Перечни документов со сроками хранения, их применение в делопроизводстве.

Перечень документов со сроками хранения - это систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения

Таким образом определяется преемственность между делопроизводством и архивом, основанная на методическом и технологическом единстве работы с документом. Основными нормативными и справочными пособиями, реализующими принцип преемственности, являются перечни документов со сроками хранения. Их применяют при проведении экспертизы ценности в делопроизводстве, в архивах организации, в государственных и муниципальных архивах. А ценность документов, как известно, выражается в настоящее время в сроке их хранения.

Перечни документов со сроками хранения помогают:

- систематизировать документальный фонд организации по её функциям и направлениям деятельности при разработке номенклатур дел и других классификаторов;  

- выявлять значение тех или иных видов документов для деятельности организации и осуществлять их отбор на архивное хранение или выделение к уничтожению; -применять по отношению к конкретным документам организации типовые/унифицированные, нормативно установленные сроки хранения;

- определять конкретные сроки хранения разновидностей документов, образовавшихся в деятельности организации, применяя к ним срок, установленный в перечне по отношению к категории или виду документов;  

- соблюдать правила формирования документов в дела, т.е. не подшивать в одно дело документы с разными сроками хранения (если это дело – не досье); 

- обосновывать решения, принимаемые экспертными комиссиями (ЭК) организаций и экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) государственных и муниципальных архивов;  

- обеспечивать сохранность документов и качественное формирование архивного фонда организации и в конечном итоге -качественное пополнение Архивного фонда Российской Федерации. 

Нормативный характер перечней означает, что срок хранения соответствующих перечню документов, является определяющим при отборе на хранение или уничтожение возникших в деятельности конкретной организации управленческих документов. Снижение сроков хранения, установленных перечнями, запрещается. А решение об увеличении сроков хранения, которое обуславливается особенностями деятельности организации, принимается организацией самостоятельно. Это решение имеет право принять экспертная комиссия организации, оно закрепляется протоколом её заседания и утверждается первым руководителем.

Перечень документов со сроками хранения может включать документы, которые образуются при документировании управленческих функций (как общих, так и специальных, присущих конкретному направлению или виду деятельности), выполняемых организациями независимо от их уровня и масштаба деятельности и формы собственности.

Перечень, в котором закрепляются нормативные сроки хранения документов, возникающих при документировании общих для всех или большинства организаций, т.е. однотипных функций, является перечнем типовых документов (типовым), имеющим обязательный характер.

Перечень, закрепляющий сроки хранения документов, возникающих в деятельности однотипных, однородных организаций (например, акционерных обществ), является примерным перечнем, имеющим рекомендательный характер.

Перечень, в который включены документы, отражающие специфические функции организаций, виды и направления их деятельности, документы отрасли, относится к ведомственным перечням.

Практикам делопроизводства известны действующие в настоящее время Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – Перечень ТУД) и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; далее – Перечень НТД).

Ведомственные перечни документов со сроками хранения должны разрабатывать в основном федеральные органы исполнительной власти (ФОИВ), учитывая специфику функций, услуг, видов и разновидностей документов, образующихся в процессе их деятельности и в деятельности подведомственных им организаций. Приказом Росархива от 29.04.2011 № 32 утверждены Методические указания по разработке ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, в которых упоминается база данных «Состав и сроки хранения документов, образующихся в деятельности организаций» (ведет ВНИИДАД). Эта база данных при отсутствии времени, квалификации и других ресурсов в службах делопроизводства ФОИВ могла бы облегчить и существенно ускорить разработку ведомственных перечней, но, к сожалению, она до сих пор не зарегистрирована и не является открытой и доступной.

Ведомственные перечни могут использоваться и другими организациями в качестве справочников межотраслевого значения при определении сроков хранения документов, относящихся к специальных систем документации (налоговых, финансовых, медицинских и т.п.). Ведомственные перечни документов со сроками хранения, разработанные до 1991 г. также могут применяться в настоящее время в качестве справочников межотраслевого значения при условии подтверждения установленного срока решением экспертной комиссии организации.

Примерные перечни документов со сроками хранения в настоящее время активно разрабатываются архивными органами в субъектах Российской Федерации в процессе работы с организациями-источниками комплектования с целью правильного формирования и хранения соответствующих архивных фондов. 

Перечень как классификатор

Перечень как систематизированный список видов и категорий документов представляет собой классификатор, имеющий определенную схему построения, которая закрепляется в так называемой главной таблице. В зависимости от схемы классификации (схемы построения главной таблицы) перечни документов со сроками хранения разрабатываются как:

• перечни функционального типа, в главной таблице которых закрепляются направления деятельности и функции. Перечень ТУД построен по функциональному принципу и отражает однотипные общие и инфраструктурные функции независимо от направления деятельности организаций и их организационно-правовой формы;

• перечни производственно-отраслевого типа, в главной таблице которых закрепляются специальные направления деятельности организаций по отраслям. По такому принципу разрабатываются ведомственные перечни. В их классификационной схеме дополнительно может быть выделена звенность (звено перечня документов – организация (группа организаций), осуществляющих определенные направления деятельности (функции) в ведомстве, что связано с процессом выявления всех уровней управления организацией, отраслью, иерархией и схемой организационной структуры или схемой управления отраслью).

Помимо группы перечней документов со сроками хранения в архивном деле известна также и группа перечней документов, подлежащих постоянному хранению (например, справочное пособие ВНИИДАД «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов» (М., 1996)).