 |
Внутренний контроль в коммерческих банках
|
|
|
|
Внутренний контроль – это процесс, осуществляемый старшими должностными лицами и сотрудниками всех уровней за финансово-хозяйственной деятельностью своего банка [17, стр.119] Это не просто процедура или политика, которая выполняется в определенный момент, а процесс, постоянно осуществляемый на всех уровнях банка.
Система внутреннего контроля выполняет защитную функцию банка по минимизации внешних и внутренних рисков и призвана обеспечить такой порядок проведения банковских операций и сделок, который способствует достижению поставленных ориентиров и целей при соблюдении требований законодательства, нормативных актов Банка России, а также внутренних процедур, стандартов и правил, установленных в банке. Под внешними и внутренними рисками понимаются риски, вызываемые последствиями неправомерных или некомпетентных решений отдельных работников, риски ликвидности и снижения капитала, а также риски, предопределяемые внешними по отношению к банку макроэкономическими и нормативно-правовыми условиями деятельности.
Правовое поле службы внутреннего контроля определяется положением Банка России «Об организации внутреннего контроля в банках» от 28 августа 1997 года №509. Непосредственные действия, направленные на минимизацию рисков банка, определяются рядом инструктивных актов, таких например, как Указание Банка России от 7 июля 1999 года №603-У «О порядке осуществления внутреннего контроля за соответствием деятельности на финансовых рынках в кредитных организациях», правило (стандарты) аудиторской деятельности «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита» (одобренное комиссией по аудиторской деятельности при Президенте Российской Федерации от 25.12.1996 года, Протоколом №6), и рядом других актов.
|
|
|
В организационную основу системы внутреннего контроля заложены принципы, обеспечивающие непрерывное действие контрольных механизмов и функций на всех направлениях банковской деятельности и уровнях принятия решений. К ним, в частности, относятся: (приложение 8)
· принцип разделения обязанностей,
· принцип непрерывности,
· принцип предметности и конкретности,
· принцип объективности,
· принцип всеохватности и многоплановости,
· принцип информационной достаточности для принятия решения и ограничения доступа к информации, не относящейся к проведению конкретной операции и/или превышающей лимит функциональной необходимости в рамках должностных обязанностей,
· принцип использования различных видов контроля в зависимости от функциональной принадлежности объектов контроля, текущей необходимости и комплексности поставленных задач.
В рамках реализации указанных принципов основные усилия службы внутреннего контроля (исходя из общей ситуации и в перспективе создания высокотехнологичного банка) направлены на следующие основные аспекты деятельности банка:
1. Контроль создания единого технологического уклада (правил и процедур) проведения всевозможных операций и услуг.
2. Контроль соответствия технологического уклада, формализованного в виде положений, приказов, инструкций, методик, процедур и реальной практики банка.
3. Контроль за адекватным учетом в рамках единого технологического уклада, а также созданием и эффективным функционированием в рамках единого технологического уклада механизмов последующего контроля операций банка.
4. Соответствие внутренних положений, приказов, инструкций, методик, процедур внешнему Законодательству.
Тогда, можно говорить, что основной задачей службы внутреннего контроля для реализации указанных принципов, а также выполнения защитной функции банка является контроль за построением единого технологического уклада по всем направлениям деятельности банка в условиях постоянно изменяющейся внешней среды. Основным объектом контроля в рамках указанной цели является система единого технологического уклада, введенного в деловой оборот банка на всех уровнях его деятельности.
|
|
|
Для построения единого технологического уклада данная задача разбивается на ряд подзадач:
1. Выработка, совместно с другими подразделениями банка, унифицированных и стандартизированных правил и алгоритмов создания (формализации) внутренних положений, приказов, инструкций, методик, процедур, а также их внедрения применения, изменения (коррекции) и отмены.
2. Последующий контроль за унификацией и стандартизацией внутренних нормативных и методических актов.
3. Контроль за адаптивностью внутренних нормативных актов в условиях постоянно быстроменяющейся внешней среды.
4. Контроль за всеохватывающей эффективной формализацией процессов всей деятельности банка.
5. Контроль за непрерывностью технологических цепочек по всем процессам деятельности банка.
Говоря о внутреннем контроле, мы должны четко представлять себе виды и методы контроля. Под контролем мы понимаем собственно два вида контроля: административный и финансовый контроль. Административный контроль состоит в проверке соответствия проводимых операций полномочиям должностных лиц, определенным нормативными актами банка и процедурами принятия и реализации решений по проведению операций и сделок. Финансовый контроль заключается в проверке соответствия проводимых операций и сделок политике банка, изложенной в нормативных актах, применительно к разным видам банковских продуктов и услуг и их адекватного отражения в учете и отчетности. Важно, что путем использования административного и финансового контроля определяется эффективность действующей в банке системы управления рисками и предпринимаемых на всех направлениях и уровнях деятельности банка мер по идентификации и минимизации рисков.
Как административный, так и финансовый контроль в банке осуществляется в предварительном, текущем и последующем порядке (Приложение 1).
|
|
|
Система внутреннего контроля в банке должна быть организована по принципу всеохватности и многоплановости. Это означает, что контрольные функции закладываются по вертикали и по горизонтали, образуя тем самым сплошную сеть пересекающихся контрольных функций. Горизонтальную образующую представляют инструкции, тарифы, технические порядки и операционные процедуры, определяющие технологическую последовательность проведения банковских операций и сделок, лимиты установленных нормативных показателей, зоны ответственности и контрольные операции по минимизации операционных рисков. Вертикальную составляющую образуют индивидуальные должностные инструкции работников банка, положения о подразделениях, приказы и распоряжения руководства банка, решения коллегиальных органов банка. Контроль за осуществлением надзорных функций подразделений (по горизонтали и вертикали) является функцией службы внутреннего контроля, которая реализуется путем регулярных проверок, анализа, проведения специальных контрольных мероприятий.
Таким образом, становится понятно, что служба внутреннего контроля может осуществлять мероприятия только в предварительном и последующем порядке. В порядке текущего контроля служба внутреннего контроля проверяет непосредственно наличие механизма контроля, а также правильность и эффективность его функционирования.
Итак, мы определили цели и функции службы внутреннего контроля, а также методы и виды возможного контроля в соответствии с положением Банка России №509.
Естественно возникает вопрос: в чем функциональная разница между службой внутреннего контроля и, скажем, подразделениями, занимающимися внутренним аудитом? Ведь функционально такие подразделения также осуществляют внутренний контроль за деятельностью банка.
Для этого необходимо четко различать понятия «система внутреннего контроля» и «служба внутреннего контроля (СВК)». Первая охватывает все виды операций и все иерархические ступени работы банка, а вторая контролирует работу первой.
|
|
|
Рассматривая банк как некое производство (в которое также входят подразделения выполняющие контрольные функции – это их производство), можно говорить, что внутренний аудит – это подразделение, выполняющее производственные функции. В то же время, служба внутреннего контроля выполняет как производственные, так и организационные функции (организуя и создавая контрольные механизмы для деятельности банка). Именно такое понимание осуществления контроля в банке предполагает создания в его структуре специализированного центра, который занимается организацией и созданием контрольных механизмов по всему спектру банковской деятельности (служба внутреннего контроля).
Структурная организация службы внутреннего контроля может осуществляться двумя способами.
В первом случае служба внутреннего контроля может включать в свой состав подразделение внутреннего контроля, внутренний аудит, подразделение, занимающееся управлением рисками, а также ряд других аналитических и контролирующих подразделений банка. Фактически речь идет о многофункциональном департаменте, который должен охватывать различные аспекты деятельности банка.(схема 1)
Схема 1
|
|
  |
Во втором случае, служба внутреннего контроля может быть создана как отдельное структурное подразделение банка, осуществляющее взаимодействие с другими контролирующими подразделениями. При таком варианте служба внутреннего контроля должна быть наделена соответствующими полномочиями и правами (схема 2).
Схема 2
|
|
  |
Выбор структурной организации в первую очередь зависит от особенностей банка, наличия в нем соответствующих ресурсов, сложившейся практики его деятельности. Однако, в обоих случаях цели функции и методы работы службы внутреннего контроля будут идентичными и не будут нарушать технологического уклада банка по различным аспектам его деятельности.
Права службы внутреннего контроля. СВК и ее сотрудники вправе:
§ получать от руководителей и/или сотрудников проверяемого подразделения любые необходимые для проверки документы, снимать с них копии;
|
|
|
§ определять, соответствуют ли действия и операции, осуществляемые сотрудниками банка, требованиям законодательства и нормативных актов Банка России, а также нормам внутренних документов банка, в которых определены его политика, процедуры принятия и реализации решений, организации учета и отчетности;
§ привлекать при необходимости сотрудников иных подразделений банка к ре-решению задач внутреннего контроля.
Работники всех подразделений банка должны оказывать сотрудникам СВК содействие в осуществлении ими своих функций. Порядок взаимодействия сотрудников банка с СВК устанавливается в Положении о СВК.
Обязанности службы внутреннего контроля. СВК и ее сотрудники обязаны:
§ вести путем регулярных проверок постоянный контроль за деятельностью подразделений банка и отдельных сотрудников на предмет соответствия их действий требованиям законодательства, нормативных актов и стандартов, внутренних документов банка, должностным инструкциям;
§ обеспечивать постоянный контроль за соблюдением сотрудниками банка установленных процедур, функций и полномочий по принятию решений;
§ разрабатывать рекомендации и указания об устранении выявленных нарушений, контролировать их исполнение;
§ обеспечивать полное документирование каждого факта проверки и оформлять заключения по результатам проверок, отражающие все вопросы, изученные в ходе проверки, выявленные недостатки и нарушения, рекомендации по их устранению, а также о применении мер дисциплинарного и иного воздействия к нарушителям;
§ обеспечивать сохранность и возвращать полученные от подразделений документы;
§ представлять заключения по итогам проверок руководству банка и подразделений банка для принятия мер к устранению нарушений, а также для анализа деятельности конкретных сотрудников банка;
§ своевременно информировать руководство банка:
§ обо всех вновь выявленных рисках;
§ обо всех случаях нарушений сотрудниками законодательства, нормативных актов, внутренних распоряжений;
§ обо всех нарушениях установленных процедур, связанных с функционированием системы внутреннего контроля;
§ о мерах, принятых руководителями проверенных подразделений к устранению допущенных нарушений и их результатах.
Перечень внутренних документов, которые необходимы для работы СВК:
§ документы, определяющие процедуры принятия решений;
§ документы, определяющие распределение функций и полномочий между подразделениями и сотрудниками банка;
§ документы, регулирующие деятельность СВК;
§ документы, определяющие политику банка при проведении операций размещения средств;
§ документы, определяющие политику привлечения средств;
§ положение о процедуре эмиссии банком ценных бумаг;
§ документы, определяющие меры, направленные на реализацию требований о регламентации операций на финансовых рынках;
§ положение о порядке открытия и обслуживания счетов клиентов;
§ положение о распределении доступа пользователей к программному обеспечению, а также к базам данных в компьютерных системах;
§ должностные инструкции для всех штатных должностей в банке. Допускается объединение отдельных документов в один документ.
Ряд проблем может возникнуть в связи с действующей нормативной базой Банка России. Необходимо отметить, что и само Положение №509 имеет ряд недостатков. Основным недостатком является нечеткое определение ряда функций службы внутреннего контроля, что не дает возможность в полной мере разграничить функции службы внутреннего контроля и подразделения внутреннего аудита.
Ряд проблем возникает при осуществлении функций внутреннего контроля за деятельностью филиальной сети.
Операции филиалов проводятся в рамках устанавливаемых им головной организацией, на этапе предварительного контроля, лимитов и ограничений на проведение различного рода операций. В частности, деятельность филиала строится в рамках ограничений, указанных в положении о филиалах и генеральной доверенности управляющего филиалом, что подразумевает ограничение направлений деятельности филиалов как в части осуществляемых ими активных операций (по видам деятельности и контрагентам), а также стоимости привлекаемых средств, так и в части ограничения объемов проводимых операций (лимиты). Размеры лимитов на операции филиалов с различного рода финансовыми инструментами устанавливаются коллегиальным органом головной организации. На этом же этапе осуществляется бизнес-планирование деятельности филиалов. В дальнейшем, контроль за ходом выполнения филиалами бизнес планов должен осуществляться на постоянной основе. Кроме того, этап предварительного контроля предполагает обязательное согласование с заинтересованными подразделениями всех разрабатываемых нормативных актов банка, затрагивающих непосредственно деятельность филиалов.
Текущий контроль за осуществляемыми филиалами операциями со стороны головной организации, реализуется не в режиме реального времени, а ретроспективно. Вследствие этого, головная организация не может оперативно (в ходе осуществления операции) отслеживать такие нарушения, как превышение лимитов на отдельные виды операций и проведение филиалами не разрешенных головной организацией сделок и операций.
Большинство нарушений, которые могли бы быть устранены на этапе текущего контроля, как правило, выявляются в ходе последующего контроля. Последующий контроль может осуществляться ниже перечисленными методами:
1. Постоянный последующий контроль учетно-операционной работы, включая кассовую. Осуществляется самими сотрудниками подразделений филиала на основании части 3 Правил по ведению бухгалтерского учета № 61, в двух направлениях: а) сплошной контроль правильности отражения всех совершенных в течение операционного дня операций в учетных регистрах и б) осуществление проверок работы сотрудников на основании квартальных планов. При этом по результатам проведенных проверок, филиалы направляют в службу внутреннего контроля справки последующего контроля.
2. Подразделением внутреннего аудита осуществляются ревизии деятельности филиалов и проверки устранения недостатков, выявленных по результатам проведения предыдущих ревизий. Силами подразделения внутреннего аудита необходимо проводить комплексные ревизии филиалов один раз в отчетный год.
3. В обязательном порядке в службу внутреннего контроля филиалы направляют копии всех актов проверок их деятельности органами государственного контроля (территориальные учреждения Банка России, государственные налоговые службы, фонды).
Помимо изложенного, желательно в филиалах иметь наличие группы внутреннего контроля – дочерних структур службы внутреннего контроля, которые осуществляют регулярные тематические проверки деятельности филиалов, а также, на этапе предварительного контроля, участвуют в согласовании внутренних нормативных актов филиалов. По мере проведения проверок, последние направляют отчеты службе внутреннего контроля головной организации.
Если филиал осуществляет свою деятельность на хозрасчетной основе, то это в свою очередь должно предполагать более строгий контроль за его деятельностью со стороны головной организации. Контроль должен осуществляться в области исполнения филиалами лимитов на сделки, контрагентов и финансовых инструментов, в области текущей деятельности филиалов – соответствие балансового учета и реально совершенных сделок и платежей (соответствие данных синтетического и аналитического бухгалтерского учета), а также соответствие бухгалтерского учета в филиалах требованиям ЦБ РФ, а также других контролирующих государственных органов.
В рамках процесса минимизации рисков на все необеспеченные операции филиала банка с контрагентами устанавливаются лимиты.
Лимиты филиалам устанавливаются на необеспеченные сделки с контрагентами на финансовом рынке, при кредитовании корпоративных клиентов, на проведение операций с финансовыми инструментами (векселя, облигации и т.д.), на выдачу гарантий, поручительств и трастового обслуживания средств клиентов, а также индивидуальные лимиты на уполномоченных лиц филиалов. Территориальные службы внутреннего контроля должны осуществлять последующий надзор за исполнением лимитной дисциплины, а также за правильным и эффективным действием механизмов текущего контроля в данной области.
Практическая организация работы территориальных подразделений службы внутреннего контроля должна быть организована службой внутреннего контроля головной организации банка наиболее эффективным образом. Это касается, прежде всего, организации их взаимодействия, выработки внутренних нормативных актов, регламентирующих порядок такого взаимодействия. Необходимо, чтобы территориальные группы внутреннего контроля были независимы от руководства филиала, что устраняет возможность руководства филиала влиять на их деятельность, впрочем, как и сама служба внутреннего контроля головной организации. Желательно, чтобы она имела возможность "выходить" на Наблюдательный Совет банка.
Отдельной проблемой является организация контроля за обособленными структурными подразделениями филиалов банка (дополнительные офисы и операционные кассы вне кассового узла).
Вопросы организации контроля работы обособленных структурных подразделений являются прерогативой управляющих филиалами. При этом управляющие руководствуются положениями нормативных актов, регламентирующих порядок осуществления операций по различным направлениям банковской деятельности и организации контроля за их проведением, а также cобственными документами филиала, регламентирующими данную деятельность с учетом специфики конкретного филиала применительно к деятельности обособленных структурных подразделений. Все процедуры, описанные в указанных документах должны отвечать требованиям части 3 Правил бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории РФ № 61 от 18.06.1997.
Контроль за деятельностью обособленных структурных подразделений филиалов должен осуществляется в банке по двум направлениям:
· контроль внутри обособленных структурных подразделений, осуществляемый сотрудниками данных подразделений;
· контроль обособленных структурных подразделений со стороны филиала, в лице сотрудников территориальных подразделений службы внутреннего контроля.
В обособленных структурных подразделениях филиалов должен осуществляться последующий контроль учетно-операционной, включая кассовую, работы, предусматривающий регулярные проверки работниками учетно-операционных подразделений деятельности других работников.
Текущий контроль осуществляют руководители обособленных структурных подразделений, а также начальники профильных отделов обособленных структурных подразделений в ходе совершения работниками банковских операций.
Основной проблемой организации эффективного контроля в данном направлении является отсутствие возможности четко разделить несовместные функции и минимизировать риск возникновения конфликта интересов из-за дефицита персонала обособленного структурного подразделения.
Деятельность обособленных структурных подразделений контролируется филиалом в последующем порядке. Последующий контроль обособленных структурных подразделений должны осуществлять сотрудники территориальных подразделений службы внутреннего контроля филиалов, а при отсутствии территориальных подразделений службы внутреннего контроля в филиалах, сотрудники филиалов по направлениям собственной деятельности.
В последнем случае возникают определенные трудности, обусловленные вероятностью необъективной оценки деятельности обособленных структурных подразделений. В то же время, исполнение данными сотрудниками своей основной деятельности, помимо исполнения контрольной функции, увеличивает риск необнаружения ошибок и неадекватной оценки деятельности обособленных структурных подразделений.
Ряд проблем связан с организацией внутреннего контроля на уровне стратегического планирования и прогнозирования. Полагаю, что это тоже является полем деятельности службы внутреннего контроля.
Организация системы внутреннего контроля на уровне стратегического планирования и прогнозирования заключается в ограничении воздействия внешних факторов и условий, когда возникают внешние риски (политические, страновые, региональные, отраслевые и другие), которые выявляются, оцениваются и контролируются банком на основании проводимого анализа.
Основным объектом системы внутреннего контроля на этом уровне является состояние внутрибанковской аналитической работы с точки зрения учета влияния возможных изменений в макросреде на эффективность текущего и перспективного развития банка.
На этапе предварительного контроля система внутреннего контроля осуществляет надзор за полнотой, составом и своевременностью обновления исходных баз данных, на основе которых аналитические и функциональные подразделения банка осуществляют перспективную оценку и прогноз ситуации. Предметом предварительного контроля также является наличие порядка оперативного и систематического информирования руководящих органов банка о выводах и предложениях аналитических служб по текущей ситуации, о прогнозах развития ситуации на соответствующих сегментах рынка и в экономике в целом, в сфере нормативно-правового обеспечения банковской деятельности.
С этой целью проводятся комплексные и тематические проверки указанных подразделений на предмет наличия необходимых инструментов, порядков и технических средств для проведения адекватного анализа и доведения его до сведения ответственных лиц, принимающих участие в подготовке и принятии соответствующих решений.
Текущий контроль осуществляется путем организации периодических проверок исполнения задач анализа, прогнозирования ситуации ответственными работниками и структурными подразделениями банка и своевременного доведения выводов и предложений аналитического характера до руководящих органов банка.
В процессе текущего контроля отслеживается наличие в функциональных подразделениях банка системы контроля конкурентоспособности качества и стоимости предлагаемых банком продуктов на рынке, сравнения их с аналогичными услугами других кредитных организаций. Кроме того, оценивается своевременность реагирования функциональными подразделениями на действия конкурентов, а также на изменения хозяйственной конъюнктуры в нефинансовом секторе.
Последующий контроль сводится к сравнительному анализу выводов и рекомендаций аналитических подразделений и реального развития ситуации. Результатом последующего контроля является подготовка соответствующих выводов и предложений о соответствии данного направления деятельности банка.
Отдельной функцией службы внутреннего контроля является участие в согласовании внутрибанковских нормативных актов и процедур. Данная работа представляет по своей сути пред-предварительный контроль, поскольку определяет алгоритм действий работников и, в противовес им, контрольных механизмов, призванных предупредить нарушения в данных действиях.
Результатом функционирования службы внутреннего контроля банка должна являться организация непрерывного и постоянного контроля банковской и административно-хозяйственной деятельности отдельного работника, операции, продукта или услуги до деятельности общебанковского масштаба.
|
|
|
