 |
1.2. Методы управления проектами (сетевое, календарное и структурное планирование)
|
|
|
|
В менеджменте выделяют следующие методы управления проектами: календарное планирование, сетевое планирование и управление, структурное планирование, ресурсное планирование, стандартное планирование, имитационное моделирование на ЭВМ, логистика и другие[11].
Благодаря использованию различных методов управления можно:
- определить цели и провести обоснование проекта;
- определить структуру проекта (основные этапы работы и подцели, которые предстоит выполнить);
- рассчитать необходимые объемы и источники финансирования;
- определить исполнителей, в том числе посредством конкурсов и торгов;
- подготовить и заключить контракты;
- установить сроки выполнения проекта, составить график его реализации, определить необходимые ресурсы;
- подготовить бюджет и смету проекта, спланировать риски;
- организовать контроль над ходом реализации проекта.
Далее рассмотрим подробнее сетевое, календарное и структурное планирование.
1. Сетевое планирование.
Сетевой график можно представить в виде ориентированного графа (рис. 3), изображающего все операции, необходимые для достижения цели, в их технологической взаимосвязи. Графом называется геометрическая фигура, которая состоит из конечного или бесконечного множества вершин и соединяющей эти точки линии[13].
Рисунок 3 – Пример ориентированного графа
Основным организационным инструментом управления проектом являются сетевые модели. С их помощью можно оптимизировать использование ресурсов, осуществлять календарное планирование работ, увеличивать или сокращать продолжительность выполнения работ исходя из их стоимости, организовывать оперативный контроль и управление в ходе реализации проекта. Развитие методологии управления проектами началось именно с сетевых моделей[26].
|
|
|
Основными элементами сетевой модели являются:
- работа (трудовой процесс, требующий затрат ресурсов и времени);
- зависимость (связь между двумя и более событиями, не требующая ни затрат ресурсов, ни затрат времени);
- событие (результат выполнения одной или нескольких работ, позволяющий приступать к следующей работе);
- путь (непрерывная последовательность работ от начального до завершающего события сетевой модели).
Выделяют следующие правила построения сетевых моделей
1. Правило последовательности отображения работ. Сетевые модели необходимо строить слева направо, то есть от начала к окончанию.
2. Правило изображения стрелок. В сетевом графике стрелки, обозначающие работы, зависимости или ожидания, могут иметь различный наклон и длину, но обязательно должны идти слева направо, не отклоняясь влево от оси ординат, и всегда направляться от события с меньшим порядковым номером к событию с большим порядковым номером, то есть от предшествующего события к последующему.
3. Правило пересечения стрелок. При построении сетевого графика рекомендуется избегать пересечения стрелок: чем меньше пересечений, тем нагляднее график.
4. Правило обозначения работ. В сетевом графике между обозначениями двух смежных событий может проходить только одна стрелка.
2. Управление сроками проекта (календарное планирование)
Управление сроками проекта состоит из процессов, обеспечивающих своевременное завершение проекта:
- определение состава операций (обозначение конкретных плановых операций, которые требуется выполнить для получения тех или иных результатов проекта);
- определение взаимосвязей проекта (выявление и документирование зависимостей между плановыми операциями);
- оценка ресурсов операций (определение ресурсов, необходимых для выполнения проектных операций);
|
|
|
- оценка длительности операций (оценка количества рабочих периодов, требующихся для выполнения отдельных операций).
Как показывает практика, все вышеперечисленные процессы происходят в основном одновременно.
Процесс оценки длительности плановых операций использует информацию о содержании работ плановой операции, количестве ресурсов, типах требуемых ресурсов, календарях работы ресурсов с указанием времени их доступности.
На практике нормативы по длительности тех или иных операций существуют редко, поэтому длительность оценивается чаще всего по аналогам (то есть по уже реализованным аналогичным работам), или же экспертным путем (метод Delphi, использование внутренних и внешних экспертов, баз данных)[22].
Результатом выполнения всех процессов является расписание проекта или график работ проекта.
Разработка расписания предполагает составление расписания проекта с учетом ограничений на сроки и требований к ресурсам, последовательностей операций, их длительности.
При разработке расписания используются два основных метода: метод критического пути и метод критической цепи.
Входными данными для расчета расписания являются:
- перечень задач;
- зависимости между задачами;
- оценки продолжительности каждой задачи;
- календарь рабочего времени проекта (определение собственного календаря для каждой задачи);
- календари ресурсов;
- ограничения на сроки начала и окончания отдельных работ или этапов;
- календарная дата начала проекта.
Графическими представлениями расписания являются сетевая диаграмма, сетевая диаграмма Гантта, диаграмма контрольных точек.
3. Структурное планирование
Структуризация (создание иерархической структуры работ) представляет собой декомпозицию целей проекта на более мелкие, более управляемые компоненты[23].
Процесс структуризации проекта является обязательной частью общего процесса планирования проекта, определения его целей, а также подготовки генерального (сводного) плана проекта и матрицы распределения обязанностей и ответственности.
Различают следующие виды структуризации проекта: продуктовая (проект разбивается по элементам продукта проекта); функциональная (декомпозиция по функциональным областям менеджмента) и по этапам жизненного цикла проекта.
|
|
|
Обзор систем управления проектами
Требования достижения целей проектов с учетом множества негативных факторов и быстро изменяющиеся условия внешней среды обусловили необходимость разработки систем планирования и управления проектами.
Системы управления проектами образуют отдельный сектор программного обеспечения, который достаточно широко представлен на российском рынке.
Системы управления проектами необходимы для решения следующих основных задач:
1) описание и структуризация состава и характеристик работ, затрати доходов, ресурсов проект;
2) расчет расписания исполнения работ проекта с учетом всех имеющихся ограничений;
3) определение резервов времени и критических операций для исполнения других операций проекта;
4) распределение запланированных затрат и расчет бюджета проекта во времени;
5) расчет распределения во времени потребности проекта в оборудовании и основных материалах;
6) определение оптимального состава ресурсов проекта и распределения во времени их плановой загрузки;
7) определение необходимых резервов для надежной реализации проекта и анализ рисков;
8) вычисление вероятности успешного исполнения основных показателей;
9) анализ и ведение учета исполнения проекта;
10) моделирование последствий управленческих воздействий с целью принятия оптимальных решений;
11) организация ведения архивов проекта;
12) составление необходимой отчетности.
В настоящее время на российском рынке можно отметить несколько лидеров программного рынка систем управления проектами.
Среди пакетов проектного назначения самой популярной и сложной является платная программа MS Project (рис. 4). В ней имеется почти все, что нужно менеджеру: распределение и анализ ресурсов, диаграмма Гантта, планирование. С помощью этой программы можно составлять отчеты, считать сметы[4].
Выгодным преимуществом является способность программы самостоятельно находить и перераспределять перегруженные работой блоки.
|
|
|
MS Project имеет онлайн-версию, интегрируется с сервисами Microsoft Office. В рассматриваемом программном пакете предусмотрены достаточно удобные инструменты создания отчетов, которые можно настроить индивидуально. Также есть возможность провести анализ проекта в формате «что – если», благодаря которому можно создать до 6 планов для каждого из проектов [4].
Рисунок 4 – Окно интерфейса программы MS Project
Wrike – это облачный сервис для ведения проектов, доступный для использования только онлайн. С его помощью можно планировать, распределять нагрузку, расставлять приоритеты по задачам и строить диаграмму Гантта. Также есть возможность дублирования повторяющихся задач, чтобы не создавать их заново.
Преимуществом является возможность использования программы не только с компьютера, но и с телефона или планшета. Использовать эту программу можно бесплатно при условии ограничения количества пользователей до пяти. Свыше – платные тарифы, стоимость которых зависит от выбираемых функций.
Далее рассмотрим платформу для бизнеса с системой управления проектами Comindware(рис. 5). Эта программа платная, ее стоимость зависти от количества и типа необходимых функций. Есть возможность выбора локальной версии или облачного сервиса.
В программе можно создавать свои шаблоны или использовать готовые. Comindware автоматически планирует задачи на основе приоритетов, составляет отчеты, предупреждает о приближающихся окончательных сроках выполнения задач и работ.
Рисунок 5 – Окно интерфейса программы Comindware
Flowlu – современный и удобный облачный сервис для командной работы над проектами, подходит для разработки по Agile, поддерживает функцию ментальных карт и Kanban-досок.
В этой программе можно составить и рассчитать бюджет проекта, а также есть возможность создания базы знаний для тестировщиков и программистов(рис. 6). Есть возможность интеграции с «1С. Бухгалтерией», с Google Drive, с платежными системами — «Яндекс. Кассой» или PayPal, импорта данных из Jira, а также синхронизации с «Битрикс24» и amoCRM.
Для команд до трех человек предусмотрена возможность использования бесплатной версии, остальные тарифы платные, их стоимость зависит от количества необходимых для работы функций.
Рисунок 6 – Окно интерфейса программы Flowlu
Также одной из стандартных программ для управления проектами и задачами является Podio. В ней есть все необходимые функции: планирование, отчеты, командная работа. Также есть возможность подключения дополнительных расширений, например, диаграмму Гантта.
|
|
|
Доступ в программу возможен как с компьютера, так и со смартфона. Podio интегрируется с Google Календарем, Google Drive, Dropbox, Evernote и другими. Программа бесплатна при условии пользования ею до 5 сотрудников, если команда больше – необходимо приобрести платную версию.
Рассмотрим еще один популярный среди пользователей комплексный пакет для бизнеса с функцией ведения проектов – «Битрикс24»(рис. 7). Он поддерживает диаграмму Гантта и kanban-доски, есть возможность ставить задачи из электронной почты, можно создавать свои или использовать готовые шаблоны, есть групповое редактирование.
Также здесь доступна возможность анализа эффективности и оценки выполненных сотрудниками задач, автоматизации работы с помощью роботов. Возможна бесплатная совместная работа до 12 сотрудников, свыше – доступны три платных тарифа.
Программа имеет облачную и серверную версии, подходит для работы с любых устройств: компьютер, смартфон или планшет.
Рисунок 7 – Окно интерфейса программы «Битрикс24»
Выше приведены далеко не все примеры программ для управления проектами, на самом деле их намного больше. Выбор остается только за пользователем, а чтобы выбрать – нужно пробовать различные варианты.
|
|
|
