 |
Работы, выполняемые руководителем
|
|
|
|
| Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам | — | 140 | мин. |
| Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета и т.п.) | — | 255 | мин. |
| Телефонные разговоры с покупателями | — | 205 | мин. |
| Другие деловые телефонные разговоры | — | 510 | мин. |
| Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков (заключение договоров, обсуждение условий договоров) | — | 160 | мин. |
| Разбор конфликтов с клиентами | — | 90 | мин. |
| Просмотр заявок-требований от покупателей | — | 70 | мин. |
| Нерегламентированные перерывы | — | 205 | мин. |
| В том числе: | |||
| из-за нарушений трудовой дисциплины -личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.); | — | 100 | мин. |
| из-за нарушений нормального хода технологического процесса – ожидание согласования решений, время на ремонт оборудования, повторна подготовка решений и т.д.) | — | 105 | мин. |
| Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.) | — | 645 | мин. |
| Контроль за заказами материалов (просмотр заявок) | — | 445 | мин. |
| Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов | — | 555 | мин. |
| Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) | — | 90 | мин. |
| Прием посетителей по деловым вопросам | — | 365 | мин. |
| Служебные разъезды (дорога) | — | 565 | мин. |
| Участие в совещаниях | — | 250 | мин. |
| Проведение семинаров с работниками | — | 80 | мин. |
| Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников | — | 30 | мин. |
| Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов | — | 280 | мин. |
| Обход помещений (рабочих мест) | — | 15 | мин. |
| Посещение различных учреждений по деловым вопросам | — | 265 | мин. |
| Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.) | — | 60 | мин. |
| Изучение специализированной периодической литературы и СМИ | — | 60 | мин. |
| Наведение порядка на рабочем месте | — | 60 | мин. |
|
|
|
А структура фактических затрат времени руководителя выглядит следующим образом:
Таблица 4
Структура фактических суммарных затрат рабочего времени руководителя
| Наименование работ (перечень элементов затрат) | Шифр затрат | Всего за период наблюдения, мин | Удельный вес, % | |||
| Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам | 1А | 70 | 2,6% | |||
| Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета и т.п.) | 2А | 128 | 4,7% | |||
| Телефонные разговоры с покупателями | 3А | 102 | 3,8% | |||
| Другие деловые телефонные разговоры | 4А | 255 | 9,4% | |||
| Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков (заключение договоров, обсуждение условий договоров) | 5А | 80 | 3,0% | |||
| Разбор конфликтов с клиентами | 6А | 45 | 1,7% | |||
| Просмотр заявок-требований от покупателей | 7А | 35 | 1,3% | |||
| Нерегламентированные перерывы | 8А | 102 | 3,8% | |||
| Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.) | 9А | 323 | 11,9% | |||
| Контроль за заказами материалов (просмотр заявок) | 10А | 223 | 8,2% | |||
| Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов | 11А | 277 | 10,3% | |||
| Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) | 12А | 45 | 1,7% | |||
| Прием посетителей по деловым вопросам | 13А | 183 | 6,8% | |||
| Служебные разъезды (дорога) | 14А | 282 | 10,5% | |||
| Участие в совещаниях | 15А | 125 | 4,6% | |||
| Проведение семинаров с работниками | 16А | 40 | 1,5% | |||
| Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников | 17А | 15 | 0,6% | |||
| Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов | 18А | 140
| 5,2% | |||
| Обход помещений (рабочих мест) | 19А | 8 | 0,3% | |||
| Посещение различных учреждений по деловым вопросам | 20А | 132 | 4,9% | |||
| Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.) | 21А | 30 | 1,1% | |||
| Изучение специализированной периодической литературы и СМИ | 22А | 30 | 1,1% | |||
| Наведение порядка на рабочем месте | 23А | 30 | 1,1% | |||
| Итого: |
| 2700 | 100,0% |
Проведенный анализ показал, что удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах рабочего времени каждого дня руководителя равен:
Таблица 5
Удельный вес каждого вида затрат времени в день за первую неделю наблюдений
| Наименование работ (перечень элементов затрат) | День недели | ||||||
| пн | вт | ср | чт | пт | |||
| Удельный вес, % | |||||||
| Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам | 5,56 | 3,70 | 0,00 | 0,00 | 5,56 | ||
| Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета и т.п.) | 5,56 | 7,41 | 3,70 | 5,56 | 0,00 | ||
| Телефонные разговоры с покупателями | 5,56 | 2,78 | 4,63 | 0,00 | 2,78 | ||
| Другие деловые телефонные разговоры | 12,96 | 1,85 | 12,96 | 8,33 | 13,89 | ||
| Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков (заключение договоров, обсуждение условий договоров) | 2,78 | 2,78 | 5,56 | 0,00 | 11,11 | ||
| Разбор конфликтов с клиентами | 0,93 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 2,78 | ||
| Просмотр заявок-требований от покупателей | 4,63 | 0,00 | 8,33 | 0,00 | 0,00 | ||
| Нерегламентированные перерывы | 4,63 | 4,63 | 2,78 | 3,70 | 2,78 | ||
| Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.) | 12,96 | 12,96 | 12,96 | 12,04 | 12,04 | ||
| Контроль за заказами материалов (просмотр заявок) | 5,56 | 18,52 | 0,00 | 28,70 | 10,19 | ||
| Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов | 20,37 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 5,56 | ||
| Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) | 8,33 | 0,00 | 8,33 | 0,00 | 0,00 | ||
| Прием посетителей по деловым вопросам | 10,19 | 1,85 | 11,11 | 0,00 | 16,67 | ||
| Служебные разъезды (дорога) | 0,00 | 13,89 | 11,11 | 22,22 | 0,00 | ||
| Участие в совещаниях | 0,00 | 10,19 | 0,00 | 19,44 | 0,00 | ||
| Проведение семинаров с работниками | 0,00 | 5,56 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | ||
| Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников | 0,00 | 5,56 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | ||
| Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов | 0,00 | 8,33 | 0,00 | 0,00 | 16,67 | ||
| Обход помещений (рабочих мест) | 0,00
| 0,00 | 2,78 | 0,00 | 0,00 | ||
| Посещение различных учреждений по деловым вопросам | 0,00 | 0,00 | 15,74 | 0,00 | 0,00 | ||
| Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.) | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | ||
| Изучение специализированной периодической литературы и СМИ | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | ||
| Наведение порядка на рабочем месте | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | ||
2.3. Анализ работы и рабочего времени
Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат, используя шифры классификатора, приведенного в приложении:
где nij – затраты рабочего времени в j-й день наблюдения по i-му виду работ, мин.
Затем, необходимо определить удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах:
где N – общее время наблюдений, мин.
Для нахождения величины N используем формулу:
где Sj – количество часов, в течение которых в j-й день наблюдения не проводились, час.
В данном случае значение для всех 
. Тогда:
Т.к. наблюдения проводились 1 рабочую неделю (5 рабочих дней), то суммарный фонд времени составит 2700 минут (
).
Полученные таким образом данные заносятся в таблицу 6 «Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя». При этом расхождение фактических и плановых затрат времени будет положительным, если фактические затраты времени больше плановых, и отрицательным, если фактические затраты меньше плановых.
Графа 2 таблицы 6 заполняется на основании экспертного опроса о целесообразной структуре затрат рабочего времени руководителя за весь период наблюдения для данного специалиста с точки зрения задач и целей организации, стоящих перед руководителем данного учреждения. К сожалению, в данном конкретном случае, руководитель не имеет реальной возможности при составлении плана своего рабочего дня использовать «Золотого правила» (60х40) планирования. Поэтому план составлялся на 65% рабочего времени. Остальная часть фонда времени – период незапланированной активности. Оставшиеся 35% рабочего времени условно поделим на две части по 17,5%. Первая часть – период непредвиденной активности. Это резерв времени на превышение фактической продолжительности работ над плановыми значениями. Вторая часть – период спонтанной активности. Это резерв времени на выполнение работ, которые не были включены в план.
|
|
|
Таблица 6
Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя
| Наименование работ (перечень элементов затрат) | Шифр затрат | Плановые затраты времени (эксперт.), % | Фактические затраты времени, % | Δ(±) |
| Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам | 1А | 3% | 2,6% | 0,4% |
| Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета и т.п.) | 2А | 5% | 4,7% | 0,3% |
| Телефонные разговоры с покупателями | 3А | 4% | 3,8% | 0,2% |
| Другие деловые телефонные разговоры | 4А | 8% | 9,4% | -1,4% |
| Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков (заключение договоров, обсуждение условий договоров) | 5А | 3% | 3,0% | 0,0% |
| Разбор конфликтов с клиентами | 6А | 0% | 1,7% | -1,7% |
| Просмотр заявок-требований от покупателей | 7А | 1% | 1,3% | -0,3% |
| Нерегламентированные перерывы | 8А | 0% | 3,8% | -3,8% |
| Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.) | 9А | 13% | 11,9% | 1,1% |
| Контроль за заказами материалов (просмотр заявок) | 10А | 7% | 8,2% | -1,2% |
| Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов | 11А | 3% | 10,3% | -7,3% |
| Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) | 12А | 1% | 1,7% | -0,7% |
| Прием посетителей по деловым вопросам | 13А | 5% | 6,8% | -1,8% |
| Служебные разъезды (дорога) | 14А | 2% | 10,5% | -8,5% |
| Участие в совещаниях | 15А | 2% | 4,6% | -2,6% |
| Проведение семинаров с работниками | 16А | 1% | 1,5% | -0,5% |
| Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников | 17А | 1% | 1% | 0% |
| Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов | 18А | 4% | 5,2% | -1,2% |
| Обход помещений (рабочих мест) | 19А | 1% | 0,3% | 0,7% |
| Посещение различных учреждений по деловым вопросам | 20А | 0% | 4,9% | -4,9% |
| Общественная работа (обсуждение с профсоюзом различных вопросов, проведение субботников и т.п.) | 21А | 1% | 1,1% | -0,1% |
| Изучение специализированной периодической литературы и СМИ | 22А | 0% | 1,1% | -1,1% |
| Наведение порядка на рабочем месте | 23А | 1% | 1,1% | -0,1% |
| Резерв на непредвиденное превышение плановых затрат: |
| 17,5% | 0% | 17,5% |
| Резерв на управленческую деятельность: |
| 17,5% | 0% | 17,5% |
| Итого: |
| 100% | 100% | 0% |
Для оценки уровня организации труда могут использоваться такие показатели, как структура затрат, использование фонда рабочего времени, величина потерь и непроизводительных затрат и др. – отражающие как положительные стороны, так и существенные недостатки.
|
|
|
Для оценки результативности использования рабочего времени воспользуемся коэффициентом экстенсивности, рассчитываемым по формуле:
где П – регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.
Ф – фактический фонд рабочего времени, мин.
Таким образом, видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 645 мин., нерегламентированные перерывы составляют 205 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 2700 мин. Тогда:
Регламентированные перерывы в работе по принятому в организации нормативу составляют 70 мин. в день (50 мин. – на обед и 20 мин. – на отдых и личные надобности) или 350 мин. за весь период наблюдения. Таким образом, максимально возможное значение коэффициента экстенсивности составляет 0,87. Но фактические затраты времени на обед и отдых ниже нормативных (плановых) затрат, а также присутствуют затраты на нерегламентированные перерывы, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.
Далее определим показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам.
Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывается по формуле:
где ПР – потери рабочего времени, зависящие от исследователя, мин.
В данном случае, потери рабочего времени 50 минут. Тогда:
Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.
Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя, рассчитывается по формуле:
где ПО – потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, мин.
К потерям рабочего времени из-за нарушения режима работ можно отнести служебные перемещения (переход в другой отдел для распечатки документов или их копирования), связанные с недостаточным оснащением рабочего места необходимой оргтехникой, а также сбои в системе городского транспорта (из-за этого увеличились затраты времени на служебные разъезды на 120 минут (это относится к увеличению времени на те разъезды, которые были запланированы)). По данным таблицы 3 потери рабочего времени по причинам, независящим от исследователя, составляют 52 минут + 60 минут = 112 минут. Тогда коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя равен:
Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы не слишком велико, но указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени руководителя.
Коэффициент потерь рабочего времени на регламентные перерывы, рассчитывается по формуле:
где ОТ – время на отдых и личные надобности, мин.
В данном случае, из таблицы 3 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 323 мин., следовательно коэффициент потерь составляет:
В соответствии с нормативами организации на регламентированные перерывы должно отводиться 13% рабочего времени. Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени на регламентированные перерывы немного ниже нормативного, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.
Таким образом, на основании вычисленных коэффициентов можно говорить о том, что у данного руководителя происходит нарушение режима труда и отдыха, а также имеются затраты на нерегламентированные перерывы, которые могут рассматриваться в качестве резервов лучшего использования рабочего времени.
Степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости руководителя различными видами работ можно определить путем сравнения фактических затрат времени с плановыми. При этом рассчитаем коэффициент рациональности использования рабочего времени Кр по формуле:
где Уiф – фактический удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени;
Уiпл – плановый удельный вес i-го элемента затрат рабочего времени
Рассчитаем коэффициент рациональности использования рабочего времени основываясь на данных приведенных в таблице 7:
Таблица 7
Рациональность использования рабочего времени
| Наименование работ (перечень элементов затрат) | Шифр затрат | Плановые затраты времени (эксперт.), % | Фактические затраты времени, % | 
в долях
| 
|
| Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам | 1А | 3% | 2,6% | -0,004 | 0,004 |
| Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета и т.п.) | 2А | 5% | 4,7% | -0,003 | 0,003 |
| Телефонные разговоры с покупателями | 3А | 4% | 3,8% | -0,002 | 0,002 |
| Другие деловые телефонные разговоры | 4А | 8% | 9,4% | 0,014 | 0,014 |
| Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков (заключение договоров, обсуждение условий договоров) | 5А | 3% | 3,0% | 0,000 | 0,000 |
| Разбор конфликтов с клиентами | 7А | 1% | 1,3% | 0,003 | 0,003 |
| Просмотр заявок-требований от покупателей | 9А | 9% | 11,9% | 0,029 | 0,029 |
| Нерегламентированные перерывы | 10А | 7% | 8,2% | 0,012 | 0,012 |
| Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.) | 11А | 3% | 10,3% | 0,073 | 0,073 |
| Контроль за заказами материалов (просмотр заявок) | 12А | 1% | 1,7% | 0,007 | 0,007 |
| Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов | 13А | 5% | 6,8% | 0,018 | 0,018 |
| Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) | 14А | 2% | 10,5% | 0,085 | 0,085 |
| Прием посетителей по деловым вопросам | 15А | 2% | 4,6% | 0,026 | 0,026 |
| Служебные разъезды (дорога) | 16А | 1% | 1,5% | 0,005 | 0,005 |
| Участие в совещаниях | 17А | 1% | 1% | 0,000 | 0,000 |
| Проведение семинаров с работниками | 18А | 4% | 5,2% | 0,012 | 0,012 |
| Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников | 19А | 1% | 0,3% | -0,007 | 0,007 |
| Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов | 21А | 1% | 1,1% | 0,001 | 0,001 |
| Обход помещений (рабочих мест) | 23А | 1% | 1,1% | 0,001 | 0,001 |
| ИТОГО: | 0,30 | ||||
Нельзя сказать, что показатель Кр близок к единице. Можно сделать вывод, что руководителю необходимо более тщательно планировать свое время и следовать намеченному плану.
Общая оценка степени рациональности использования специалистом времени может быть представлена показателем, рассчитанным как произведение коэффициента экстенсивности (Кэ) и коэффициента рациональности (Кр). В данном случае этот показатель
равен:
Максимальная величина данного коэффициента при условии соблюдения режима труда и отдыха, установленного в организации, и стопроцентного следования плану равна 0,83. Фактическое значение данного коэффициента ниже нормативного, следовательно, руководитель нерационально использует рабочее время, в первую очередь не выполняя намеченный план.
Поскольку в план были включены не все выполненные работы, то расчитаем коэффициент, характеризующий затраты времени на выполнение работ, не включенных в план (КНП) и коэффициент, показывающий уровень затрат времени на выполнение работ, включенных в план (КВП).
КНП = НП= НП/Ф – П = 620/(5400-850)=0,136
КВП = 1 - КНП = 1 – 0,136 = 0,864
Коэффициент, характеризующий затраты времени на выполнение работ, не включенных в план (КНП) не велик, что говорит о том, что основная часть выполненных руководителем работ была включена в план.
Проанализируем затраты времени на выполнение работ, нашедших свое отражение в плане. В соответствии с принятой классификацией они распадаются на подготовительно-заключительной время, время оперативной (основной) работы и время обслуживания рабочего места. Затраты на подготовительно-заключительное время по оценке самого руководителя составляют около 2% от общего фонда времени, что соответствует нормативу, установленному в организации.
Время обслуживания рабочего места (ВОРМ), включающее затраты на наведение порядка на рабочем месте перед и после работы в структуре затрат времени составит:
Таким образом время обслуживания рабочего места составят 1,1% от общего фонда времени, что соответствует нормативу времени, отведенному на выполнение данных работ.
Время на выполнение оперативной работы (ВОР) – это все затраты времени, приходящиеся на выполнение работы, обусловленной должностной инструкцией (1933 минут) и общественной работы (30 минут).
Время на выполнение оперативной работы составляет 72,7% от общего фонда времени.
Исходя из полученных данных можно сделать вывод, что структура затрат рабочего времени специалиста достаточно рациональна.
Проанализируем затраты времени на выполнение работ, включенных в состав оперативной. По одной из принятых классификаций эти затраты делятся на время организационно-административной работы (КОА), время творческой работы (КТ), время формально-логической работы (КФЛ) и время исполнительской (технической) работы (КИ). По оценкам самого руководителя время его организационно-административной работы составляет около 53% (КОА = 1035/1963=0,527), время творческой работы – 12% (КТ =235/1963= 0,12), время формально-логической работы – 23% (КФЛ =454/1963= 0,231), а время исполнительской работы составляет примерно 13% всего времени оперативной работы (КИ =255/1963= 0,13).
Как мы видим, время на организационно-административную преобладает во времени всей оперативной работы, что является закономерным для руководителя. К сожалению, время творческой работы составляет достаточно малую часть в оперативном времени, что можно считать «минусом» в работе руководителя.
В целях проведения детального изучения труда и анализа структуры затрат рабочего времени в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной работы по следующим критериям:
1.необходимость выполнения работы;
2.оправданы ли затраты времени на ее выполнение;
3.целесообразность выполнения работы;
4.сознательно ли определен временной интервал для ее выполнения.
По данным критериям проанализируем каждую из работ соответствующего дня периода наблюдения. В процессе анализа определяется соответствует ли данная работа критерию или нет, в зависимости от этого формулируется ответ «да» или «нет».
По каждому их критериев определяется продолжительность работ, по которым получен ответ «нет», и общая продолжительность работ соответствующего дня.
Проводятся расчеты по следующим соотношениям:
где – 
суммарная продолжительность совокупности работ к-го дня наблюдений, по которым получен ответ «нет» при анализе по j-му критерию (j=1¸4), мин.;
åПДК – суммарная продолжительность работ к-го дня периода наблюдений, мин.
Если в результате анализа окажется, что более чем на 10% деятельность являлась необязательной, то можно сделать вывод о том, что специалист имеет больше проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.
Если по второму критерию фактические затраты времени отличаются от плановых более, чем на 10%, то будем считать затраты на выполнение такой работы не оправданными.
Если более чем в 10% случаев расход времени был велик, то особое внимание следует обратить на вопросы организации труда (технические приемы, самодисциплина и т.п.).
Если более чем в 10% случаев исполнение работ было нецелесообразным, то внимание специалиста должно быть обращено на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.
Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен случайно, то специалист испытывает трудности с составлением планов дня.
Результаты анализа приведены в таблице 8:
Таблица 8
Оценка затрат времени
| Наименование выполненной работы | Продолжи тельность данной работы | Критериальная оценка | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам | 80 | да | да | да | да |
| Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета и т.п.) | 120 | да | да | да | да |
| Телефонные разговоры с покупателями | 85 | да | да | да | да |
| Другие деловые телефонные разговоры | 270 | да | нет | да | да |
| Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков (заключение договоров, обсуждение условий договоров) | 120 | да | нет | да | да |
| Разбор конфликтов (с клиентами, между сотрудниками) | 20 | да | да | да | нет |
| Просмотр заявок-требований | 70 | да | нет | да | да |
| Нерегламентированные перерывы (личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), преждевременных уход с работы и др.) | 100 | нет | нет | нет | нет |
| Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.) | 340 | да | нет | да | да |
| Контроль за заказами (просмотр заявок) | 340 | да | нет | да | да |
| Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов | 140 | да | нет | да | да |
| Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) | 90 | да | нет | да | да |
| Прием посетителей по деловым вопросам | 215 | да | нет | да | да |
| Служебные разъезды (дорога) | 255 | да | нет | да | да |
| Участие в совещаниях | 160 | да | нет | да | да |
| Проведение семинаров с работниками | 30 | да | нет | да | да |
| Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников | 30 | да | да | да | да |
| Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов | 135 | да | нет | да | да |
| Обход помещений (рабочих мест) в целях обеспечения контроля | 15 | да | да | да | да |
| Посещение различных учреждений по деловым вопросам | 85 | да | да | да | нет |
Т.к. затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.
В план не вошли затраты времени руководителя на:
· Разбор конфликтов (с клиентами, между сотрудниками)
· Посещение различных учреждений по деловым вопросам.
Соответственно по этим видам затрат мы имеем отрицательную оценку по IV критерию.
А на следующие виды работ фактическое время их исполнения превысило плановое, и по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку:
Таблица 9
Фактическое превышение времени над плановым
| Фактическое время выполнения превысило плановое на | |
| Другие деловые телефонные разговоры | 17% |
| Переговоры с менеджерами фирм – поставщиков (заключение договоров, обсуждение условий договоров) | 38% |
| Просмотр заявок-требований | 14% |
| Контроль за заказами (просмотр заявок) | 47% |
| Подготовка отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов | 46% |
| Анализ кредиторской задолженности (работа со счетами фирм-поставщиков) | 67% |
| Прием посетителей по деловым вопросам | 42% |
| Служебные разъезды (дорога) | 76% |
| Участие в совещаниях | 66% |
| Обсуждение с заместителем (главным бухгалтером, начальниками отделов) деловых вопросов | 26% |
Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:
I = 100/2700 = 0,037 или 3,7%
II = (270+120+70+340+140+90+215+255+160+135+100)/2700 = 0,66 или 66%
III = 100/2700 = 0,037 или 3,7%
IV = (85+20)/2700 = 0,039 или 3,9%
Т.к. значения коэффициентов I, III, IV меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной, целесообразной с сознательно определенным временным интервалом. Но значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть, или же нашему руководителю необходимо уделить внимание вопросам организации труда (техническим приемам, самодисциплине, реальной оценке продолжительности той или иной работы).
Теперь проанализируем затраты времени на выполнение различных видов работ за весь период наблюдения. Для этого заполним таблицу 10 «Анализ затрат рабочего времени за весь период наблюдений», где наглядно покажем необходимое сокращение затрат рабочего времени по каждому элементу затрат в процентном отношении к фактическим затратам рабочего времени на данную работу.
Таблица 10
Анализ затрат рабочего времени за весь период наблюдений
| Наименование работ (перечень элементов затрат) | Индекс (шифр затрат) | Продолжительность работ, всего | В том числе | ||||
| Сократить нельзя | Можно сократить или исключить | ||||||
| мин. | % к итогу | мин. | % к продолжительности данной работы | мин. | % к продолжительности данной работы | ||
| Оперативное совещание с начальниками отделов по текущим вопросам | 1А | 70 | 2,6% | 70 | 100,0% | 0 | 0,0% |
| Визирование бухгалтерских документов (платежные поручения в банк, счета и т.п.) | 2А | 128 | 4,7% | 128 | 100,0% | 0 | 0,0% |
| Телефонные разговоры с покупателями | 3А | 102 | 3,8% | 100 | 97,6% | 2 | 2,4% |
| Другие деловые телефонные разговоры | 4А | 255 | 9,4% | 225 | 88,2% | 30 | 11,8% |
Переговоры с менеджерами фирм
Воспользуйтесь поиском по сайту:  ©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...
|
|||||||