 |
Рекомендации по формированию дел в учреждении
|
|
|
|
Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.
На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение ВТ происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами.
Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.
Для такого учреждения как «ЦГиЭ в Тарском районе», имеющей разветвленную структуру и филиалы на отдельных территориях, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.
|
|
|
С вступлением в силу закона об электронной подписи [19], стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.
Учитывая территориальный разброс некоторых подразделений «ЦГиЭ в Тарском районе», создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.
В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:
· регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
· регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов [10];
· списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
· осуществление контроля за исполнением поручений;
· поиск документов [9, 12].
К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:
· на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой учреждения в этой области;
|
|
|
· какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в учреждении;
· какова организация распределения, хранения и обмена документами между отделами, эффективность сетевого взаимодействия;
· определиться с финансовыми затратами [12].
При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации [20].
Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив.
Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:
1. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
2. Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
. Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
. Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;
. Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты [6].
Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.
|
|
|
Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система «Дело» или «Босс-референт») также позволит:
· Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;
· При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает;
· Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.
Внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.
Заключение
В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.
|
|
|
Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.
Основной целью данной работы является анализ организации и технологии документационного обеспечения управления «ЦГиЭ в Тарском районе» и внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления.
Проведенный анализ нормативно-методической базы делопроизводства, законодательных актов субъектов РФ и правовых актов, принимаемых органами исполнительной власти субъектов РФ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания учреждения:
1. Следует разработать необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству.
2. Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:
· первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю);
· регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме);
· формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с главным врачом «ЦГиЭ в Тарском районе»);
· при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с с главным врачом «ЦГиЭ в Тарском районе»
3. Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством.
. Необходимо составить номенклатуры дел учреждения с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем [16].
|
|
|
. Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления.
. Необходимо приступить к созданию архива для документов учреждения.
. Необходимо перейти к автоматизированной системе делопроизводства. Первоначально обработка документов в «ЦГиЭ в Тарском районе» осуществлялась традиционным способом, но расширение организационной структуры, увеличение количества отделов и появление новых функций привело к поиску новых форм организации делопроизводственной службы и документооборота.
Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов учреждения позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания «ЦГиЭ в Тарском районе», значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для учреждения.
Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.
В целом, анализируя результаты организации делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.
Список используемой литературы
1. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. - 144 с.
2. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1998. №3. С. 19-23.
. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательство стандартов, М., 1998.
4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991, 75 с.
. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации/ Непогода А.В. Семченко П.А.-М: Омега-Л. 2008. - 506 с
6. Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 1998. №3. С. 24-29
7. Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1998. №1. С. 35-39
8. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 304 с.
9. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап // Делопроизводство 2000. №1. С. 41-46.
10. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000. №3. С. 33-39.
. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел - синтез» 2002 - 384 с.
. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М. ВНИИДАД, 1998 - 137 с.
. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 2002, 172 с.
14. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств, других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.
15. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М. 2008. - 304 с.
16. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ. учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. - М.:Мастерство, 2002. - 208 с.
. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. М., ВНИИДАД, 1998 - 73 с.
18. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. М., 2006.
19. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 №1-ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2.
. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (с изм. и доп. от 10 января 2003 г.)
|
|
|
