 |
Инструкция по делопроизводству, нормативная и методическая база разработки инструкции по делопроизводству.
|
|
|
|
ЕГСД установила, что «инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении (группе учреждений) с учетом условий и специфики его деятельности. К инструкции по делопроизводству прилагаются формы и образцы применяемых в учреждении документов, учетно-регистрационные формы (регистрационные карточки, номенклатуры дел, описи и т. п.), справочно-методический материал (классификаторы документов; перечень документов, не подлежащих регистрации; схемы документооборота и т.д.).
Из данного определения необходимо уяснить, что инструкция по делопроизводству:
o это нормативный документ или локальный нормативный акт, обязательный для применения всеми работниками фирмы;
o устанавливает правила документирования (состав документов и правила их оформления);
o устанавливает правила организации работы с документами (документооборот, регистрацию, контроль за сроками исполнения, составление и ведение номенклатуры дел, организацию текущего хранения документов, экспертизу ценности документов и передачу документов в архив организации);
o должна составляться с учетом специфики деятельности конкретной фирмы;
o должна содержать приложения (образцы бланков, организационно-распорядительных документов, регистрационных форм, перечень нерегистрируемых документов, формы номенклатуры дел, описи, акт о выделении дел к уничтожению и др.).
Структура инструкции
После ознакомления с вышеперечисленными документами секретарь приступает к составлению текста инструкции по делопроизводству. Он должен знать, что структура текста инструкции не регламентирована. Она состоит из разделов. По сложившейся практике текст инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения.
|
|
|
Раздел 1 «Общие положения» устанавливает:
§ сферу распространения инструкции, например: «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на организационно-распорядительные документы», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.;
§ наименование структурного подразделения или должность работника, отвечающего за ведение делопроизводства в организации;
§ правовую базу: здесь перечисляются правовые акты, нормативно-методические, организационные документы фирмы, послужившие основанием для разработки инструкции.
Далее надо поместить тематические разделы, в которых прописываются правила ведения делопроизводства в конкретной организации. Тематическими они названы условно и начинаются обычно со второго раздела.
Раздел 2 «Документирование деятельности организации» ( или «Состав и правила составления и оформления служебных документов»). В этом разделе прописывают:
§ виды и разновидности документов, используемых для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
§ общие правила подготовки и оформления документов;
§ правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
§ порядок изготовления и размножения документов;
§ правила оформления и заверения копий и приложений;
§ порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
§ порядок работы исполнителей с документами.
Содержание этого раздела может быть расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.
|
|
|
Раздел 3 «Документооборот» включает в себя:
§ порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
§ правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
§ основные инстанции движения документов;
§ порядок подготовки и отправки исходящих документов; порядок учета объема документооборота.
В разделе 3 «Регистрация документов» устанавливается: порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов; формы и методы регистрации; правила индексации документов.
Раздел 4 «Организация справочной работы» включает:
§ принципы построения информационно-справочной работы в организации;
§ описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
§ порядок систематизации и классификации справочной информации;
§ технологию информационно-поисковой работы.
В разделе 5 «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:
§ категории документов, подлежащих обязательному контролю;
§ порядок их постановки на контроль;
§ технологии контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
§ обязанности исполнителей;
§ типовые сроки исполнения;
§ порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
§ порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.
Раздел 6 «Оперативное хранение документов» устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов, а также содержит:
§ правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации;
§ правила формирования в дела отдельных категорий документов;
§ порядок разработки и использования номенклатуры дел;
§ порядок систематизации и индексации дел.
В раздел 7 «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:
§ порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения или уничтожения);
§ правила подготовки дел к хранению;
§ требования к описанию и оформлению дел;
§ порядок передачи дел в архив.
Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут быть разделы, посвященные работе с обращениями граждан и документами с ограниченной сферой распространения, техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).
|
|
|
К инструкции обязательно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложении помещают образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, оттиски печатей и штампов, схемы документопотоков, регистрационные формы, формы номенклатуры дел и др.
|
|
|
