 |
Нормативные требования к информационным системам электронного документооборота.
|
|
|
|
СЭД должна быть масштабируемой и обеспечивать следующий рекомендуемый уровень производительности, надежности и защиты
2. Быстродействие: доступ к СЭД - не более 3 секунд;
3. доступ к карточке, создаваемой при регистрации документа и содержащей данные, описывающие контекст, содержание, структуру документа, действия, совершенные с документом в ходе подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, а также идентификационные данные - не более 5 секунд;
4. время простоя при сбоях и перезагрузке СЭД - не более 30 минут;
5. восстановление электронного документа из резервной копии - не более 30 минут;
6. автоматическое уведомление должностного лица, использующего СЭД о сбое в СЭД;
7. минимизация рисков потери электронных документов - не менее одной резервной копии электронных документов, хранящихся в СЭД
8. коэффициент надежности СЭД - не менее 0,98;
9. защищенность от несанкционированного доступа в случаях, когда в СЭД предусмотрена обработка служебной информации ограниченного распространения - не ниже класса 1Г;
10. объем базы данных для хранения электронных документов должен обеспечивать хранение всех электронных документов, обрабатываемых в ФОИВ за период не менее 5 лет.
Понятие «электронный документ», основные принципы организации работы с электронными документами в делопроизводстве.
Что такое «электронный
документ»?
это «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме» (ФЗ «Об электронной цифровой подписи» 2002)
документ — это «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»
«информационный ресурс» - «отдельные документы и отдельные массивы документов информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)».(Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации»,1995)
|
|
|
Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».
Принципы:
1. однократная регистрация документа
2. возможность параллельного выполнения операций – повышение оперативности их выполнения
3. непрерывность движения документа
4. единая база документной информации – исключение возможности дублирования документов
5. эффективно организованная система поиска документов
6. развитая система отчетности по различным статусам и атрибутам документов
В целом организация и технология управленческого документооборота (как бумажного, так и электронного) должны отвечать следующим требованиям:
- соответствие информации, содержащейся в документе, полномочиям субъекта управления (органа управления или должностного лица), который ее использует;
- регламентация доступа к информации и документам в соответствии с полномочиями должностных лиц — участников документооборота;
- целостность, аутентичность, достоверность и легитимность документов;
- обеспечение оперативности передачи и получения информации;
- оптимизация трудозатрат.
Сопоставление принципов традиционного бумажного и электронного документооборота
| Принципы традиционного бумажного документооборота | Принципы электронного документооборота |
| Понятие документооборота ограничивается движением документов в конкретной организации | Понятие электронного документооборота включает как внутренний, так и внешний документооборот |
| Разграничение технических и содержательных операций при работе с документами, отделение их в процессе работы | Стирание грани между техническими и содержательными операциями при подготовке документов и в процессе документооборота при использовании современных информационных технологий |
| Сосредоточение большей части формальных и технических операций с документами в делопроизводственной службе, а содержательных — в других подразделениях организации | Сотрудники организации (включая специалистов и руководителей) становятся непосредственными участниками электронного документооборота в рамках деловых и управленческих процессов |
| Прямоточность, т. е. сокращение возвратных перемещений документов в организации | Оптимизация деловых и управленческих процессов, маршрутизация документов в организации на основе корпоративных информационных технологий, возможность одновременной работы над электронным документом несколькими участниками документооборота |
| Отказ от регистрации большинства внутренних документов | Регистрация в СЭД всех основных категорий документов организации, в том числе внутренних, а также учет проектов документов и применение процедур электронного согласования |
| Однократная регистрация документов в организации | Однократная регистрация документов в СЭД (включая те случаи, когда к ней подключены подведомственные данной организации объекты или другие участники, объединенные корпоративным соглашением) |
| Централизация операций по регистрации, приему и отправке документов | Ведение единой регистрационной базы поступающих и отправляемых (входящих, исходящих и внутренних) документов с возможностью децентрализации приема документов, их регистрации и отправки |
| Делопроизводственная служба выполняет техническую работу и обслуживает руководство и другие подразделения организации | Документационная служба организует управление документацией и документооборотом в организации, выполняя при этом те задачи и виды работ с документами, которые требуют централизации |
|
|
|
|
|
|
