФ приведен перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора:
-паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
-трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
-страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
-документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
-документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
|
|
|
Помимо перечисленных обязательных для всех документов в статье указано, что «В отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации им Постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов». Например, к таким дополнительным документам, как правило, относят:
) документы о составе семьи работника в целях предоставления ему возможных гарантий с учетом семейного положения, в том числе связанного с выполнением определенных семейных обязанностей;
) документы о возрасте детей или беременности женщины для предоставления установленных законом условий труда, гарантий и компенсаций;
) документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством (об ученой степени и ученом звании, о почетном звании, об инвалидности, донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и другие);
) документы о состоянии здоровья работника, если в соответствии с требованиями законодательства он должен пройти предварительный и периодические медицинские осмотры.
Вместе с предъявляемыми документами в большинстве организаций поступающий на работу пишет заявление, хотя оно в законодательных актах прямо не названо. Но в Указе Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» при перечислении документов, входящих в личное дело, первым документом указано заявление.
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора (ст.68 ТК РФ) по форме Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» (форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1) (Приложение 4).
|
|
|
В случае, если работник принимается на основное место работы по трудовому договору, заключенному на неопределенный срок, в котором отсутствуют особые условия работы (например, неполный рабочий день), то строка «Условия приема на работу, характер работы» не заполняется.
В отдельных случаях в качестве основания для издания приказа о приеме работника на работу следует указывать не только трудовой договор, но и иные документы, например письмо-запрос о переводе работника к другому работодателю.
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника ему обязаны выдать надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
Заключение трудового договора (контракта).
В соответствии с трудовым кодексом РФ для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме.
Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащий нормы трудового права, своевременно и в полном объеме выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (Трудовой кодекс РФ, ст. 56).
Сторонами трудового договора являются работодатель и работник. От лица работодателя, как правило, выступает руководитель организации (или его заместитель по кадровой службе).
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя (в кадровой службе) (Трудовой кодекс РФ, ст.57).
Трудовые договоры могут заключаться:
ü на неопределенный срок;
ü на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).
Срочный договор, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, заключается в тех случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.
|
|
|
В тексте трудового договора должны быть указаны стороны, заключившие договор:
ü фамилия, имя, отчество работника;
ü фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица.
Кроме того, к существенным условиям трудового договора законом отнесены:
ü место работы (с указанием структурного подразделения);
ü дата начала работы;
ü срок действия (в случаях заключения срочного трудового договора);
ü наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;
ü права и обязанности работника;
ü права и обязанности работодателя;
ü характеристика условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
ü режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
ü условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
ü виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с рудовой деятельностью.
ü возможно включение в трудовой договор других условий;
ü об испытании;
ü о нераспространении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);
ü об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводится за счет средств работодателя.
Работодатель не имеет право требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.
Из сказанного вытекает, что организации имеют право разработать и использовать индивидуальную форму трудового договора, однако многие кадровые службы используют примерную форму трудового договора, рекомендованную Министерством труда РФ.
Трудовой договор является основанием для издания приказа руководителя организации о приеме сотрудника на работу.
|
|
|
