 |
Семинарское занятие 6. Разработка должностных инструкций
|
|
|
|
Должностная инструкция — это перечень обязанностей, прав и ответственности, в пределах которого работники управленческого аппарата осуществляют свою деятельность.
Должностная инструкция представляет собой локальный нормативный акт (организационный документ), регламентирующий основные трудовые функции, обязанности, права и ответственность работника при осуществлении им деятельности в рамках определенной должности с учетом специфики организационной структуры предприятия.
Должностные инструкции предназначены для:
- четкого определения служебного положения, обязанностей и прав, персональной ответственности, объективной оценки работы руководителей, специалистов и других служащих;
- подбора, рациональной расстановки и использования кадров в соответствии со специальностью и квалификацией;
- материального и морального стимулирования персонала в зависимости от количества и качества вложенного труда;
- повышения роли, авторитета и влияния руководителей и специалистов на развитие производства;
- установления научно обоснованных норм труда управленческого персонала;
- поддержания и укрепления трудовой дисциплины, правильного применения мер дисциплинарного, материального и морального воздействия к лицам, не выполняющим возложенные на них должностные обязанности.
Статус, основные трудовые функции, задачи, права и ответственность руководителя организации регламентируются Уставом организации.
Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений, в чьем подчинении находятся сотрудники, занимающие конкретные должности, под методическим руководством и при согласовании с отделом организации труда и заработной платы (ООТиЗ), а также при помощи и согласовании с отделом кадров (ОК) и юридическим отделом (ЮрО). При отсутствии ООТиЗ в структуре организации эта обязанность возлагается на ОК либо ЮрО.
|
|
|
Должностные инструкции разрабатываются для каждой имеющейся в штатном расписании должности и носят обезличенный характер, что вытекает из определения понятия «должностная инструкция». Поэтому для всех работников, претендующих на замещение конкретной должности в определенных организационных условиях, будет действовать одна и та же должностная инструкция.
Должностные инструкции, как правило, утверждаются руководителем организации (заместителями руководителя), если иное не оговорено в должностной инструкции. Например, главный инженер может утверждать должностные инструкции подчиненных ему работников.
Согласованные и утвержденные должностные инструкции нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в ООТиЗе или ОК в соответствии с установленным в организации порядком делопроизводства. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику и руководителю соответствующего структурного подразделения.
Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем организации и действует до ее замены новой.
При приеме на работу работник в обязательном порядке должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под роспись. То есть при получении должностной инструкции работник расписывается в том, что с ее содержанием он ознакомлен и с ее требованиями согласен.
Требования должностной инструкции являются обязательными для работника, претендующего на занятие этой должности, с момента его ознакомления с инструкцией под роспись и до перевода на другую должность или увольнения. О факте ознакомления работника с должностной инструкцией делается отметка либо в конце должностной инструкции в реквизите «С инструкцией ознакомлен», содержащем личную подпись работника, расшифровку подписи и дату ознакомления с документом, либо в листе ознакомления.
|
|
|
Желательно, чтобы все должностные инструкции был подготовлены до начала приема сотрудников на работу. Это позволит нанимателю сразу же включить их в трудовой договор (контракт) с каждым работником. В том случае, если в должностной инструкции упомянуты те или иные документы, которыми работнику необходимо пользоваться в процессе выполнения возложенных на него обязанностей, наниматель обязан обеспечить предоставление работнику этих документов. Если же должностные инструкции составлены после того, как штат сформирован, их содержание следует также довести до сведения работников под роспись.
Если имеет место изменение нормативных правовых актов, утверждаемых государственными органами Республики Беларусь и регламентирующих труд работников, изменение организационной структуры, перераспределение функций между подразделениями, структурными звеньями подразделений и должностными лицами, то в должностные инструкции вносят изменения и дополнения приказом руководителя организации либо разрабатывают, согласовывают и утверждают новые инструкции.
К должностной инструкции предъявляются определенные требования по составлению, оформлению, содержанию и расположению ее основных реквизитов. Должностная инструкция оформляется на общем бланке формата А4 (210x297 мм) и содержит конкретный состав реквизитов, расположенных в определенном порядке.
Текст должностной инструкции состоит, как правило, из пяти основных разделов:
- общие положения;
- функции;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность.
В разделе «Общие положения» указываются:
- категория должности;
- порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия работника;
- квалификационные требования;
- должностные лица, которым работник подчиняется;
- должностные лица, которыми работник руководит;
- нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.
|
|
|
В разделе «Функции» указывается основная цель и основные направления деятельности работника, занимающего данную должность (обычно перечисляется 4–7 функций).
В разделе «Обязанности» определяются конкретные функции каждого должностного лица на основе соответствующего распределения комплекса работ аппарата управления. При этом особое внимание следует обратить на отсутствие параллелизма и дублирования в работе взаимосвязанных должностных лиц и на достижение оптимальной загрузки руководящих работников и структурных подразделений при минимальных затратах на управление.
В разделе «Права» необходимо четко определить права каждого работника таким образом, чтобы они являлись средством выполнения возложенных на них обязанностей. Права должны вытекать из обязанностей и обеспечивать самостоятельное решение всех вопросов, входящих в круг обязанностей.
В разделе «Ответственность» указывается, за что будет нести работник ответственность при выполнении каждого пункта возложенных на него обязанностей.
Предусмотрено также выделение и шестого, дополнительного, раздела «Взаимоотношения (связи по должности)». Указанный раздел устанавливает круг служебных связей, порядок представления отчетов, планов и других документов, периодичность представления отчетной информации и пр. Как правило, подробный порядок взаимоотношений (служебных связей) работников структурных подразделений определен в соответствующем разделе положения о структурном подразделении, в чьем подчинении находится должность.
При разработке должностных инструкций необходимо придерживаться следующих правил:
- не нарушать принципа единоначалия, т.е. каждый работник должен подчиняться только лицу, от которого получает задания и перед которым отчитывается;
- каждому руководителю и специалисту определить такие функции, чтобы он мог, по возможности, самостоятельно осуществлять свою деятельность;
- при определении обязанностей руководителей и специалистов не допускать выполнения несвойственных им функций, дублирования в работе;
|
|
|
- не допускать подмены подчиненных руководителем. Свою деятельность он должен ограничивать решением тех вопросов, которые не могут быть решены другими работниками;
- следует учитывать норму управляемости, т.е. определить оптимальное число должностных лиц и структурных подразделений, непосредственно подчиненных одному руководителю, с таким расчетом, чтобы исключалась перегрузка, отрицательно влияющая на качество управления.
Для предотвращения конфликтов в трудовых коллективах необходимо обеспечить сбалансированность рабочих мест. При этом предполагается, что основные должностные обязанности работников должны быть подкреплены определенными правами, а персональная ответственность — властью. Предлагаемая методика составления должностных инструкций и учитывает данный подход.
Для разработки схемы должностной инструкции необходимо:
- систематизировать перечень должностных обязанностей работников управленческого аппарата, сгруппировав их по основным функциям управления;
- каждый пункт основных обязанностей работника нужно подкрепить его правами и персональной ответственностью за невыполнение этих обязанностей.
В таблице 6.1 приведен пример составления схемы должностной инструкции по предлагаемой методике.
Таблица 6.1 – Схема составления должностной инструкции (на примере должностной инструкции главного инженера СПК)
| 1 Общие положения | ||||
| Категория должности, основная цель и основные направления деятельности работника, занимающего данную должность. Порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия работника, квалификационные требования. Должностные лица, которым работник подчиняется и которыми работник руководит. Нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности. | ||||
| 3 Обязанности | 4 Права | 5 Ответственность | ||
| По функции планирования | ||||
| 3.1 Участвовать в разработке перспективных и текущих планов. | 4.1 Вносить изменения в проекты перспективных и текущих планов по вопросам механизации и автоматизации производственных процессов, трудоемких работ и транспортных операций. | 5.1 За правильность и своевременность составления перспективных и текущих планов. | ||
| 3.2 … | 4.2 … | 5.2 … | ||
| и т.д. | и т.д. | и т.д. | ||
| По функции организации | ||||
| 3.1 Организовывать рациональную эксплуатацию, техническое обслуживание, своевременный планово-предупредительный, текущий и капитальные ремонты машинно-тракторного и автомобильного парков, машин и оборудования животноводческих ферм, комплексов и др. технических средств для поддержания их в состоянии технической готовности. | 4.1 Запрещать эксплуатацию машин, механизмов, двигателей, состояние которых требует техухода, ремонта или угрожает безопасности работающих на них. | 5.1 За техническую готовность машинно-тракторного и автомобильного парков, оборудования животноводческих ферм, комплексов и др. технических средств. | ||
| 3.2 … | 4.2 … | 5.2 … | ||
| и т.д. | И т.д. | и т.д. | ||
| По функции координации (регулирования) | ||||
| 3.1 Выполнять наряды-задания руководства хозяйства в соответствии с планами и графиками проведения работ в растениеводстве, животноводстве и других отраслях хозяйства. | 4.1 Расставлять людей и распределять технику по различным видам работ для более успешного выполнения производственных заданий. | 5.1 За своевременность и техническую готовность предоставленной для выполнения производственных заданий техники. | ||
| 3.2 … | 4.2 … | 4.2 … | ||
| и т.д. | и т.д. | и т.д. | ||
| По функции мотивации | ||||
| 3.1 Предоставлять ежемесячно руководителю хозяйства информацию о премировании работников инженерно-технической службы за текущие результаты хозяйственной деятельности. | 4.1 Распределять премию между работниками с учетом личного трудового вклада каждого в конечные результаты работы. Частично или полностью лишать размера премии отдельных работников при недобросовестном выполнении ими своих служебных обязанностей. | 5.1 За предоставление объективной, справедливой и своевременной информации. | ||
| 3.2 … | 4.2 … | 5.2 … | ||
| и т.д. | и т.д. | и т.д. | ||
| По функции контроля | ||||
| 3.1 Контролировать исполнение работ по хранению тракторов, сельхозтехники, машин, оборудования животноводческих ферм и запчастей в соответствии с утвержденными правилами. | 4.1 Требовать выполнения установленных правил хранения техники и предоставлять руководителю хозяйства материалы о наложении взысканий на лиц, не выполняющих его указания. | 5.1 За соблюдение правил хранения техники. | ||
| 2.2 … | 4.2 … | 5.2 … | ||
| и т.д. | и т.д. | и т.д. | ||
Задание
|
|
|
1. Ознакомьтесь с порядком разработки должностных инструкций для руководителей и специалистов. Обратите внимание на основные требования, предъявляемые к оформлению и содержанию должностных инструкций.
2. Изучите методику разработки схемы должностной инструкции.
3. Составьте схему должностной инструкции для одного из руководителей или специалистов организации (по заданию преподавателя). Пример приведен в таблице 6.1. Примерный перечень должностных обязанностей, прав и ответственности работников приведен в приложении.
Приложение
|
|
|
