 |
16. Система данных АИС БУ о хозяйственных операциях. Способы ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях АИС БУ (порядок формирования проводок).
|
|
|
|
16. Система данных АИС БУ о хозяйственных операциях. Способы ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях АИС БУ (порядок формирования проводок).
Система данных о хозяйственных операциях
Данные о совершившихся и подтвержденных хозяйственных операциях в компьютерной системе хранятся в массиве информации о хозяйственных операциях.
Массив информации о хозяйственных операциях — это совокупность записей обо всех хозяйственных операциях предприятия, совершенных с начала использования автоматизированной (компьютерной) системы.
Этот массив является стержнем информационной базы любой автоматизированной системы бухгалтерского учета. Он содержит основные исходные учетные данные, которые в дальнейшем подвергаются логико-арифметической обработке с целью формирования результатных показателей для составления учетных регистров и бухгалтерской отчетности.
Данные этого массива отражаются в хронологических регистрах — журналах (книгах) учета хозяйственных операций. В них бухгалтер может просматривать все записи о введенных в систему операциях.
Данные о хозяйственных операциях вводятся либо непосредственно в журнал учета хозяйственных операций через специальные экранные формы, либо автоматически, при проведении заполненных оправдательных документов.
Структура и содержание массива информации о хозяйственных операциях, как и журнала, отражающего его записи, могут быть разными. Это определяется тем, что именно вкладывается в понятие «запись» массива идеологией программы. Под записью может подразумеваться как бухгалтерская проводка, так и бухгалтерская операция. Бухгалтерские проводки массива могут быть связаны с породившей их операцией, но могут храниться и вне связи с ней.
|
|
|
В программном обеспечении бухгалтерского учета сведения о хозяйственных операциях могут храниться в виде:
• расширенных проводок;
• бухгалтерских операций;
• закодированных бухгалтерских операций, подразумевающих проводки (виртуальные проводки).
При первом способе хранения массив хозяйственных операций представляет собой набор проводок, которые явно не объединены по фактам хозяйственной деятельности.
Этот способ характерен для многих систем, базирующихся на единой модели представления учетных данных. При этом, чем подробнее представлена информация классификационных и идентификационных полей расширенной проводки, тем более глубокую аналитическую работу в дальнейшем можно проводить с созданной базой данной, получая различные разрезы выходных документов в стоимостном и количественном выражениях, а также использовать ее в специальных расчетах.
При данном способе представления сведений о хозяйственных операциях каждая строка журнала (книги) учета хозяйственных операций представляет собой проводку и включает все ее реквизиты. Расширенные проводки вводятся непосредственно в журнал.
При втором способе хранения массив информации о хозяйственных операциях хранит бухгалтерские операции, которые представляются двумя уровнями: заголовком операции и одной или совокупностью нескольких проводок, которые полностью отражают в учете хозяйственную операцию. В этом случае массив записей фактически разбивается на два иерархически связанных массива, в комплексе составляющих единое целое. В первом массиве хранятся заголовки проводок, а во втором — сами проводки, дополненные той информацией, которая является уникальной для каждой из них. Эти массивы программа представляет в двух взаимосвязанных регистрах: журнале операций и журнале проводок. Каждой операции первого журнала соответствует одна или несколько проводок второго журнала.
|
|
|
Данный способ представления сведений о бухгалтерских операциях обеспечивает большую структурированность массива информации о хозяйственных операциях, по сравнению с первым способом. Он позволяет уменьшить информационную избыточность записей, поскольку часть общих реквизитов уже не нужно дублировать во всех расширенных проводках операции.
Третий способ хранения записей массива информации о хозяйственных операциях заключается в отражении каждой записью закодированного представления операции, которое называется «определение» или «тип» операции. Проводки, связанные с хозяйственной операцией, вообще в этот массив не заносятся и в нем не хранятся. Но в системе создается специальный справочник «видов операций», в котором хранятся «определения» операций.
Обращение к справочнику «видов операций» идет при расчете остатков и оборотов счетов. Программа применяет правила построения проводок в отношении каждой записи массива информации о хозяйственных операциях, ориентируясь на тип операции. После этого выполняется расчет сумм проводок по операции и далее расчет сальдо и оборотов счетов. Таким образом, каждая хозяйственная операция связана с некоторым набором проводок, но их нет в массиве, однако они присутствуют в расчетах. Поэтому они и носят название «виртуальных проводок».
К справочнику «видов операций» бухгалтер обращается и при вводе данных в массив информации о хозяйственных операциях. С помощью этого справочника шаг за шагом конструируется формализованное (закодированное) описание операции, отражающее ее содержательный смысл. Ввод операции осуществляется в реестр операций, который включает сведения обо всех введенных за отчетный период операциях.
Наиболее характерным примером реализации такого подхода к отражению фактов хозяйственной деятельности является программа «Финансы без проблем».
Использование рассмотренного способа хранения бухгалтерских операций позволяет в некоторых случаях значительно снизить трудоемкость исправления ошибок. К ним относятся те ситуации, когда ошибка тянет за собой необходимость перерасчета по логической цепочке всех выполненных ранее расчетов.
|
|
|
Однако такой способ хранения записей в массиве имеет и недостатки. Во-первых, приходится выполнять большой объем вычислений каждый раз в процессе расшифровки операций при формировании выходных форм. Во-вторых, перечень формализованных операций и правил их перевода в проводки должен быть определен уже на этапе внедрения системы. Учесть же все операции на этапе внедрения бывает довольно сложно. К тому же постоянные изменения в методологии учета требуют изменений ранее определенных правил формирования проводок и расчета сумм по ним, что создает определенные проблемы в процессе эксплуатации системы.
Элементы механизма выполнения автоматического пересчета сумм проводок имеются и в программах, основанных на других способах ведения системы записей о фактах хозяйственной деятельности. Так, например, в программном комплексе «БЭСТ» записи ведутся в виде расширенных проводок, но для записей списания себестоимости израсходованных материалов или реализованных товаров предусмотрен режим пересчета сумм, который может применяться пользователем неоднократно. В программе «1С: Бухгалтерия 8. 1» доступен режим перепроведения как одного, так и заданной совокупности документов.
|
|
|
