 |
Анализ системы формирования дел в ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе»
|
|
|
|
«Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе» (далее «ЦГиЭ в Тарском районе») является филиалом некоммерческой организацией федеральным государственным учреждением здравоохранения Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека.
Центр входит в единую федеральную централизованную систему органов и учреждений, осуществляющих государственный санитарно-эпидемиологический надзор.
Структура, задачи, функции, порядок деятельности «ЦГиЭ в Тарском районе» утверждаются Федеральной службой.
Структура «ЦГиЭ в Тарском районе» иерархическая.
Полное наименование:
· филиал федерального государственного учреждения здравоохранения «Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе».
Сокращенное наименование:
· Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе.
Центр создан на основании распоряжения Правительства Российской Федерации от 13 января 2005 года №23-р. как филиал областного «Центра гигиены и эпидемиологии в Омской области»
При осуществлении своей деятельности «ЦГиЭ в Тарском районе» руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, актами Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, актами Федеральной службы, а также Уставом учреждения.
Задачами «ЦГиЭ в Тарском районе» является профессиональное и иное обеспечение деятельности Территориального управления в пределах прав и полномочий, определенных Уставом.
|
|
|
Для решения предусмотренных Уставом задач «ЦГиЭ в Тарском районе» осуществляет следующие полномочия:
· обеспечивает деятельность Управления по осуществлению надзора и контроля при проведении проверок соблюдения и выполнения юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями и гражданами требований законодательства Российской Федерации в области обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения и в сфере защиты прав потребителей, правил продажи отдельных видов товаров, выполнения работ и оказания услуг;
· выполняет определяемый Управлением перечень и объем мероприятий и работ по обеспечению государственного санитарно-эпидемиологического надзора, контроля в сфере защиты прав потребителей и соблюдения правил продажи отдельных видов товаров, выполнения работ, оказания услуг;
· проводит на основании решения Управления необходимые для осуществления надзора и контроля исследования, испытания, измерения, экспертизы и иные виды оценок.
Центр имеет право осуществлять по договорам возмездного характера с гражданами, индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами определенные приносящие доход виды деятельности, не запрещенные законодательством Российской Федерации.
Филиал ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе»:
I. Оказывает консультативные услуги по вопросам:
· санитарно-эпидемиологического благополучия населения;
· организации проведения санитарно-эпидемиологических экспертиз;
· защиты прав потребителей;
· соблюдения правил продажи отдельных видов товаров, выполнения работ, оказания услуг;
II Проводит:
· лабораторные и инструментальные исследования, измерения, токсикологические, гигиенические и иные виды оценок;
· санитарно-эпидемиологические экспертизы, обследования, исследования, испытания, а также токсикологические, гигиенические и иных видов оценок с выдачей по их результатам экспертных заключений;
|
|
|
III Осуществляет:
· гигиеническое воспитание населения, обучение и аттестацию с гигиенической подготовкой работников организаций и индивидуальных предпринимателей в соответствии с законодательством Российской Федерации;
· оформление, выдачу и учет личных медицинских книжек работникам отдельных профессий, производств и организаций, деятельность которых связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения;
· оформление, выдачу и учет санитарных паспортов на транспортные средства, специально предназначенные или специально оборудованные для перевозок пищевых продуктов, медицинских иммунобиологических препаратов.
Анализ технологических процедур документооборота в «Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе» выявил сильные стороны:
· ведутся журналы входящих, исходящих и внутренних документов;
· внедряется программа электронного документооборота.
Однако наряду с эти существуют проблемы, перечислим их в порядке приоритетности:
· действует инструкция по делопроизводству старого образца;
· номенклатура дел составлена с нарушениями требований стандартов;
· инструкция предусматривает ведение единого архива, которого нет в учреждении;
· нет контроля за исполнением документов.
Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в «ЦГиЭ в Тарском районе» служба делопроизводства сложилась совсем недавно, и до этого никаких работ по разработке нормативных документов не проводились.
Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля заих исполнением.
Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления [4] и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ [18]. Утверждается инструкция главным врачом. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:
|
|
|
1. Общие положения
2. Документация организации
. Подготовка и оформление документов организации
. Организация документооборота
· Организация доставки документов
· Прием и обработка входящих документов
· Подготовка и обработка исходящих документов
· Движение внутренних документов
· Регистрация документов
· Информационно-справочная работа в организации
· Контроль исполнения документов
· Работа исполнителей с документами
· Учет количества документов
5. Систематизация и хранение документов
. Порядок подготовки документов к передаче в
архив организации
. Порядок передачи дел в архив организации
Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении №1.
Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.
Несмотря на то, что «ЦГиЭ в Тарском районе»существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2005 года. Документационное обеспечение управления в «ЦГиЭ в Тарском районе» осуществляется секретарем.
Организация работы с документами в учреждении включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело [3].
Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления учреждения.
В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ [4] установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в учреждении.
|
|
|
Документационное обеспечение - важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.
Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства учреждения документной информацией.
Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками учреждения. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами [12].
Под объемом документооборота учреждения понимается количество документов, полученных и созданных учреждением за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
В документационном обеспечении «ЦГиЭ в Тарском районе» выделяют три группы документов:
· документы, поступающие из других организаций (входящие);
· документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
· документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние)
Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы учреждения, подготовившей его [3]. Внутренние документы «ЦГиЭ в Тарском районе» по формам и назначению можно разделить на 3 группы:
· Организационные документы, которые регламентируют деятельность учреждения (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);
· Распорядительные документы, издаваемые главным врачом, его заместителями и руководителями структурных подразделений;
· Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).
Внутренние документы в учреждении оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название учреждения, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в учреждении при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.
|
|
|
Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники учреждения используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника учреждения другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование главного врача о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в «ЦГиЭ в Тарском районе»осуществляется централизованно секретарем.
При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.
Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:
· адрес отправителя;
· время отправки и получения документа;
· при поступлении личныхили доплатных документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату.
Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходяиз оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
На рассмотрение главного врача передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.
Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в деньих поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
После рассмотрения документов главный врач наносит резолюцию - распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль и вносит данные в журнал.
В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.
Отправляемые учреждением документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
· составление проекта документа исполнителем;
· проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
· согласование проекта документа;
· подписание документа руководителем (в необходимых случаях - утверждение);
· регистрация документа;
· отправка документа адресату;
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем. Главный врач вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю для регистрации.
Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:
· порядковый номер документа, включающий номер дела;
· адресат (корреспондент);
· краткое содержание или заголовок;
· отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
· исполнитель;
· примечание.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.
Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения» [4].
Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам «ЦГиЭ в Тарском районе», которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов [11].
Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам учреждения и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов учреждения.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам учреждения и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).
Для «ЦГиЭ в Тарском районе», как для учреждения медицинского профиля, характерна разветвленная структура, наличие лабораторий, находящихся в других районах области. Учитывая специфику учреждения, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарем, другая же в структурных подразделениях районов. Регистрация документов, поступивших на имя главного врача, производится однократно секретарем.
В «ЦГиЭ в Тарском районе» регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.
На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.
Регистрация входящих документов «ЦГиЭ в Тарском районе» осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов (рис. 3).
| № входящего документа | Дата поступления | Заголовок | Дата и № документа | Исполнитель | Кто принял |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Рис. 3. Форма регистрационного журнала для входящих документов
Резолюция главного врача вносится в базу документов, поставленных на контроль.
На исходящих документах «ЦГиЭ в Тарском районе» проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями [4]. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата.
Регистрация исходящих документов «ЦГиЭ в Тарском районе» ведется в журнале, содержащем следующие графы (рис. 4)
| Исходящий № | Дата документа | Заголовок | Адресат | Исполнитель | Примечания (кто принял документ) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Рис. 4. Форма регистрационного журнала для входящих документов
В «ЦГиЭ в Тарском районе» регистрацией внутренних документов занимается секретарь. Все внутренние документы (рис. 5), поступающие на имя главного врача, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь.
| Дата и номер поступления | Дата и номер документа | Структурное подразделение | Вид документа | Содержание | Исполнитель |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Рис. 5. Журнал регистрации внутренних документов
«ЦГиЭ в Тарском районе» имеет в своем составе несколько лабораторий: в Седельниковском районе, Муромцевском и Колосовском. Документы, поступающие из этих лабораторий, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.
При анализе регистрации документов «ЦГиЭ в Тарском районе» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов [3]. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах [18].
Практическая работа по контролю в «ЦГиЭ в Тарском районе»неосуществляется.
Для ведения контроля исполнения секретарь может использовать компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы (табл. 1).
Таблица 1. Контроль исполнения поручений
| № п/п | № док-та | Дата док-та | Вид док-та | Краткое содержание | Испол-нитель | Срок испол-нения | Ход испол-нения | Отметка о снятии с контроля |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Секретарем должны осуществляться следующие операции:
· формирование базы контролируемых документов;
· направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
· напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
· получение информации о ходе и результатах исполнения;
· занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;
· регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;
· снятие документов с контроля по указанию руководителя.
После указания главного врача о постановке документа на контроль секретарь должен просматреть его, поставить штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем занести номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.
Затем снимается копия для исполнителя и подшивается в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.
Типовые сроки исполнения документов «ЦГиЭ в Тарском районе», если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ. Индивидуальные сроки устанавливает главный врач.
Изменение срока исполнения производится только по указанию главного врача в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.
Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в компьютере. На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется.
Ежедневно секретарь должен учитывать и обобщать данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителями. В случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад главному врачу для принятия экстренных мер.
При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel. В настоящий момент существуют программы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел [13]. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.
Номенклатура дел - это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска [11].
Несмотря на то, что «ЦГиЭ в Тарском районе» существует несколько лет, номенклатура дел составлена не по требованиям стандартов.
При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов, Перечнем документов с указанием сроков хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.
Помимо этого используются положения о структурных подразделениях «ЦГиЭ в Тарском районе», штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.
В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:
· наименование организации;
· наименование структурного подразделения;
· название вида документа;
· место составления;
· на какой год;
· название разделов;
· гриф утверждения;
· гриф подписания.
Примерная номенклатура дел, разработанная для «ЦГиЭ в Тарском районе», представлена в приложении №2.
Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку [3].
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела [3]. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.
В «ЦГиЭ в Тарском районе» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (приказы, акты, контракты). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку реактивов, на оказание каких-либо услуг и т.д.
При формировании дел, секретарю «ЦГиЭ в Тарском районе» необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов [4].
Дела «ЦГиЭ в Тарском районе» подлежат оформлению приих заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке.
В зависимости от сроков хранения секретарем проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела [13].
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.) [13].
На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число [4]. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.
При изменении названия структурного подразделения «ЦГиЭ в Тарском районе» в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения [4].
В структуре «ЦГиЭ в Тарском районе» до настоящего момента отсутствует такое подразделение, как архив, но ведутся работы по его созданию. Дела хранятся в подразделениях. За сохранность документов в делах отвечают сотрудники структурных подразделений.
Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: экспертиза ценности документов - это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на государственное хранение. В своей деятельности комиссия руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов. Помимо федеральных нормативных актов деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов «ЦГиЭ в Тарском районе» должна регламентироваться Положением о комиссии. В «ЦГиЭ в Тарском районе» такое положение до настоящего момента отсутствовало, сейчас проводятся работы по его составлению.
Основным содержанием и результатом работы экспертной комиссии является рассмотрение, представляемых делопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения, описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения [2].
После утверждения номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов должны быть составлены акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь должен согласовать его с руководителем структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря и работника архива. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всего учреждения. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе [13]. Акт об уничтожении документов представлен в приложении №3.
Все лица, ответственные за делопроизводство в «ЦГиЭ в Тарском районе», обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.
|
|
|
