Учет расчетов по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь

Основным нормативным документом, регламентирующим рядок и размеры возмещения расходов по командировкам в делах Республики Беларусь, является Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от апреля 2000 г. № 35.

Служебной командировкой считается поездка работника распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места постоянной работы.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной или подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель, не считаются командировками. Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя, на основании которого им выдается командировочное удостоверение.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре, подписывается руководителем предприятия, заверяется печатью и регистрируется в журнале учета работников, выбывающих в командировки.

Приказом руководителя предприятия назначается работник, ответственный за ведение данного журнала.

На оборотной стороне командировочного удостоверения подтверждаются даты выбытия в командировку, прибытия в пункты назначения, выбытия из них и прибытия к месту постоянной работы. При выезде в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью с наименованием организации, в которую был командирован работник, основании указанных отметок в командировочном удостоверении начисляются суточные при расчете расходов по кодировке. Порядок направления в служебные командировки руководителей юридических лиц определяется собственником имущества, уполномоченным им органами или органом, которому предоставлено право заключения трудового договора (контракта) с данным руководителем. Для направления в служебную командировку работника, работающего по совместительству, необходимо письменное согласие с основного места работы. Срок командировки работников определяется нанимателем и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки» пускается с разрешения нанимателя не более чем на 10 дней.

При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха оговаривается в приказе о командировании работника. На командированным работником сохраняется место работы и средний заработок за время командировки, включая время в пути.

Командированному работнику в пределах Республики Беларусь возмещаются следующие расходы:

) по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости предоставленных подлинных проездных документов (включая расходы для бронирования билетов).

В исключительных случаях, при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без предоставления подтверждающих документов;

2) по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере подлинных оплаченных счетов или квитанций и других документов, которые подтверждают размяв фактически понесенных расходов (кроме тех случаев, когда командированному работнику предоставляется бесплатное помещение), а также расходы по бронированию мест в гостинице. Возмещение расходов за проживание в номерах "люкс" допускается в исключительных случаях с разрешения нанимателя.

Если в стоимость номера не включены дополнительные услуги (пользование телевизором, холодильником и другими предетами культурно-бытового назначения, включенными в состав оборудования гостиничного номера), эти расходы также подлежат возмещению на основании подтверждающих документов.

Без предоставления подтверждающих документов расхода по найму жилого помещения возмещаются в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь.

Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным с ним, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях.

3) для покрытия дополнительных личных расходов во время нахождения в командировке оплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке по нормам, устанавливаемым Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же раз мерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки.

Если в стоимость номера (места) в гостинице, где проживает командированный работник, включена стоимость завтрака, в этом случае стоимость завтрака, включенного в счет стоимости номера (места) за проживание в гостинице, командире ванному работнику не возмещается. При направлении работни ка в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 процентов, двухразового - 30 процентов установленной нормы. Расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику только в тех случаях, когда они производились по служебным вопросам на основании квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение того времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 календарных ней). В случае стационарного лечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные и расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности и эти дни не включаются в срок командировки для выполнения служебного задания.

В случае использования командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не оплачиваются.

Командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

Работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее трех рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выписаны, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.

Составленный авансовый отчет подписывается подотчетным лицом и передается в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет правильность составления авансового отчета, после этого он подписывается бухгалтером (главным бухгалтером) и утверждается руководителем предприятия. Утвержденный авансовый отчет подлежит отражению в денежном выражении на счетах бухгалтерского учета. Для этого в графах "Дебет" и "Кредит" на лицевой и ротной сторонах проставляются шифры корреспондирующих счетов и производят запись в журнал-ордер № 7.