 |
Организация работы по уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
|
|
|
|
Основным нормативным документом для определения сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) (далее – Перечень).
В Перечень включены документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций организаций всех форм собственности.
Перечень построен по функциональному принципу и содержит разделы, отражающие основные направления деятельности организации:
• организационно-распорядительную и правовую деятельность;
• планирование, финансирование, учет и отчетность;
• кадровое обеспечение;
• трудовые отношения;
• материально-техническое обеспечение;
• административно-хозяйственные вопросы;
• социально-бытовые вопросы и др.
Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и по видам. В нем не содержится конкретных наименований документов, а даются их обобщенные наименования.
Сроки хранения документов, установленные Перечнем, обязательны для всех организаций, независимо от того, являются они источниками комплектования архивных учреждений или нет.
ПРО КОМИССИЮ КАК ДОП ИНФОРМАЦИЯ(СПЕЦ ДРКГОЙ ШРИФТ)
Деятельность экспертной комиссии
Для организации и проведения работы по отбору документов на дальнейшее хранение и уничтожение (если сроки их хранения истекли) в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
ЭК создается приказом руководителя. В ее состав включаются наиболее опытные квалифицированные специалисты организации, хорошо знающие состав и содержание документов, образующихся в деятельности структурных подразделений, способные определить значение и ценность информации, содержащейся в документах
|
|
|
В состав комиссии в обязательном порядке включается руководитель службы документационного обеспечения управления организации и заведующий архивом организации (или ответственный за архив). Комиссию, как правило, возглавляет один из заместителей руководителя организации, курирующий деятельность делопроизводственной службы и архива.
В своей работе ЭК руководствуется правовыми актами, нормативными документами, указаниями Федеральной архивной службы России (далее – Росархив) и учреждениями ее системы, расположенными в субъектах Российской Федерации, а также нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.
Деятельность ЭК регламентируется положением, которое разрабатывается на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2).
Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации. В необходимых случаях (если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива) решения комиссии утверждаются после их согласования с соответствующим архивным учреждением
Основными задачами экспертной комиссии являются:
организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел;
организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив[1].
Экспертная комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами выполняет следующие функции:
|
|
|
1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и уничтожения.
2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов организации и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических пособий по работе с документами (перечней дел со сроками хранения, номенклатур дел и т.п.);
3. Принимает решения, касающиеся установления сроков хранения документов и выделения их к уничтожению, и представляет:
● на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа (учреждения), а затем на утверждение руководителя своей организации – описи дел постоянного хранения; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, документов с отметкой «ЭПК» в типовом перечне, документов до 1945 г. включительно);
● на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа (учреждения), а затем на утверждение руководителя своей организации – сводную номенклатуру дел организации; описи дел по личному составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;
● на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа (учреждения) – предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных существующими перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
● на утверждение руководителя организации – акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
Экспертная комиссия имеет право в целях реализации возложенных на нее задач:
● в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатур дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов;
|
|
|
● запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;
● заслушивать на своих заседаниях доклады руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив, о причинах утраты документов;
● приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей других организаций;
● не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно работниками структурных подразделений совместно с экспертной комиссией под методическим руководством архива организации.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с Правилами работы архивов организаций.
Уничтожение архивных документов
После утверждения описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) по личному составу разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, сооветствующий утвержденным описям.
Порядок утверждения описей зависит от того, является ли организация источником комплектования государственного или муниципального архива.
В том случае, если документы организации отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации, описи утверждаются руководителем после утверждения и согласования их в установленном порядке экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа (учреждения).
|
|
|
Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то утверждение описей и акта о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению проводится руководителем организации без согласования с архивным органом (учреждением). В данном случае описи и акт согласовываются экспертной комиссией организации.
Хотелось бы подчеркнуть, что уничтожение дел с истекшими сроками хранения в организациях производится при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени[2]. Это означает, что если проведена научно-техническая обработка документов по 1995 год включительно, то уничтожены могут быть только документы с истекшими сроками хранения по 1995 год включительно. Документы за последующий период, начиная с 1996 года, уничтожать без упорядочения дел по личному составу запрещается, даже если сроки хранения их истекли согласно Перечню.
Документы, отобранные по Перечню к уничтожению, включаются в акт, который составляется по установленной форме.
Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.
Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы направляются для уничтожения на предприятия, занимающиеся утилизацией сырья, после чего в акте делается соответствующая запись (см. Приложение). К акту подшивается квитанция о сдаче документов на переработку.
В случае необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении документов в присутствии представителя организации.
|
|
|
