Организация документирования хозяйственных операций и документооборота на предприятии

Бухгалтерский учет строго документален. Основой для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы.

Для обеспечения своевременности и очередности поступления в бухгалтерию документов главный бухгалтер разрабатывает график документооборота (Приложение А), который утверждается руководителем и является обязательным к исполнению.

Документооборотомназывается движение документов от момента их составления или получения от других организаций до передачи в архив. В нем перечисляют все первичные документы, указывают их назначение, количество экземпляров, кто и в какие сроки их составляет, куда и когда представляют каждый документ, кто принимает и обрабатывает представленные документы, какие работы выполняют в бухгалтерии, а также в каких учетных регистрах отражают.

График документооборота доводится до сведения всех материально-ответственных лиц, счетных работников и должностных лиц, в обязанности которых входят составление документов, представление их в бухгалтерию и дальнейшая обработка.

График документооборота способствует улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня оперативности и автоматизации работ. Он оформлен в виде перечня выполняемых каждым подразделением организации (конкретным исполнителем) работ по созданию, проверке и обработке документов с указанием связи между ними и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, своевременное и доброкачественное создание документа и его передачу для отражения в бухгалтерском учете несут лица, участвующие в создании данного документа.

В организации хранятся первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность и другие документы в течение сроков, установленных законодательством, не менее 3-х лет. Перед уничтожением документов бухгалтерского учёта оценивается важность содержащейся информации в отчётности организации, с целью определения сроков их пребывания в архиве. Также подготавливается акт о сдаче документов на утилизацию. Для хранения документов выделено специальное помещение, оборудованное стеллажами – архив. Все использованные бухгалтерские документы и регистры в установленные сроки передаются в архив, где группируются по тематическим разделам в хронологическом порядке.

Поступившие бланки строгой отчетности приходуются материально ответственным лицом в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности. Хранение бланков осуществляется в сейфе, расположенном в кабинете материально-ответственного лица.

Бланки строгой отчетности материально ответственным лицом списываются с учета на основании акта на списание использованных бланков строгой отчетности.

Ведение бухгалтерской отчетности не обходится без ошибок. Ошибки могут быть обнаружены как самостоятельно, так и при проведении аудиторских и иных проверок.

В случае обнаружения организацией неправильного отражения хозяйственных операций текущего периода до окончания отчетного года исправления производят путем записи по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда искажения выявлены.

При обнаружении ошибки, после перенесения остатков по счетам, в месяце обнаружения ошибки составляется произвольная справка по исправлению бухгалтерских записей и бухгалтерской проводкой отражается перенос сумм с одного счета на другой.

Для исправления ошибок в первичных документах и учетных регистрах, составленных вручную, применяется корректурный способ – неправильный текст или сумма зачеркиваются, над зачеркнутым текстом записываются правильный текст или сумма. Оговорка делается на полях против исправленной записи.

Исправление ошибок также проводится способом красного сторно – если указана неправильная корреспонденция счетов или большая, чем следовало сумма операции. Ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов красными чернилами. Эта проводка отражается во всех связанных с ней учетных регистрах красными чернилами. После этого составляется новая проводка с правильными данными и записывается в регистры обычным способом.

3.4.Организация внутрихозяйственного контроля на предприятии

Положением о внутрихозяйственном контроле утверждаются и устанавливаются функции и обязанности главных специалистов хозяйства и ревизионной комиссии (Приложение З).

Главный бухгалтер на предприятии осуществляет контроль за деятельностью работников бухгалтерии и разрабатывает должностные инструкции для всех работников бухгалтерии.

Назначение членов инвентаризационных комиссий осуществляется приказом руководителя (Приложение И), где по его предложению утверждаются ответственные проведение инвентаризации лица, и в котором определено какие активы и обязательства подлежат инвентаризации.

Инвентаризация материальных ценностей проводится согласно плана проведения инвентаризации на конкретную дату (Приложение К).

В хозяйстве создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Председателем комиссии назначается заместитель председателя. В состав инвентаризационных комиссий включаются работники бухгалтерской службы, главные специалисты в зависимости от специфики проводимой инвентаризации, имеющие необходимые навыки, знания.

Результаты инвентаризации оформляются инвентаризационными описями (Приложение Л) или актом, которые составляются по каждому местонахождению материальных ценностей и каждому материально ответственному лицу, на хранении у которого эти ценности находятся.