Правила оформления реквизитов ОРДД

01. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть 1. ст.5021).

02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятии и организаций (ОКПО), включает 8 знаков арабскими цифрами.

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ), например:

КодКЧ Наименование документа

0200000 2 Унифицированная система организационно-

распорядительной

документации

0211231 2 Устав

(каждый документ имеет свой код).

08. Наименование организации, являющейся автором докумен­та, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей орга­низации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатаются на двух языках – русском и нацио­нальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех слу­чаях, когда оно закреплено в учредительных документах органи­зации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех слу­чаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организа­ции). Наименование на иностранном языке располагают ниже или справа от наи­менования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, пред­ставительства указы­вают в том случае, если оно является автором докумен­та, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представ­ляющее организацию.

09. Справочные данные об организации включают: почтовый ад­рес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению орга­низации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес элект­ронной почты и др.).

10. Наименование вида документа, составленного или издан­ного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, пре­дусмотренным ОКУД.

11. Датой документа является дата его подписания или утвер­ждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца, ме­сяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точ­ками; год – четырьмя арабскими цифрами, например, дату 10 июня 2004 года следует оформлять: 10.06.2004.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 10 июня 2004 г., возможно оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца: 2004.01.05.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядко­вого номера, который можно дополнять по усмотрению органи­зации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о коррес­понденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту, в порядке указания авторов в документе, например, 11–12/52, 509 – 16.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа вклю­чает регистрационный номер и дату документа, на который да­ется ответ.

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наиме­нование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения, например, г. Уфа; с. Михайловка и т.д. Для городов Москва, оканчивающихся на -бург и -град, обозначение "г." не ставится.

15. Адресатом могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Департамент информации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией, например:

Администрация Омской области

Контрольно-правовое управление

Главному специалисту

А.С. Сидорову

или

Президенту

АОЗТ «Сиблитмаш»

И.И. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организа­ций или в несколько структурных подразделений одной органи­зации,то их следует указывать обобщенно, например;

Администрации районов, городов Новосибирской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:

Главному редактору

Издательского дома

"Медиадом"

Н.В.Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не ука­зывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита "адресат" при необходимости может вклю­чаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последова­тельности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

Институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Гуляеву А.Н.

ул. Мира, 11, кв. 12

г. Новосибирск, 630102

16. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально из­даваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, ут­верждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Зам. главы администрации

Личная подпись А.А. Иванова

Дата

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО "Электронные технологии"

Личная подпись В.В. Петров

Дата

При утверждении документа несколькими должностными ли­цами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, при­казом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖ­ДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования утверждающего документа в творитель­ном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

Протоколом общего собрания

акционеров от 15.03.2003 № 2

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ВНИИДАД

от 30.06.2003 № 82

17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Т.Н.

Прошу подготовить проект

Договора с ЗАО "ТЕРМИКА"

к 05.01.2004

Личная подпись

Дата

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту представляет собойкраткое изложение

содержания доку­мента, точно передает смысл текста, грамматически согласовывается с названием доку­мента. Заголовок может отвечать на вопросы:

О чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

Для чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

Допускается не давать заголовок к тексту, оформленному на документах фор­мата А5.

19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Если он не указан, срок конт­рольного документа определяется в один месяц или как указано в документе.

20. Текст. Тексты документов пишут на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, табли­цы, связного текста или в виде их комбинаций.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в име­нительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("име­ете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименовани­ями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выражен­ные именем существительным в именительном падеже. Подзаго­ловки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы табли­цы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф (ГОСТ 2.105 – 95).

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления доку­мента, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только одну зак­лючительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без поясне­ния; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании докумен­тов других организаций или ранее изданных документов, указы­вают их реквизиты: наименование документа, наименование орга­низации – автора документа, дату документа, его регистрацион­ный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("при­казываю", "предлагаю", "прошу").

В докумен­тах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица един­ственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных распо­рядительных документах текст излагают от первого лица множе­ственного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лицамножественногочисла («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности органи­заций и их структурных подразделений (положение, инструк­ция), а также содержащих описание, оценку фактов или выво­ды (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

21. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет при­ложения, названные в тексте, отметка о них делается в следую­щей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Расархива от 05.06.2003 № 21-6/3 и приложение к нему, всего на 3 л.

В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишут "Приложение № " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к постановлению администрации области

от 10.01.2003 № 30

Допускается выражение "Приложение № " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно са­мой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу директора Института

от 16.05.2003 № 10

22. Подпись. В состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личная подпись; расшифровка, например:

Директор

Института систем

управления Личная подпись Н.А. Сергеев

или на бланке

Директор Личная подпись Н.А. Сергеев

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписывающего документ, относительно самой длинной строки, например

Исполнительный директор

ЗАО "Партнер" Личная подпись Н.А. Петров

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последователь­ности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор завода Личная подпись В.В.Волков

Главный бухгалтер Личная подпись М.Семенова

При подписании документа несколькими лицами равных дол­жностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель министра Заместитель министра

транспорта РФ связи РФ

Личная подпись А.А.Петров Личная подпись А.В.Смирнов

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не долж­ности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в соста­ве комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись Н.В. Куликов

Члены комиссии Личная подпись К.М. Артемьева

Личная подпись С.П. Матвеев

Личная подпись В.А. Филатов

23. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается доку­мент (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

АО "РИК"

Личная подпись Е.Я. Бутко

Дата

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

педагогического совета школы № 8

от 10.02.2004 № 5

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо ГлавархиваРФ

от 10.02.2004 № 01-4/270

Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Примечание. В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должна указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициа­лы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

24. Согласование документа оформляется визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку под­писи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:

Начальник экономического отдела

Личная подпись А. И. Ващук

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следую­щим образом:

Замечания прилагаются

Начальник экономического отдела

Личная подпись А. И. Ващук

Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе со­гласования.

25. Оттиск печати заверяет подлинностьподписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

26.При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита " Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.К.Сидоров Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А.Жукова

230672

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнителе; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором ис­полнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каж­дой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанав­ливаемые в организации.

 

⇐ Предыдущая1234Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: