 |
Протокол заседания, виды протоколов, составление и оформление.
|
|
|
|
Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях.
Обязательно протокол ведётся на собраниях, конференциях, семинарах, совещаниях.
Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь. Протокол должен быть оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.
Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты:
- наименование организации,
- наименование вида документа (протокол),
- дата и номер протокола,
- место составления протокола,
- заголовок к тексту,
- текст,
- подписи.
Нумерация протоколов собраний, заседаний профсоюзного комитета ведётся в пределах календарного года. Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы: кто руководит проведением протоколируемого мероприятия; кто вёл протокол; кто присутствовал; кто был приглашён; какие вопросы обсуждались.
Основная часть текста протокола излагается в соответствии с вопросами повестки дня. Построение каждого вопроса осуществляется по схеме: Слушали – выступили – постановили (решили).
Система информационно-справочной документации, назначение и видовой состав документов.
Информационно-справочные документы, назначение которых – передача сведений, на основании которых принимаются управленческие решения для осуществления производственно-хозяйственной деятельности компании.
|
|
|
Всю документацию информационно-справочного характера подразделяют на три блока:
Входящая, в том числе информационные письма и отчеты от вышестоящих, дочерних организаций и обособленных подразделений, документы от остальных организаций, заявления и предложения граждан.
Исходящая, в том числе отчеты о выполнении и ответы на запросы от внешних респондентов, инициативные и информационные документы, разработанные в организации.
Внутренняя, в том числе служебная переписка, а также акты, отчеты, протоколы, сопровождающие и подтверждающие деятельность предприятия.
виды информационно-справочных документов:
- письма;
- докладные (служебные) и объяснительные записки;
- сводки;
- справки;
- акты;
-
телеграммы и телефонограммы.
Деловое письмо, разновидности деловых писем. Составление и оформление делового письма.
Деловые письма, в свою очередь, подразделяются на следующие виды:
Письмо-просьба.
В таком письме излагается какая-либо просьба, при этом подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.
Сопроводительное письмо.
Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.
Письмо-сообщение.
В таком деловом письме дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.
Письмо-подтверждение.
Содержит сообщение о получении какого-либо отправления, о том, что ранее составленный документ остается в силе, подтверждает факт либо действие.
Письмо-напоминание.
|
|
|
Такое письмо направляется в тех случаях, когда нет возможности получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминании о выполнении действия и меры, которая будет принята в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.
Письмо-приглашение.
Пишется в том случае, когда одна организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие. В таком деловом письме необходимо указывать время, место и дату проведения мероприятия.
Письмо-благодарность.
В данном виде делового письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.
Гарантийное письмо.
Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.
Коммерческие письма, в свою очередь, подразделяются на следующие виды:
Запрос - обращение лица, желающего заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара; условия; условия платежа; количество и качество товара.
Оферта и ответ на нее. В таком письме обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). А в ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.
Письмо-претензия (рекламация) и ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества или количества товаров, сроков поставки и т.п.
|
|
|
