Учет расчетов по служебным командировкам за границу

Направление работников в служебные командировки за границу производятся на основании приказов, а в случае, когда командирование за границу производится на основании приглашения зарубежной фирмы, приказа и приглашения, которые определяют условия нахождения за границей (оплата труда, проезд, расходы на проживание и т.д.)

При направлении работников в командировку руководитель предприятия устанавливает задание по командировке, в котором указывается цель командировки, время нахождения границей и т.д.

Предприятия и организации, направляющие работников в служебные командировки за границу, обязаны выдать аванс в иностранной валюте и возместить работнику следующие расходы: по проезду к месту служебной командировки и обратно; за проживание вне места постоянного жительства (суточные); по найму жилого помещения; другие расходы, произведенные работником с разрешения или ведома руководителя предприятия.

Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику, рассчитывается исходя из установленных в соответствии с законодательством норм на возмещение изложенных выше расходов.

Командированному работнику возмещаются расходы м проезду до места командировки и обратно, провозу багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) при обязательном предоставлении подтверждающих документом в оригинале (счета, квитанции, проездные билеты).

Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит.

Размеры возмещения расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточные) и по найму жилого помещения при служебных командировках за границу устанавливаются Министерством финансов Республики Беларусь.

Получение необходимых валютных средств производится путем представления в банк платежных документов или в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. В случае отсутствия валютного счета на момент командировки или средств на нем для выплаты работникам, направляемым в командировку, валютные средства могут быть приобретены за белорусские рубли в обменных пунктах уполномоченных банков Республики Беларусь.

Предприятия и организации негосударственной формы собственности могут производить выплату аванса (суточные и по найму жилого помещения) по нормам, определенным положением о командировании работников предприятия, утвержденным их высшим органом управления. Предусмотренные в коллективном договоре, соглашении размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных для организаций, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями.

Если работник находится в командировке за границей более 60 дней, выплата суточных начиная с 61-го дня осуществляется в размерах, установленных для работников учреждений Республики Беларусь за границей при командировании м пределах государства, где находится это учреждение.

За время пребывания в командировке работнику выплачиваются суточные:

а) при проезде по территории Республики Беларусь в денежных единицах Республики Беларусь по нормам, установленным законодательством по оплате командировок в пределах Республики Беларусь;

б) при проезде и за время пребывания на иностранной территории в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую работник направляется в командировку.

Если работник делает временную остановку в пути следования на территории иностранного государства продолжительностью более суток по заданию органа, направившего в командировку, при проезде в другую страну, куда работник направляется в командировку, суточные и расходы по найму жилого помещения производятся в иностранной валюте по нормам раны, в которой работник находится проездом. За время остановки в пути следования по иностранной территории продолжительностью менее суток, связанной с пересадкой на другой транспорт, суточные выплачиваются по норам страны командирования.

При выплате суточных день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую командирован работник, а день пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь оплачивается в денежных единицах Республики Беларусь по нормам, установленным для командировок в пределах Республики Беларусь. День пересечения государственной границы определяется по отметке в паспорте.

При командировании работников в Российскую Федерацию другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, день отъезда оплачивается в иностранной валюте по нормам страны, куда работник командирован, а день приезда - в денежных единицах Республики Беларусь по нормам, установленным для командировок в пределах республики. Основанием для выплаты суточных являются проездные документы или отметки в командировочном удостоверении.

При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы страны командирования.

При продолжительности командировки более суток, когда день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100 процентов установленной нормы страны командирования. Остальные дни оплачиваются в белорусских рублях.

Если работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, принимающей стороной в период командировки обеспечиваются питанием и иностранной валютой на личные расходы, суточные не выплачиваются, кроме времени пребывания в пути. За время нахождения в пути суточные возмещаются в полном объеме.

Если принимающая сторона предоставляет командируемым за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы по проезду в городском транспорте от места проживания до места работы и не выплачивает иностранную валюту на личные расходы, суточные возмещаются в размере 30% нормы страны командирования. В том случае когда принимающая сторона обеспечивает командирован ого работника одноразовым питанием, суточные оплачиваются в размере 70%, а при двухразовом - 30% от установленной нормы суточных по стране командирования.

Предприятия и организации всех форм собственности при направлении работников за границу для участия в международных мероприятиях (конференциях, семинарах, соревнованиях, стажировке и т.п.), проводимых в соответствии с регламентом на условиях предварительного внесения взносов (включая оплату питания, проживания), осуществляют оплату путём безналичного перечисления на основе подтверждающие документов. При этом лицам, выезжающим на данные мероприятия, дополнительные выплаты в иностранной валюте не производятся.

Если при безналичной оплате в счет включены только расходы на питание, направляющая сторона по решению руководителя может дополнительно выплатить работнику на личные расходы суточные в размере 15 % от нормы страны командирования. В случае, если в счете не предусмотрена оплата питания или включены расходы на его частичную оплату, направляющая сторона по решению руководителя может дополнительно выплатить работнику суточные в полном объеме или 70% от нормы при одноразовом питании, 30% от нормы при двухразовом питании.

В том случае, когда принимающая сторона возмещает и последующем стоимость проездных документов, приобретенных для работников за счет предприятий и организаций за денежные единицы Республики Беларусь, указанные суммы в иностранной валюте вносятся полностью в кассу с приложением документов, подтверждающих их возврат.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале.

Суточные за питание и другие отдельные услуги, включенные в счета за найм помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат. В случае, когда в стоимость номера включены дополнительные услуги, но их стоимость определить не предоставляется возможным, эти расходы возмещаются в пределах установленных норм по найму жилого помещения. Расходы по бронированию мест в гостиницах возмещаются и пределах норм, расходов по найму жилого помещения.

При командировании работников в Российскую Федерацию и другие страны СНГ оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути, кроме водителей грузовых автомобилей и лиц, командированных вместе с ними) при отсутствии подтверждающих документов производится в размере 5% от предельной нормы возмещения расходов найму жилого помещения. В этих же странах сверх установленных норм на проживание на основании подтверждающих документов производится возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право прощания в отдельных городах. Возмещение расходов по найму жилого помещения в случае проживания работника в нескольких гостиницах производится по командировке в целом в пределах установленных норм. Командированному работнику возмещаются комиссионные обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты другой, за совершение операций с использованием корпорацией пластиковой карточки, расходы по получению служебного заграничного паспорта, виз, медицинскому страхованию, оплате обязательного сбора, взимаемого с граждан в аэропортах и другие при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции и т.п.), за исключением расходов по получению служебного заграничного паспорта и виз.

Если работник командируется на автотранспорте нанимателя, возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения производится в установленном порядке.

При командировании работников на автотранспорте нанимателя в Российскую Федерацию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, подтверждением для выплаты иностранной валюты является путевой цист с отметками о выезде и заездах на предприятие, а также сопроводительные документы. Кроме того, работникам, командированным на автотранспорте нанимателя, выдаются авансы в иностранной валюте на расходы по приобретению ГСМ, оплате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов за границей, по страхованию автотранспорта и других.

Работники, получившие наличную иностранную валюту под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки - не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который она выдана или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации отчет об использованных суммах иностранной валюты и неиспользованную сумму валюты возвратить в кассу. Выдача наличной иностранной валюты под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.