 |
Внедрение и применение информационных технологий в ГКУ «ГАТО»
|
|
|
|
Описание сайта ГКУ «ГАТО»
«На сайте Государственного казенного учреждения «Государственного архива тульской области» содержится 6 вкладок, а именно:
· Об архиве;
· Услуги;
· Читальные залы;
· Поиск информации;
· Наши труды;
· Комплектование.
Во вкладке «об архиве» выделены такие пункты, как:
ü Контактная информация (общие сведения и понятие государственного архива, контактная информация руководства архива; режим работы; местонахождение; прием обращений граждан; общая информация о читальных залах до 1917 года и после 1917 года)
ü Нормативные документы (Устав ГАТО; Лицензия работы с исправлением сведений, составляющих государственную тайну; реквизиты ГАТО; Государственный заказ/Государственное (муниципальное) задание)»;
ü «Структура архива (структурные подразделения ГАТО; Кадры, численность, состав и движение работников/2011г.; Вакантные должности);
ü Программы (Программа информатизации ГАТО на 2012-14гг.; Показатели основных направлений деятельности за 2011г.; Показатели основных направлений деятельности за 2010г.; Программа развития системы НСА на 2007-2011гг.);
ü Наши партнеры;
ü Награды архива (сотрудников)».
«Во вкладке «Услуги» изложены:
Нормативные документы (постановление правительства Тульской области, административный регламент, приказ директора),
исполнение запросов,
виды запросов (тематический и генеалогический, о трудовых отношениях для бывших партийных и комсомольских работников, о трудовых отношениях «Тула уголь»),
порядок приема и исполнения (форма приема; отказ запроса по телефону и анкеты без указания; время личного приема; срок исполнения; основания для отказа в исполнении запроса; выдача ответов заявителям; статистика исполнения запросов);
|
|
|
список исполненных запросов,
оплата (осуществляется в отделениях Сбербанка);
копирование (осуществляется в читальном зале №2)».
«Вкладка «Читальные залы» имеет:
v Правила работы (общие положения; порядок допуска пользователей в читальные залы архивов; права (обязанности, ответственность) пользователей; порядок выдачи дел (документов, микро-копий, печатных изданий), предоставления научно-справочного аппарата; копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей; приложение к правилам работы пользователей в читальных залах - образец анкеты пользователя);
v Приказы о работе (архива, читального зала №1, читального зала №2);
v Объявления, новые поступления;
v Режим работы, местонахождение, проезд;
v Порядок оформления (переоформления);
v Порядок работы (предварительная запись, регистрация в книге посещений, выдача строго с заявленной темой исследования, сдача документов за 30 минут до окончания работы зала);
v Заказ документов (оформление заказа на бланке дел и описей(особо ценных и уникальных дел, фондов НСБ и СИФ); форма приема заказа на дела; норма выдачи архивных документов; сроки исполнения заказов; срок пользования заказанными материалами; отказ или отсрочка в выдаче дел; повторная выдача);
v Подсобный фонд;
v Копирование документов (способ копирования; бланк заказа на копирование документов; порядок копирования);
v Генеалогический поиск (методические пособия; указатели, подготовленные в архиве; публикации);
v Рассекреченные документы».
«Вкладка «Поиск информации» содержит:
Ø Архивные справочники (путеводители и списки фондов, справочники АТД, каталоги);
Ø Информационные ресурсы;
Ø Описи (оцифрованные, список описей в электронном формате);
Ø Указатели и обзоры;
Ø НСБ».
|
|
|
«Вкладка «Наши труды» имеет в наличии:
§ Научные темы;
§ Публикации;
§ Проекты;
§ Выставки;
§ Конференции;
§ Россика;
§ Методические разработки».
«Вкладка «Комплектование» выделяет:
v Список источников комплектования;
v План комплектования на 2013г.;
v Поступления 2010-2011г.;
v График обследований организаций;
v График проведения семинаров;
v Методические пособия и письма
(«Методические рекомендации»; «Короб архивный. Характеристики»);
v Объявления для организаций;
v Жертвователям документов».
«На главной странице имеются новости архива и архив новостей, а также помещена экспресс-модель, имеющая такие пункты, как:
1. Главная страница сайта ГАТО
2. Объявление для исследователей (читального зала №1, читального зала №2)
. Вакансии
. Обратная связь
. Гостевая книга
. Торги
. Видеоматериалы
. Документы улыбаются».
Таким образом, на сайте ГАТО содержится такая информация, как: об архиве, наши труды, услуги, читальные залы, поиск информации, комплектование. Также на основной части страницы имеется экспресс-панель, где есть обратная связь, гостевая книга, видеоматериалы, торги, вакансии, объявление для исследователей читальных залов, а также новости архива и архив новостей.
Научно-справочный аппарат архива в информационном аспекте
«В научно-справочном аппарате ГАТО можно найти:
· путеводители Государственного архива Тульской области, Тула, 1968 года;
Ø ГАТО путеводитель часть 1 (досоветский период) 2001 года в котором подробно описаны состав и содержание фондов за период с конца 16 века до 1917 год; ГАТО список фондов советского периода в котором перечислены названия фондов и годы работы;
Ø Центр Новейшей истории Тульской области, Путеводитель 2006 года в котором указывается полная информация о фондах, охарактеризованы состав и содержание документов архива, отражающих политическую историю области, ее экономическое, социальное и культурное развитие.
Ø Центр документов по личному составу. Список фондов. В списке фондов есть № фонда, дата его поступления, название фонда, отметка о выбытии, примечание».
· «Справочники административно-территориального деления
· Каталог ГАУ ТО «Государственный архив»
|
|
|
· Информационные ресурсы ГАУ ТО «Государственный архив» (Тематические Базы Данных: Систематический каталог, Систематический каталог ЦНИТО; Информационные ресурсы о населении: Уставные грамоты, Клировые ведомости, Подворные переписи, Договоры о продаже и залоге недвижимости города Тулы; Персональные ресурсы: Именной каталог, Персональная картотека членов партии ЦНИТО, Именной каталог ЦНИТО; БД описей досоветского(советского) периода; учетные БД; Управленческие БД; НСБ и СИФ)
· Описи на электронном носителе
· Указатели и обзоры ГАУ ТО 2012 года».
Таким образом, в научно-справочном аппарате указывается информация о путеводителях, справочниках, каталогах, информационных ресурсах, описях, указателях и обзорах ГАТО 2012года.
Итак, можно подвести итоги по главе, что на сайте ГАТО есть 6 вкладок: об архиве, услуги, читальные залы, поиск информации, наши труды и комлектование. На основной части страницы имеется экспресс-панель, где есть обратная связь, гостевая книга, видеоматериалы, торги, вакансии, объявление для исследователей читальных залов, а также новости архива и архив новостей. В научно-справочном аппарате указывается информация о путеводителях, справочниках, каталогах, информационных ресурсах, описях, указателях и обзорах ГАТО 2012года.
Заключение
По результатам данной работы можно сделать вывод, что в структуре ГАТО содержатся как отделы, так и фонды. К отделам относятся: отдел информатизации архивных технологий, отдел документов по личному составу, отдел использования документов, отдел комплектования ведомственных архивов и делопроизводства, отдел централизованного учета, отдел обеспечения сохранности документов дореволюционного периода, отдел микрофильмирования, реставрации и консервации документов, отдел обеспечения сохранности документов новейшего времени. К фондам относятся: фонды бывшего ГАТО, фонды бывшего Центра новейшей истории Тульской области, фонды бывшего Центра документации по личному составу.
На сайте ГАТО есть 6 вкладок: об архиве, услуги, читальные залы, поиск информации, наши труды и комлектование. На основной части страницы имеется экспресс-панель, где есть обратная связь, гостевая книга, видеоматериалы, торги, вакансии, объявление для исследователей читальных залов, а также новости архива и архив новостей. В научно-справочном аппарате указывается информация о путеводителях, справочниках, каталогах, информационных ресурсах, описях, указателях и обзорах ГАТО 2012года.
|
|
|
Список литературы
1. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»/
2. «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
. Закон об «архивном фонде РФ» от 07 июля 1993 года № 5341-1
. Постановление администрации Тульской области от 10.04.2009г. №221 о «создании Государственного архива»
. Пухальская Ю.В. Архивы Тульской области /В. Пухальская, Е.А. Кондырева, Г.А. Евстегнеева: учебно-справочное пособие - Тула.: ТГПУ, 2011.
. Вовкотруб О.В. Архивоведение: консп. лекций. Ч.1./О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова. - П.: Издат-во Пенз.гос. ун-та, 2007.- 104с.-библиогр.:с.94-98.
. В.А. Лебедев. Архивы - школе: Справочное пособие для преподавателей средней школы, профессионально-технических училищ и техникумов - М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989. - 79с.
. Государственный архив Тульской области
. Архивоведение: учебник для нач. проф. образования / Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М.; под ред. Чл.-корр. РАН Козлова В. П. - 6-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия», 2007. - 272с.
. Современные архивные технологии
. Журналы «Делопроизводство» № 3 2002; «Отечественные архивы» № 1 2003, № 6 2003
. Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. / Доклады и сообщения на четвертой Всероссийской конференции 24-25 апреля 2002г. - М., 2002
. Основные правила работы архивов организаций/Росархив, ВНИИ-ДАД. - М., 2002
. СПС КонсультантПлюс
. Организация информационно-справочной работы по документам С.Л. Кузнецов, Журнал делопроизводство №1 2008г.
. Проблемы межведомственного электронного документооборота и организация электронных архивов, С.Л. Кузнецов, «Современные технологии делопроизводства и документооборота» №1 2011г./.
|
|
|
