 |
Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени и меры по их преодолению
|
|
|
|
В результате проведенного анализа были выявлены некоторые моменты, мешающие эффективной организации работы руководителя. Причинами этого могут служить как факторы внешней среды, так и факторы внутренней среды организации и психологические факторы личности самого руководителя.
К наиболее значительным факторам внешней среды можно отнести проблемы с транспортом из-за которых возникают большие затраты на служебные разъезды, а так же ожидания в очередях.
Из факторов внутренних факторов организации можно выделить следующие:
· получение срочных заданий (указаний, распоряжений) от вышестоящего руководства (вызов на срочные совещания, задания и т.п.), что приводит к спонтанному изменению планов
· избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых форм и материалов
· нерациональное техническое оснащение рабочих мест, что приводит к необходимости перехода в те отделы, где есть в наличии необходимая оргтехника
· большое количество служебных разговоров по телефону, прерывающих процесс работы
Со стороны личностных и психологических характеристик руководителя могут проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени:
· медлительность в действиях;
· отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости;
· повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;
· распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них до конца и другие факторы.
На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени, были выявлены следующие:
|
|
|
1. Нерациональное планирование (продолжительность 148 мин.) Об этом виде помех говорит, например, то, что затраты времени на некоторые из обязанностей меньше плановых то есть, что данные дела выполняются в недостаточном объеме либо неправильно рассчитано плановое время на их выполнение. А на некоторые виды работ затраты времени, наоборот, неоправданно высоки.
Возможными причинами потерь могут являться:
· ориентация на действия, а не на достижение цели, что ведет к возникновению авралов
· отсутствие приоритетов выполнения работ в течение дня
· отсутствие каждодневного планирования рабочего дня и сбивание графика работы
· игнорирование нормативов режимов труда и отдыха
Для устранения данных помех можно предложить меры по их устранению:
· выполнение работ пропорционально их стратегической значимости (срочности и важности);
· ведение предварительного планирования рабочего дня;
· ведение дневника рабочего времени
· изучение и использование нормативов режимов труда и отдыха, установленных в организации.
2. Работа в условиях кризиса, например, время, потраченное на ожидание в очередях, ожидание согласования решений, время на ремонт оборудования, повторная подготовка решений и т.д. Продолжительность 93 мин.
Возможными причинами данных помех могут быть:
· нереалистичная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ
· ориентация на проблему
· сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с партнерами и коллегами (подчиненными)
· неполадки в работе имеющейся оргтехники, замедляющее процесс работы
· недостаточное количество необходимой оргтехники на данном рабочем месте, что приводит к необходимости служебных перемещений вследствие нехватки оргтехники
Мерами по устранению данных помех могут являться:
· реалистичное планирование затрат рабочего времени
|
|
|
· ориентация на имеющиеся возможности
· делегирование полномочий
· проведение анализа потребностей в оборудовании для организации рабочих мест
· закупка дополнительных единиц оргтехники
3. Обычные дела и «текучка». Сюда относятся, личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), контакты с коллегами в рабочее время и т.д. Продолжительность 102.
Возможными причинами потерь времени можно назвать:
· отсутствие планирования
· перенесение важных дел на более поздний срок
· стремление пообщаться (посочувствовать) с коллегами (подчиненными) из-за отзывчивости или несоблюдения субординации между руководителем и подчиненными
· отсутствие самодисциплины
· прерывание работы телефонными звонками
Меры по устранению потерь времени могут стать:
· ставить цели и стремится к их достижению
· расстановка приоритетов работ
· самодисциплина
· формализация отношений с коллегами и подчиненными (соблюдение субординации)
4. Транспортные затраты времени (на служебные разъезды). Продолжительность 57 мин.
Возможными причинами потерь времени можно назвать:
· неверный расчет затрат времени на служебные разъезды
· сбои в работе общественного транспорта
Мерой по построению данных потерь времени может стать использование служебного транспорта.
Проведенные в данной работе исследования по использованию рабочего времени руководителем приводят нас к выводу, что данный процесс построен не рационально. Поэтому возникает вопрос об его усовершенствовании.
В организации работы руководителя можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех работ по должностной инструкции.
Но было выявлено, что руководитель тратит меньше времени, чем он запланировал на оперативные совещания с начальниками отделов по текущим вопросам. Причиной этому может быть или демократичный стиль управления, или уверенностью руководителя в самостоятельности и компетентности починенных в вопросах выполнения заданий и служебных обязанностей.
Так же руководитель не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности его работы.
|
|
|
Остальные виды затрат рабочего времени руководителя также нуждаются в корректировке.
Для этого необходимо проработать внутренние установки.
§ Рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;
§ Исключить вмешиваться в чужие проблемы и обязанности при невыполнении собственных
§ Добиться улучшения взаимодействия с подчиненными. коллегами и вышестоящим руководством
§ ориентироваться на долгосрочные цели
§ научиться расставлять приоритеты работ
§ Повысить самодисциплину.
Таким образом был составлен план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени.
План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени включает:
1. Планирование рабочего времени
Мероприятия по улучшению использования рабочего времени включают:
· Составление плана в письменной форме
· Последовательное планирование рабочего дня
· Использование метода «Альпы»
· Использование дневника рабочего времени
· Согласование долгосрочных целей с вышестоящим руководством и подчиненными
· Улучшить техническое оснащение рабочих мест
· Улучшить взаимодействие с подчиненными (заместителями)
В целях улучшения использования рабочего времени можно предложить следующие меры:
а) в течении короткого времени:
· Овладеть знаниями и навыкам составления дневного плана.
· Доведение до сотрудников сведений о нормативах труда и отдыха в организации
· Произвести замену устаревшей техники и/или отремонтировать (модернизировать) имеющуюся
б) в течение года
· Овладеть знаниями и навыкам составления долгосрочных планов
· Овладение различными методиками планирования
· Проведение исследований по анализу утомляемости сотрудников для уточнения нормативов труда и отдыха в организации
· Провести анализ потребности сотрудников в оргтехнике
|
|
|
· В соответствии с результатом анализа осуществить закупку и ремонт (модернизацию) необходимой оргтехники.
2. Факторы помех
· Бумажная работа
· Телефон
· вызовы на срочные совещания к вышестоящему руководству
· Помехи в работе общественного транспорта
· Личные разговоры с сотрудниками
· Личные разговоры по телефону
· Нерегламентированные перерывы на чай, кофе и т.п.
В целях улучшения использования рабочего времени можно предложить следующие меры:
а) в течении короткого времени:
· Проведение структуризации необходимой работы.
· Снижение доли «текучки» и отказ от незапланированной работы.
· Организация делегирования части работ
· Организация временного служебного транспорта
· Улучшение самодисциплины
б) в течение года
· Улучшение (автоматизация) системы документооборота
· Организация постоянного служебного транспорта.
Промежуточный контроль за выполнением указанных мер необходимо проводить в конце каждого рабочего дня. Итоговый контроль проводиться после выполнения задания.
|
|
|
