 |
Автоматизация документооборота
|
|
|
|
2.1. Информационные технологии в организации
документационного обеспечения управления
Первоначально внедрение компьютеров в документационное обеспечение управления касалось, прежде всего, документирования — создания с помощью специальных прикладных программ (текстовых процессоров) электронных версий документов, которые в любой момент времени могли быть распечатаны на принтере. Разработчики таких программ быстро уловили конъюнктуру и стали снабжать их специальными средствами, облегчающими создание документа. Так появилась возможность ведения своих библиотек шаблонов — заготовок документа, в определенные места которых надо было вносить соответствующие
данные.
Поскольку многие документы оформляются в виде таблиц, были разработаны специальные табличные процессоры, позволяющие не только отобразить табличную форму, но и осуществить подсчет цифровых данных таблицы (например, автоматически сформировать значение последней строки таблицы Итого).
Создание подобного рода специальных программ привело к возникновению отдельного класса информационных технологий работы с документами — технологий обработки электронных версий документов (document processing).
При этом обмен документами может осуществляться не только путем распечатки и передачи бумажного документа, но и путем передачи электронной версии на магнитном носителе.
Как только развитие вычислительной техники привело к появлению локальных и глобальных вычислительных сетей, появилась возможность сетевого обмена данными. На их базе были созданы специальные службы, например такие, как электронная почта. Создание компьютерных сетей и служб обмена данными совершили революционный переворот в автоматизации документационного обеспечения управления.
|
|
|
Появилась возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованного слежения за ходом делопроизводственного процесса.
Первой проблемой перехода к безбумажной технологии ведения документационного обеспечения управлениястала проблема правового режима электронной копии документа. В настоящее время эта проблема решена с введением Федерального закона «Об электронной цифровой подписи».
Второй существенной проблемой стала проблема разграничения прав доступа к тем или иным документам при работе в сетевой среде. Она решается с помощью системы специальных регистрационных имен пользователей и паролей: именам пользователей сети ставится в соответствие ряд правил доступа к данным, а правильный ввод пароля служит признаком того, что к работе приступил пользователь, владеющий соответствующими правами.
Современное документационное обеспечение управления характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (многофункциональных телефонов, факсов, модемов) и сетевых технологий.
Для решения основных задач документационного обеспечения управления на современном этапе применяется программное обеспечение компьютеров, разнообразное по своим задачам и функциям:
· Для создания документов используются текстовые редакторы. Эта среда дает возможность оперативного редактирования документов, использования готовых форм (шаблонов) при составлении основных видов документов, оформления их с использованием фирменного стиля предприятия, возможность многократного тиражирования созданных документов и многое другое.
Специальные программы-переводчики позволяют быстро и грамотно перевести документ на любой язык, если предприятие имеет международные
контакты.
|
|
|
Табличные процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки) фрагменты расчетов, различные диаграммы.
· Для обмена информацией используются специальные сетевые (локальные, корпоративные, глобальные) компьютерные программы, позволяющие передавать как сами документы, так и любую управляющую информацию через электронную почту или гипертерминалы.
· Для регистрации документов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, ставить их на контроль, вести ежедневники, еженедельники с перечнем работ, не терпящих отлагательства. Подобные программы своевременно предупредят исполнителя и проверяющего о наступлении срока исполнения.
· Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных. С помощью подобных программ можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, уничтожение устаревших и введение новых. Огромное количество типовых форм для картотек дает широкие возможности выбора.
Основные прикладные программы приведены в табл. 1.
Таблица 1
Основные прикладные программы, используемые
в документационном обеспечении управления
| Класс программных продуктов | Программные продукты |
| Текстовые процессоры | Microsoft Word Lotus WordPro |
| Табличные процессоры | Microsoft Excel for Windows Lotus 1-2-3 for Windows |
| СУБД (системы управления базами данных) | Access for Windows Oracle MS SQL Server |
| Коммуникационные программы | MS Outlook, MS Outlook Express MS Exchange Lotus Notes |
| Программы оптического распознавания текста для перевода информации с бумажного носителя в электронный вид при помощи сканера | OCR CuneiForm CuneiForm Gold FineReader PRO |
| Электронные словари и переводчики | STYLUS Lingvo |
| Интегрированные пакеты | Microsoft Office for Windows Lotus SmartSuite |
Многие прикладные программы для создания и оформления текстовых документов предоставляют возможность проверки орфографии, что является еще одним существенным преимуществом использования компьютерных технологий.
Создание технологической базы для развития систем автоматизации документационного обеспечения управления не могло не привести к разработке ряда оригинальных информационных технологий работы с документами.
|
|
|
При этом природа данных технологий определяется необходимостью обеспечения пользователя привычными атрибутами традиционного делопроиз-водства.
C переходом на компьютерную обработку деловой документации эффективность документационного обеспечения управления как составной части управленческой деятельности существенно повышается:
1. В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными» технологиями.
2. Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.
3. Не менее важная задача документационного обеспечения управления — это организация регистрации (учета) документов, а также контроль за сроками их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов
и СУБД.
4. Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении организации установить компьютеры, связанные
локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы является существование потоков электронных документов в виде файлов,
а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме ЕГСДОУ (Единая государственная система документационного обеспечения управления) с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения документационного обеспечения управления называют безбумажной технологией.
|
|
|
5. Документы, поступившие в организацию по каналам электронной почты или созданные в таком «электронном офисе» уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ оптического распознавания текста.
В дальнейшем в работе с этими документами реализовываются все преимущества информационных технологий их обработки. Так, привычный порядок, когда документы распределяются по папкам, папки — по шкафам, шкафы — по кабинетам, нашел свое отображение в системах управления документами. Такие системы обладают чрезвычайно простым и удобным интерфейсом, который наглядно отображает структуру хранения документов. При этом поиск какого-либо документа может полностью повторить порядок традиционного поиска:
в «своем электронном кабинете» исполнитель открывает электронный «шкаф», «папку» и путем просмотра документов, сложенных в определенном порядке (например, по возрастанию регистрационных номеров), быстро находит нужный материал. Естественно, такие системы реализуют и другие способы поиска, но зачастую визуальное отображение созданного пользователем «хранилища» позволяет найти нужный документ быстрее.
Другая особенность правил документооборота, заключающаяся в том, что какой-либо тип документа (например, накладная) по правилам данной организации должен быть обязательно направлен конкретному сотруднику, породила системы управления ходом работ. Данные системы позволяют строго регламентировать направления документопотока в зависимости от типа документа и значений его реквизитов, автоматически направляя документ определенному исполнителю при возникновении заранее сформулированных условий. Например, если в платежном документе обозначена сумма до тысячи долларов, то он направляется на подпись финансовому директору, а свыше — только президенту компании. Примером среды разработки таких систем является, например, пакет Staffware.
С другой стороны, правила документооборота могут, наоборот, требовать полной свободы в определении маршрута движения документа. При этом каждый предыдущий исполнитель документа сам определяет, кому должен быть передан документ на очередном этапе.
|
|
|
Технология, поддерживающая организацию групповой работы с документами, получила название workgroup management.
Постоянные организационные трудности несет с собой параллельная работа с документом нескольких исполнителей. Такая работа требует неоднократных передач друг другу проектов документов, особенно если содержание одной части документа влияет на содержание другой. С появлением компьютерных сетей у пользователей возникло естественное желание автоматизировать параллельную работу с документом таким образом, чтобы, во-первых, несколько исполнителей могли одновременно обратиться к одному и тому же документу, а, во-вторых, изменения, внесенные кем-либо из исполнителей, немедленно становились известными другим участникам процесса. При кажущейся простоте постановки вопроса обеспечение группового доступа к документу породило множество проблем (например, как реагировать на одновременную правку одного и того же фрагмента текста), которые нашли свое разрешение в системах, реализующих технологию группового доступа (groupware), например, в пакетах Lotus Notes.
Во многих компаниях автоматизация документационного обеспечения управления базируется на двух простых технологиях: электронной почте, позволяющей обмениваться данными, и системе управления документооборотом, позволяющей осуществлять единый контроль над всеми документами организации.
При автоматизации процессов документационного обеспечения управления часто путают два термина: «делопроизводство» и «документооборот». Как говорилось выше, делопроизводство — это термин, применяемый для обозначения формального набора правил работы с документами, а документооборот — движение документов в организации.
Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть и системы, которые изначально ставили своей целью поддержку именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно назвать системами документооборота. С другой стороны, свод правил делопроизводства, который принят в России, довольно обширен, и настройка системы документооборота на эти правила — задача не тривиальная.
2.2. Задачи и функциональные возможности систем
автоматизации документооборота
Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, — это непосредственная работа с электронными карточками, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск, а также организация защищенной работы в сетевом режиме.
Системы электронного документооборота можно разделить на три группы: канцелярия, управление электронными документами и деловыми процессами, администрирование системы.
Группа «Канцелярия» объединяет в себе следующие функции:
Регистрация документов — базовый процесс, начало существования документа. В системе должна быть реализована возможность изначального заполнения реквизитов документа, присоединения файлов различного типа и возможность их последующей модификации.
Ведение номенклатуры дел — функция поддержки стандартной номенклатуры (входящие, исходящие, внутренние документы), а также других потоков документов, определяемых пользователем.
Работа со словарями и справочниками — возможность добавления и редактирования пользовательских данных для ускоренного ввода в поля регистрационной карточки.
Сканирование — интерфейс к сканеру для перевода бумажных документов в электронную графическую форму и последующего присоединения к электронным документам.
Распознавание — оптическое распознавание текстовой информации по отсканированному графическому образу для последующей модификации данных.
Генерация отчетов — создание выходных документов в виде журналов регистрации, отчетов по исполнительной дисциплине и др.
Средства просмотра и печати отчетов — наличие в системе встроенных средств для просмотра и печати выходных документов либо функция их экспорта (с возможным последующим редактированием) во внешние приложения.
Списание документа в архив — процедура передачи документа из оперативной базы данных в долговременный архив.
В группу «Управление электронными документами и деловыми процессами» входят:
Сроки поручений — возможность задания временного, точного или бессрочного графика исполнения контрольных поручений по документу.
Маршрутизация — выбор очередности и относительного порядка прохождения документа по инстанциям.
Автоматические уведомления — генерируются системой для периодических или разовых напоминаний исполнителям и контролерам о текущих или просроченных заданиях.
Внутренняя почтовая служба — обеспечивает прохождение документов и поручений и позволяет сотрудникам компании обмениваться информацией между собой.
Работа с вложениями — функции поддержки нескольких выделенных частей (файлов) в одном документе и установление логических связей с другими документами.
Поиск по реквизитам — задание точных или частичных значений одного или нескольких известных реквизитов, набора или промежутка значений, задание номенклатуры, обеспечение корректного поиска и выдача списка результатов.
Поиск по форме документа — задание значений реквизитов непосредственно в форме, соответствующей регистрационной карточке, по выбранной номенклатуре дел.
Полнотекстовый поиск — индексация и последующий поиск по присоединенным файлам с текстовой информацией.
Поиск с учетом морфологии — приведение всех слов к нормальному виду как при индексации, так и после введения запроса. Данная функция значительно расширяет возможности поисковой системы.
Все системы электронного документооборота содержат обязательные типовые компоненты: хранилище карточек (атрибутов) документов; хранилище документов; компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы.
Хранилище атрибутов для хранения «карточки» — набор полей, характеризующих документ. Карточки разных типов имеют обязательные поля, общие для всех документов (например, уникальный номер документа, его название, автор, дата создания), и специальные поля, относящиеся к документам данного типа.
Для организации хранилища карточек возможны три варианта решения: использование собственного хранилища, стандартной СУБД или средств среды, на основе которой построена СУБД.
Собственное хранилище атрибутов документов позволяет оптимизировать его под задачу хранения карточек. К системам, имеющим собственное хранилище, относятся, например, Documentum, Евфрат компании Cognitive Technologies, «Гарант-Офис» компании «Гарант Интернейшнл». Недостатком такого подхода является невозможность использовать стандартные ресурсы имеющейся информационной среды, а также зависимость критически важной информации от поставщика системы электронного документооборота.
При использовании стандартных СУБД для хранения документов данная проблема решается. К такого рода системам относятся, например, системы «Дело», «1С-Архив», DocsFusion.
Если система электронного документооборота построена на основе какой-либо информационной среды, то можно воспользоваться ее ресурсами. Большинство систем такого типа, популярных в России, построено на основе Lotus Notes/Domino.
Основные решения для делопроизводства и деловых процедур можно условно разделить на четыре основные категории (не включая средства создания документов и складов данных):
· системы workflow (автоматизации деловых процедур);
· системы groupware (коллективной работы);
· системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов);
· системы электронной почты (служат для обмена документами).
Это деление условно, т.к. последние версии наиболее популярных приложений стараются объединять все эти технологии и многие другие, например, Lotus Notes / Domino. В последнее время имеет место концепция collaboration& messaging (сотрудничество и обмен сообщениями).
Внедрение корпоративной системы документооборота позволяет на новой основе решать вопросы управления документацией, централизации и децентрализации выполнения конкретных видов работ с документами на разных стадиях их жизненного цикла. При этом возможно изменение организационных форм работы по регистрации документов и вводу информации в сторону децентрализации, поскольку требуемая информация может быть получена из единой базы данных.
К примеру, регистрация входящих документов может быть централизована полностью, частично или децентрализована. В первом случае обработка всех поступающих документов осуществляется в одном подразделении, при этом заполняются все основные реквизиты электронной регистрационной карточки (а также, при необходимости, осуществляется сканирование документа и прикрепление файла) (рис. 6); последующие записи в карточку, в том числе резолюции руководства (рис. 7), вносятся по мере рассмотрения и исполнения документа.
При частичной централизации для отдельных категорий документов, направляемых непосредственно в подразделения, службой документационного обеспечения управления в автоматизированную систему может вноситься минимум информации, фиксирующий факт поступления документа в организацию, а заполнение других полей регистрационной карточки, в том числе внесение краткого содержания (аннотации) документа, выполняется в подразделениях. Кроме того, входящие документы, адресованные руководству, могут регистрироваться и аннотироваться в службе документационного обеспечения управления, а осталь-ные — в подразделениях. Регистрация исходящих документов также может быть максимально децентрализована (по принципу: где документ подписан, там же он регистрируется и хранится).
|
Рис. 6. Примерная регистрационная карточка
Рис. 8. Примерные карточки согласования документов
В условиях корпоративной системы появляется возможность (не осуществимая при традиционной технологии) вести централизованный контроль за документооборотом во всех подключенных к системе подразделениях, в том числе территориально удаленных.
В общем случае серверная часть универсальной СУД состоит из следующих логических компонентов: хранилища атрибутов документов (карточек), хранилища документов и сервиса полнотекстовой индексации (рис. 9, 10). Под хранилищем документов понимают обычно хранилище содержимого документов.
Серверная часть СУД
| СУБД | |||||||||
| Хранилища атрибутов (карточек) | Хранилище документов | Сервис полнотекстовой индексации | |||||||
|
|
| |||||||
| Клиентские места СУД | |||||||||
Рис. 9. Логическая схема универсальной системы управления документами
Рис. 10. Структура системы автоматизации
документооборота организации
С точки зрения традиционной технологии отечественного делопроизводства, автоматизированными системами должны поддерживаться следующие обязательные функции.
· регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
· возможность ввода неограниченного числа резолюций к документу;
· возможность контроля исполнения резолюций, включая упредительный контроль;
· списание документа в дело;
· атрибутивный поиск документа в базе данных (поиск по произвольному сочетанию значений реквизитов регистрационной карточки документа);
· возможность проектирования стандартных (простых) отчетных форм без привлечения разработчика.
Потребительские свойства систем автоматизации могут быть расширены за счет ряда дополнительных функций, таких как:
· возможность работы с электронной копией документа;
· интеграция со средствами пакета MS Office;
· автоматизированная регистрация документа, поступившего по электронной почте;
· поддержка средств электронной цифровой подписи;
· возможность задания логических связей между документами;
· полнотекстовый поиск по электронным копиям документов;
· разделение прав доступа пользователей к различным категориям документов;
· Web-доступ к документационной базе данных (доступ через Internet);
· ведение реестров рассылки внешним адресатам, включая возможность формирования конвертов, печати адресов на конвертах или наклейках, печати описей вложений;
· ведение внутренних реестров рассылки (реестров передачи бумажных документов между сотрудниками учреждения);
· возможность проектирования произвольных (связанных со сложной логической обработкой) отчетных форм без привлечения фирмы-разработчика;
· распознавание текстов отсканированных документов;
· ведение электронных архивов документов;
· поддержка средств криптографической защиты информации.
В ряде зарубежных систем автоматизации обеспечивается поддержка специальных функций, прежде всего связанных с лингвистическим анализом текстов документов:
· автоаннотирование — автоматическое составление аннотации документа по его полному тексту;
· авторубрицирование — автоматическое отнесение документа к той или иной тематической рубрике;
· автосвязывание — автоматическая установка гиперссылок между документами;
· семантический анализ, результатом которого может быть указание пользователю о недостаточности информации для успешного поиска документа в дальнейшем (например, в качестве аннотаций документов вводятся схожие тексты);
· формирование связных текстов (отчетов) по заданной тематике на базе архива хранимых документов (так называемое «копание данных»).
Основные требования, предъявляемые к системам автоматизации документооборота, не зависят от масштаба предприятия. Это, прежде всего, функциональная полнота, эффективность, надежность и гибкость.
Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая удалением из архива.
Полнофункциональная система не только организовывает сложные маршруты движения, но и позволяет контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.
Эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и ее широких функциональных возможностей. Например, отсутствие функции полнотекстового индексирования может существенно снизить эффективность поиска документа.
Эффективность также зависит от эргономических качеств пользовательского интерфейса — он должен быть интуитивно понятным, с защитой от несанкционированного доступа, реализацией привычных навыков работы.
Критерии системы электронного документооборота:
· обеспечение требований делопроизводства, согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование дел;
· ведение всей истории работы с документами;
· интеграция с MS Office, с существующими в организации приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки и программирования.
· Безопасная работа с удаленными офисами и подразделениями организации черезWeb-браузер, по электронной почте и SMS.
· Средства групповой работы с документами.
· Календарное планирование и контроль загрузки сотрудников по работе с документами.
· Простота работы с системой для конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения, простота настройки системы на новые виды документов.
· Реализация на Web-технологиях.
Гибкость системы позволяет, не останавливая рабочий процесс, быстро перенастроить логику поведения и интерфейс программного обеспечения, например, при изменении порядка регистрации документов.
Дополнительные требования:
· масштабируемость (образно выражаясь, архив должен быть резиновым);
· открытость (наличие открытых интерфейсов программирования и соответствие стандартам);
· переносимость (поддержка различных платформ: Windows NT, Unix, Novell NetWare);
· безопасность (разграничение и контроль доступа);
· поддержка распределенного режима работы (в том числе с использованием технологий Internet / intranet;
· удобство администрирования.
2.3. Корпоративная система документооборота
в Банке России
Подготовка к внедрению корпоративной системы документооборота в Банке России была начата в середине 90-х гг. В настоящее время осуществляется эксплуатация Системы автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД) в центральном аппарате Банка России (с 1997 г.) и во всех остальных территориальных учреждениях Банка России (внедрение в 2000 г. в 78 главных управлениях и национальных банках), а также в 9 организациях при Банке России. Кроме того, в 2001–2002 гг. начато внедрение автоматизированной технологии в РКЦ.
Используемая в территориальных учреждениях и организациях Банка России типовая система автоматизации документооборота (САДД ТУ) основывается на едином программном продукте и на соблюдении единых нормативных требований и применении типовых справочников (классификаторов), обеспечивающих настройку системы па конкретную организацию документооборота с учетом специфики Банка России. При этом должны быть обеспечены совместимость и взаимодействие САДД ТУ и САДД центрального аппарата, информационная целостность и однотипность управленческих процедур.
Внедрение САДД сочетается с оптимизацией основных внутренних информационных потоков, в том числе с устранением неэффективных управленческих процедур и операций с документами, совершенствованием номенклатуры дел и системы хранения документов, использованием элементов электронного документооборота.
С развитием функциональных возможностей САДД центрального аппарата Банка России и САДД ТУ решатся вопросы стабильного обеспечения их взаимодействия, функционирования автоматизированных систем архивного хранения и экспедирования документов.
3. ОБЗОР СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА, ПРИСУТСТВУЮЩИХ
НА РОССИЙСКОМ РЫНКЕ
На отечественном рынке программного обеспечения присутствуют две группы систем автоматизации документооборота, соответствующие двум моделям делопроизводства: российской и западной.
Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы, в первую очередь, на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем — обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов в сети с использованием современных технологий, например, workflow. Системы этого направления являются своеобразными «мостиками» для постепенного перехода от бумажной к безбумажной технологии делопроизводства.
К системам автоматизации данной технологии, например, относятся программы:
Дело компании «Электронные офисные системы» — система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота — обеспечивает поддержку полного жизненного цикла от разработки и согласования проектов документов до списания их «в дело» и архивного хранения, полностью соответствует российским и международным стандартам делопроизводства.
Евфрат компании «Cognitive Technologies» — создание архива документов. Построен в парадигме «рабочего стола» с папками. Документы раскладываются по папкам, которые могут иметь любую степень вложенности. Собственного хранилища файлов «Евфрат» не имеет — система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используются СУБД собственной разработки. К сожалению, ЕВФРАТ не дает возможности отслеживать получение и возврат документов и хранение версий, что может усложнить коллективную работу с документом.
К самостоятельным платформам автоматизации документооборота относятся Optima-WorkFlow компании «Оптима», LanDocs компании «Ланит», DocsVision компании «Digital Design», которые ориентированы на работу в инфраструктуре, базирующейся на продуктах компании Microsoft (ориентированы на интеграцию с Microsoft SQL Server и Microsoft Exchange), предназначены для создания различных приложений на их базе и содержат определенные инструменты наст-ройки.
Optima Workflow — это больше, чем workflow-продукт. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Имеется возможность отслеживания критических путей и представление комплекса взаимоувязанных работ в виде диаграмм Ганта. Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений.
LanDocs — ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Система не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов.
Программные системы западного направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что, в свою очередь, предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.
К системам данного направления относятся:
Microsoft Exchange компании IBM — система электронной почты и группового планирования. Самым популярным приложением является Microsoft Outlook, или просто Outlook, предназначенный для управления документами в электронной форме. Outlook является диспетчером данных и программой связи системы Microsoft Office System. В Outlook обеспечивается единый центр управления электронной почтой, календарями, контактами и другими личными сведениями и данными группы.
С помощью Outlook можно выполнять следующие виды работ:
· Отправлять и принимать электронные сообщения, используя при этом факсимильную связь, Internet или другую систему электронной почты. С помощью Outlook можно провести голосование среди получателей сообщения.
· Вести список неотложных дел, создавать расписания и отслеживать выполнение планов, а также вести дневник. Имеется возможность спланировать собрание с другими лицами, которые также используют Outlook, постановки задач сотрудникам.
· Заносить в электронный блокнот различную информацию: вопросы, ценные мысли, напоминания и многое другое.
· Использовать Outlook вместо проводника Windows для работы с файлами, которые можно искать, просматривать, печатать и открывать для редактирования, не выходя из Outlook.
· Вести деловую и личную адресную книгу с различными вариантами сортировки и просмотра информации.
· Автоматически архивировать введенную ранее информацию.
· Организовать совместную работу над любым проектом. Outlook коллективное использование данных в рамках группы при помощи электронной почты, планирование работы группы, ведение общих папок.
Программа Outlook является удобным средством для организации любого вида деятельности, которая может существенно повысить эффективность работы. Относится к классу программ групповой работы с документами (с использованием сервера Microsoft Exchange Server).
Lotus Notes — это среда с архитектурой клиент-сервер, предназначенная для разработки и совместного использования приложений коллективной работы.
В Lotus Notes входят три основные составляющие:
· средства маршрутизации и обработки документов;
· средства обеспечения защиты / управления документами;
· распределенная база данных (документов).
Lotus Notes интегрирован с системой элект
|
|
|
