 |
Особенности увольнения работника, обладающего знанием конфиденциальной информации организации.
|
|
|
|
Увольнение работника, обладающего знанием конфиденциальной информации организации, включает в себя следующие дополнительные процедуры:
– написание работником заявления об увольнении с подробным раскрытием причины увольнения и желательно указанием места предполагаемой работы;
– прием службой конфиденциальной документации от увольняющегося работника всех числящихся за ним документов, баз данных, носителей информации, изделий, материалов, с которыми он работал, проверку их комплектности, полноты и оформление приема в описи исполнителя или актом;
– проведение сотрудником службы безопасности или кадровой службы беседы с целью напоминания работнику об обязательстве сохранения в тайне тех сведений, которые ему были доверены по службе, предупреждения работника о запрещении использования этих сведений в интересах конкурента или в личных целях, выяснение причины увольнения и места новой работы;
– подписание работником обязательства о неразглашении им конфиденциальных сведений после увольнения;
– документальное оформление увольнения в соответствии с общими правилами;
– прием от работника пропуска для входа в здание организации, выдачу ему трудовой книжки и расчета по заработной плате, сопровождение его до выхода из здания сотрудником службы безопасности.
После сдачи всех документов и материалов работнику запрещается входить в режимную рабочую зону. При необходимости у него может быть изъят пропуск (идентификатор) работника и выдан идентификатор посетителя с правом входа только в определенные административные помещения.
Беседа с увольняющимся работником имеет целью предотвратить утрату информации или ее неправильное использование бывшим работником в результате его природной или умышленной забывчивости. Следует напомнить увольняющемуся работнику, что он подписывал при поступлении на работу твердое обещание (обязательство, подписку) о неразглашении конфиденциальной информации. Ущерб от увольнения работника резко уменьшается, если производственная или коммерческая тайна организации разделена на части среди достаточно большого числа работников.
|
|
|
Работнику напоминают, что после увольнения из организации, по крайней мере, в течение года, за его деятельностью будет осуществляться наблюдение. Предупреждение включается в обязательство, которое подписывает увольняющийся работник.
Если руководству организации стали известны случаи несанкционированного использования бывшим работником конфиденциальных сведений или ноу-хау по заявлению организации следует начать судебное разбирательство выявленных фактов.
Необходим тщательный анализ причин увольнения работников. На основании анализа должна реализовываться программа исключения этих причин, например: повышение окладов, аренда жилья для сотрудников вблизи организации, оздоровление психологического климата в коллективе, увольнение руководителей, злоупотребляющих своим служебным положением и др.
Следовательно, стадия документирования трудовых правоотношений рабочих и служащих с учреждениями, организациями, предприятиями и фирмами создает юридически обоснованную информационно-документационную базу, в строгом соответствии с которой осуществляется выполнение последующих стадий документационного обеспечения работы кадровой службы (службы персонала).
48. Формирование личного дела сотрудника.
Личное дело представляет собой систематизированный комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника на различных должностях в данной организации или на руководящих должностях в определенной отрасли хозяйства. Процесс формирования личного дела включает в себя:
|
|
|
– внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;
– подготовку обложки личного дела: оформление обложки в соответствии со стандартом, указание учетного номера личного дела и даты его заведения; обозначение номера личного дела на корешке панки;
– подшивку в папку чистых листов внутренней описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольной карточки выдачи личного дела;
– получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело;
– систематизацию полученных документов, внесение во внутреннюю опись документов сведений о помещаемых в личное дело документов;
– валовую нумерацию листов документов и обозначение листов расположения документов во внутренней описи;
– подшивку документов в папку личного дела в последовательности номеров листов;
– проверку правильности нумерации листов;
– помещение личного дела в закрывающийся шкаф для хранения;
– дополнение, по мере получения документов, личного дела;
– систематизацию документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;
– внесение очередных записей во внутреннюю опись документов личного дела, подшивку документов в личное дело, проверку правильности нумерации листов;
– ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учету кадров;
– выдачу личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись в контрольной карточке дела; при возвращении дела – проверку наличия и целостности документов;
– ознакомление в помещении кадровой службы работников организации с документами их личных дел в соответствии с действующей системой доступа к личным делам;
– внесение отметки об ознакомлении в дополнение к личному листку но учету кадров; заверение отметки росписями сотрудника, ответственного за ведение личных дел и ознакомившегося с личным делом лица;
|
|
|
– закрытие личного дела: проверку наличия всех документов личного дела, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровку комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы;
– сдачу личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в сдаточной описи и (или) журнале инвентарного учета личных дел;
– регистрацию личного дела в описи личных дел архива; проставление номера описи и номера единицы храпения на обложке личного дела;
– внесение архивного номера личного дела в журнал инвентарного учета личных дел кадровой службы.
Первоначально личное дело включает в себя документы, сопровождавшие процедуру приема гражданина на эту должность, и заводится оно после издания приказа о приеме на работу.
К личному делу лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, приобщаются дополнительно:
– заявление о согласии на замещение государственной должности или о поступлении на федеральную государственную службу;
– копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
– сведения о доходах лица и об имуществе, принадлежащего ему на праве собственности;
– документы и справки о результатах проверки достоверности и полноты сведений, предоставленных гражданином при назначении на должность, и другие документы.
Документы в личном деле располагаются в определенной последовательности. Для удобства ведения личного дела и справочной работы, начиная сверху, помещаются:
– внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
– трудовой договор (контракт);
– дополнение к личному листу (анкете) по учету кадров;
– личный листок (анкета) по учету кадров;
– биографическая справка, справка-объективка;
– автобиография;
– направление или представление к назначению на должность, обоснование к назначению;
|
|
|
– письмо вышестоящего органа управления о согласии на назначение в должности;
– решение (или выписка из протокола) конкурсной комиссии или коллегиального органа о назначении на должность, при необходимости копия решения профсоюзного органа;
– заявление о приеме на работу;
– характеристики, рекомендательные письма, резюме, медицинская справка;
– копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;
– список научных трудов и изобретений;
– копия приказа (или выписка из приказа) о назначении на должность;
– копии других приказов (при необходимости).
В личное дело по усмотрению работников кадровой службы могут не включаться документы временного срока хранения – справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т.д., а также дублетные экземпляры документов, если в них не содержатся персонально ценные пометы. Указанные документы могут формироваться в дела временного срока хранения.
Так же не подшиваются в личные дела жалобы граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению. В личном деле сотрудника, на которого имеется жалоба, может делаться ссылка на листы этого дела. Подшивка в дело непроверенных или неправильно оформленных документов, изъятие или замена документов в деле не допускаются.
|
|
|
