 |
Документооборот в структуре документационного обеспечения предприятия
|
|
|
|
Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности зависит от многих факторов. В их числе - умение юридически правильно, надлежащим образом представить информацию в письменном виде, т.е. правильно составить и оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любой организацией при работе с документами.
Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов и технологией работы с ними, называется делопроизводством (документоведением, документационным обеспечением управления).
Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без ее документирования, процесса создания, оформления исполнения и хранения исполненных документов. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, их структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.
С документированием связана деятельность всех сотрудников организации - от исполнителей до руководителей всех уровней и звеньев. Любые, сколь-нибудь важные для организации решения требуют документального оформления
В организации, любой организационно - правовой формы без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно - методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.
|
|
|
Нормативно - методическую базу делопроизводства составляют:
) законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
) указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;
) нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;
) государственные стандарты на документы;
) общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
) унифицированные системы документации;
) нормативно - правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством организаций и предприятий.
В нормативно - методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями и предприятиями, действующими на их территории [5].
Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения управления организаций и предприятий.
Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (с изм. и доп. от 10 января 2003 г.).
Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, таких как:
) порядок документирования информации;
) право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;
|
|
|
) категории информации по уровню доступа к ней;
) порядок правовой защиты информации [20].
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:
· документы, поступающие из других организаций (входящие);
· документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
· документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
Движение входящих документов включает:
· первичную обработку;
· предварительное рассмотрение;
· регистрацию;
· рассмотрение руководством;
· передачу на исполнение;
· исполнение;
· контроль за исполнением;
· списание исполненного документа в дело.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат, орготдел и т.п.), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель и др.) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
До настоящего времени во многих организациях документы поступают в виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций не принято вскрывать,их передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты вскрываются и, как правило, не сохраняются, не прилагаются к содержавшимся в них документам. Конверты целесообразно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов.
документооборот формирование дело технологический
|
|
|
