 |
Сравнение платформ автоматизации документооборота
|
|
|
|
| Платформа | Достоинства | Недостатки | Наличие приложений |
| Microsoft Exchange | · Большая инсталляционная база, одна из самых оптимальных систем организации электронной почты и средств группового планирования. · Клиентская программа Outlook представляет собой наиболее распространенную почтовую программу и содержит богатые возможности кастомизации и встраивания. Поддерживает концепцию универсального InBox’а, который может использоваться в качестве универсальной очереди заданий. · Содержит средства быстрой разработки несложных приложений и инструмент быстрого протоипирования — Microsoft Outlook Forms Designer | · Слабые, несовременные инструменты разработки. · Ограничения в организации хранилища (неудобство работы с файлами документов, отсутствие блокировок, ограниченные возможности реализации сложных документов и справочников). · Не вполне очевидная концепция организации системы автоматизации документооборота компании Microsoft | · Электронная почта и календарное планирование. · База данных контактов. · Архив документов (Share Point portal Server). · Поставщики приложений ориентированы на интеграцию с системам GroupWare |
| Lotus Notes | · Поддерживает концепцию Универсального InBox’а, который может использоваться в качестве универсальной очереди заданий. · Содержит средства быстрой разработки приложений, позволяющие реализовывать средние по сложности решения. · Предоставляет комплек-сное решение и содержит все необходимые интегрированные компоненты | · Слабые, несовременные инструменты разработки. · Ограничения в организации хранилища (неудобство работы с файлами документов, отсутствие блокировок, ограниченные возможности реализации сложных документов и справочников) · Не вполне очевидная концепция организации системы автоматизации документооборота компании Mircosoft | · Электронная почта и календарное планирование. · Архив документов (Domino.doc). · Workflow подсистема (Domino. Workflow). · Наличие готовых приложений Российских производителей. · Поставщики приложений ориентированы на интеграцию с системам GroupWare |
| Documentum | · Готовый инструмент для внедрения полнофункционального корпоративного архива документов. · Содержит средства маршрутизации документов. · Достаточно удобные и масштабируемые средства разработки. · Содержит средства для встраивания функций управления документами в различные приложения | · Требует внедрения дорогостоящей инфраструктуры. · Отчасти дублирует систему GroupWare, обеспечивая собственную среду навигации | · Архив документов. · Система управления конструкторскими документами. · Канцелярия. · Интеграция с системой управления проектами |
| PC Docs | · Готовый инструмент для внедрения полнофункционального корпоративного архива документов. · Содержит средства свободной маршрутизации документов | · Требует внедрения дорогостоящей инфраструктуры | · Архив документов. · Система управления конструкторскими документами (Лоция Софт) |
| StaffWare | · Возможность реализации процессного подхода. · Средства моделирования и контроля исполнения бизнес-процессов. · Содержит интерактивные инструменты для разработки несложных приложений (электронных форм и процессов) | · Требует внедрения инфраструктуры. · Ограничения в организации хранилища (неудобство работы с файлами документов, ограниченные возможности реализации сложных бизнес-объектов и справочников). · Отчасти дублирует систему GroupWare, обеспечивая собственную реализацию универсальной очереди заданий. · Низкая активность на Российском рынке | · Канцелярия и делопроизводство. · Архив документов. · Система автоматизации различных бизнес-процессов, обработки документов |
| Optima Workflow | · Возможность тесной интеграции в инфраструктуру Microsoft. · Относительно невысокая цена решения. · Наличие большого количества сервисных модулей | · Существенные ограничения в доработке решений без участия компании – производителя платформы | |
| LanDocs | · Возможность тесной интеграции в инфраструктуру Microsoft. · Относительно невысокая цена решения | · Существенные ограничения в доработке решений без участия компании – производителя платформы | · Канцелярия и делопроизводство. · Архив документов. · Интеграция с системой управления проектами |
| DocsVision | · Возможность тесной интеграции в инфраструктуру Microsoft. · Относительно невысокая цена решения | · Существенные ограничения в доработке решений без участия компании – производителя платформы | · Канцелярия и делопроизводство. · Архив документов. · Система автоматизации различных бизнес-процессов обработки документов |
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
|
|
|
|
|
|
Электронный документ — принципиально иная сущность, существующая в совершенно другой среде. Поэтому «настоящий» электронный документооборот не является автоматизацией бумажного делопроизводства — это система документационного обеспечения управления, служащая тем же целям, что и система бумажного делопроизводства, но в основе которой лежит работа с электронными документами.
Как известно, работа с бумажными документами в организации строится в соответствии с инструкцией по делопроизводству, которая устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Эти требования обеспечивают решение двух принципиально различных задач.
Первой является обеспечение процессов исполнения управленческих решений и выполнения основных функций предприятия в целом и его отдельных структурных подразделений. Эти процессы выполняются на основании распорядительной части документа, резолюции руководителя или регламентов выполнения отдельных функций, например, обработки жалоб и заявлений. Решение данной задачи составляет целевую функцию системы документационного обеспечения управления, которая не изменяется при переходе от бумажного документооборота к электронному.
|
|
|
Второй задачей является техническое обеспечение возможности выполнения процессов целевой функции, а также их прозрачности и контролируемости. Здесь изменения весьма существенные, поскольку выполнение тех же самых процессов в электронной среде обеспечивается совершенно иными средствами. При переходе к электронному документообороту изменяется также роль нормативных документов — теперь они не просто определяют типы документов и регламенты работы с ними, но и являются основой настройки информационных систем документационного обеспечения управления для конкретной организации. На основе нормативных документов, описывающих состав применяющихся в организации документов и процедуры их подготовки и обработки, проектируются шаблоны документов, процессы их создания и обработки, а также настраиваются рабочие места пользователей.
Современный уровень развития информационных технологий позволяет обеспечить выполнение электронными документами абсолютно всех функций, которые в традиционном документообороте выполняли бумажные документы, организовать работу с электронными документами так, чтобы она способствовала выполнению управленческих решений, прозрачность управленческих процессов, реализовать регламенты обработки, хранения и уничтожения документов, а также самые высокие требования к гарантированию сохранности и неизменяемости документов и предотвращению несанкционированного доступа к ним.
К сожалению, до настоящего времени статус электронного документа определен недостаточно четко. И хотя технологическая, и законодательная возможность выполнения электронным документом функции подлинника существует, такую функцию, в основном, выполняют бумажные документы. Отсутствие единого формата электронной подписи, а также проблемы, связанные с сертификацией электронной подписи, ограничивают распространение электронных документов в информационной системе общего пользования.
|
|
|
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой под-писи».
Инструкция Банка России от 16.02.98 № 70-И «Инструкция по делопроизводству в учреждениях системы Банка России» в ред. Указания Банка России от 03.12.2001 № 1060-У с изменениями и дополнениями.
Положение Банка России от 12.03.1998 № 20-П «О правилах обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении безналичных расчетов через расчетную сеть Банка России».
Приказ Банка России № ОД-353 от 12.07.2006 «О регламенте работы с документами в Системе автоматизации документооборота и делопроизводства центрального аппарата Банка России».
Письмо Банка России от 03.02.2006 № 14 «Об организации использования технологии САДД-САЭД».
ГОСТ Р 34.11-94 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Функция хеширования».
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
ГОСТ Р 52294-2004 «Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения».
Балакин, П.И. Вопросы информационного менеджмента в Банке России (традиционный и автоматизированный документооборот) [Текст] / П.И. Балакин, М.П. Бобылева, С.Б. Якушин // Деньги и кредит. — 1999. — № 2.
Банк России в XXI веке [Текст]: сб. ст. / Отв. ред. П.Д. Баренбойм, В.И. Лафитский. — М.: Юстицинформ, 2003.
Бобылева, М.П. Корпоративная система документооборота и корпоративная культура банка [Текст] / М.П. Бобылева // Деньги и кредит. — 2001. — № 5.
Бобылева, М.П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления в банке [Текст] / М.П. Бобылева // Деньги и кредит. — 2002. — № 3.
Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному [Текст] / М.П. Бобылева. — М.: МЭИ, 2004.
Давликанова, Н.В. Электронный документ [Текст]: учеб.-метод. пособие / Н.В. Давликанова. — Тверь: УМЦ Банка России, 2001. Режим доступа к электронному ресурсу аналога печатного издания: REMART: learn:\umc\uch_met\
e-um-095.zip.
Информатика для юристов и экономистов [Текст]: учеб. для вузов / под ред. С.В. Симоновича. — СПб.: Питер, 2002.
Макарова, Н.В. Компьютерное делопроизводство [Текст]: учеб. курс /
Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова. — СПб.: Питер, 2002.
Организация работы с документами [Текст]: учебник / В.А. Кудряев и др. — М.: ИНФРА-М, 1998.
Козыренко, В.Н. Система автоматизации документооборота и делопроизводства (Дело 8.) [Текст] / В.Н. Козыренко. — М.: ЦПП Банка России, 2002. Режим доступа к электронному ресурсу аналога печатного издания: REMART: learn:\cpp\comput\cp_19.pdf.
|
|
|
Козыренко, В.Н. Персональная система управления информации MS Outlook [Текст] / В.Н. Козыренко. — М.: ЦПП Банка России, 2002. Режим доступа к электронному ресурсу аналога печатного издания: REMART: learn:\cpp\comput\cp_26.zip.
Кононенко, О.В. Основы работы в сети Интранет Банка России [Текст]: учеб.-метод. пособие / О.В. Кононенко. — М.: ЦПП Банка России, 2002. — Ч. 1. Работа с электронной почтой Outlook Express. Режим доступа к электронному ресурсу аналога печатного издания: REMART: learn:\cpp\comput\cp_20.pdf.
Якушин, С.Б. Особенности внедрения и развития корпоративной системы управления документацией в Банке России [Текст] / С.Б. Якушин // Банковский вестник. — 2004. — № 34.
Якушин, С.Б. Корпоративная система документооборота на примере Банка России [Текст] / С.Б. Якушин // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2002. — № 2.
Т.П. Абрамова,
преподаватель Орловской банковской школы (колледжа)
Банка России
Н.В. Давликанова,
зав. сектором Учебно-методического центра Банка России
|
|
|
