 |
1.5 Анализ организации документооборота АО «Раменский водоканал»
|
|
|
|
Проведем анализ организации документооборота в АО «Раменский водоканал».
Основным нормативным документом по делопроизводству в АО «Раменский водоканал» является инструкция по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля заих исполнением.
Инструкция по делопроизводству имеет следующую структуру:
1. Общие положения;
2. Правила подготовки и оформления документов;
3. Требования к реквизитам документов;
4. Организация документооборота.
Инструкция по делопроизводству необходима любой организации, учреждению или предприятию, потому что именно она устанавливает единые требования, для всех сотрудников данного учреждения и всех подведомственных, к подготовке, обработке, хранению и использованию документов в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
Абсолютно вся документация поступает в общий отдел, а потом уже расформировывается по другим подразделениям.
Обработка входящих, исходящих документов, обращений граждан, а также организационно-распорядительных документов, редактирование проектов приказов, распоряжений, контроль исполнения, координация работы с документами и контроль должна также осуществляться благодаря инструкции.
В АО «Раменский водоканал» движение документов с момента их создания, поступления, исполнения и формирования в дело образует документооборот, состоящий из четырех видов документопотоков:
1. Входящие документы.
2. Исходящие документы.
3. Внутренние документы.
4. Организационно- распорядительные документы.
|
|
|
Внутренние документы наименее регламентированы, они создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в рамках компании. К такому потоку относятся:
- внутренняя переписка (служебные, докладные, объяснительные, пояснительные, справки и т. п. );
- протоколы, акты, плановые и отчетные документы, учетная документация;
- доверенности;
- договоры;
- положения;
- правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
- инструкции и регламенты.
Приказами по основной деятельности и личному составу оформляются индивидуальные правовые предписания по организационным и кадровым вопросам деятельности учреждения. Оформление в виде писем и телеграмм, нормативных правовых актов и предписаний не допускается.
Приказ должен содержать достоверную информацию и соответствовать действующим законодательным актам, по своей форме и содержанию. Различные толкования в приказе не допускаются. Приказ необходимо тщательно редактировать.
Проекты приказов по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, отпусках) оформляются только отделом кадров. Проекты приказов (распоряжений) по личному составу представляются на подпись руководителю или лицу, временно исполняющему его обязанности.
Служебные письма, направляемые в другие подведомственные учреждения, содержащие поручения, методические рекомендации подписывают руководитель или его заместители, курирующие соответствующие направления деятельности.
Доставка входящей документации может осуществляться различными способами. В управление АО «Раменский водоканал» документы доставляются курьером, почтовой связью, факсом, самым популярным видом доставки входящих документов является электронная почта.
В АО «Раменский водоканал» существует предварительная проверка входящей документации. Документы, поступившие посредством почтовой связи РФ, курьерской почтой первоначально рассматриваются делопроизводителем отдела. На данном этапе он проверяет соответствие адреса и вскрывает те конверты, которые не имеют отметку «лично». Документы, на которых проставлена указанная пометка, доставляются в запечатанном виде адресату.
|
|
|
После обработки всей поступившей документации делопроизводитель передает документы с пометкой «лично» секретарю, и секретарь уже проверяет все переданные документы и ставит их на учет и контроль. Далее делопроизводитель анализирует и обрабатывает все документы, выявляет, направлялся ли документ ранее; наличие или отсутствие приложений, виз согласования, затем регистрирует каждый документ в журнале для регистрации входящей документации.
Ниже в таблице 6 представлен пример формы журнала регистрации входящей документации в АО «Раменский водоканал».
Таблица 6
Пример формы журнала регистрации входящей документации в АО «Раменский водоканал»
| № п/п, дата поступления | Краткое содержание документа | Кому направлен (исполнитель) | Срок исполнения | Исполнитель | Контроль исполнения |
Примечание: источник – данные организации
В АО «Раменский водоканал» каждый вид документа регистрируется отдельно (входящий – в журнале для входящей документации, внутренний – в журнале регистрации внутренней документации). Финансовые документы (счета-фактуры, уведомления налоговых служб) и бухгалтерская отчетность, должны регистрироваться в структурных подразделениях. Реквизит «регистрационный номер» оформляется секретарем в зависимости от адресата (откуда или от кого поступил документ). Факт регистрации подтверждается штампом, в него от руки вписывается дата, регистрационный номер, индекс и количество листов. Факсимильные сообщения регистрируются в специальном журнале.
Исходящая документация состоит из документов, которые создаются в АО «Раменский водоканал» и отправляются за его пределы. Обработка документов, которые отправляются, в другую организацию состоит из определенных этапов:
1. Проверка правильности оформления проекта документа секретарем.
2. Подписание руководителем.
|
|
|
3. Регистрация документа.
4. Отправка документа адресату.
5. Подшивка копии документа в дело.
Пример формы журнала регистрации исходящей документации в АО «Раменский водоканал» представлен в таблице 7.
Таблица 7
Пример формы журнала регистрации исходящей документации в АО «Раменский водоканал»
| Код подразделения/порядковый номер | Дата документа | Адрес, наименование организации | Краткое содержание | Исполнитель | Сведения об отправке документа |
Примечание: источник – данные организации
Немаловажную роль в построении правильного документооборота играет график документооборота. В соответствии с порядком и сроками, которые в нем установлены, производится создание и обработка документов. Он составляется в виде перечня или схемы работ, которые выполняются каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для каждой организации график должен разрабатываться с учетом ее конкретных особенностей: размера, вида деятельности, структуры управления и т. п.
Все распорядительные документы формируются по видам и дате. Приказы по личному составу и основной деятельности группируются отдельно. Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, группируются вместе с указанными документами. Протоколы группируются в дела по номерам и в хронологическом порядке. Переписку группируют за определенный период и составляют хронологическую последовательность.
Все дела и документы в АО «Раменский водоканал» хранятся на специальных полках, располагаются по возрастанию в соответствии с номенклатурой дел. Для наиболее удобного поиска на корешках обложек дел указывают индексы по номенклатуре дел.
Учреждение постепенно только начинает внедрять систему электронного документооборота. Все архивные документы, находящиеся в учреждении, начинают переводить в электронный вариант, создавая электронное хранилище. Электронный архив является файловой системой, предназначенной для хранения электронных документов. Его основные функции предполагают:
|
|
|
- надежное хранение;
- удобство в пользовании;
- высокая скорость поиска документов;
- конфиденциальность;
- разграничение доступа для пользователей.
Хранилища данных и электронные архивы строятся по определенному принципу: документы в них находятся в неструктурированном виде, а просто как текстовые, графические файлы и электронные таблицы, которые в свою очередь сопровождаются карточкой документа со структурированным описанием.
Проанализируем документооборот АО «Раменского водоканала» в период 2018-2019 гг. в таблице 8.
Таблица 8
Структура документооборота АО «Раменский водоканал», 2018-2019 гг.
| Количество документов, шт. | 2018 г. | 2019 г. | Отклонение, (+/-) |
| Исходящие | |||
| Входящие | |||
| Внутренние |
Примечание: источник – собственная разработка на основании данных организации
Согласно данным таблицы 8 наблюдается тенденция роста документации всех видов: исходящей, входящей и внутренней. Наглядно динамика документооборота в АО «Раменский водоканал» в период 2018-2019 гг. представлена на (рис. 3).
Рис. 3. –Динамика документооборота в АО «Раменский водоканал», 2018-2019 гг.
Примечание: источник – собственная разработка на основании данных организации
Далее следует рассмотреть структуру документооборота по видам документов за 2018-2019 гг. в АО «Раменский водоканал» на (рис. 4 – 5).
Рис. 4. - Структура документооборота в АО «Раменский водоканал», 2018 г.
Примечание: источник – собственная разработка на основании данных организации
Как видно из (рис. 4), в 2018 г. 81, 94% документооборота составили исходящие документы, 14, 34%– входящие документы и 3, 71%– внутренние документы.
Общий годовой документооборот в АО «Раменский водоканал» в 2019 г. составил 830891 документ. Структура документооборота представлена на (рис. 5).
Рис. 5–Структура документооборота в АО «Раменский водоканал», 2019 г.
Примечание: источник – собственная разработка на основании данных организации
Как видно из рисунка 5, в 2019 г. 77, 92% документооборота составили исходящие документы, 16, 31% – входящие документы и 5, 77%– внутренние документы.
Следует отметить, что при анализе регистрации документов АО «Раменский водоканал» была выявлено, что в организации в основном документы хранятся в виде архива, и только постепенно происходит переход на электронное хранение документов, а, следовательно, сам процесс документооборота происходит с низкой эффективностью.
|
|
|
