Методы и организация создания информационных систем и информационных технологий в управлении организацией

Для совершенствования процесса управления, а также его оптимизации создаются информационные системы. И информационные технологии.

В самом обобщенном виде информационная система - это набор связанных между собой компонентов, который собирает, обрабатывает, сохраняет и распространяет информацию для поддержки деятельности организации. На уровень информационных систем влияет два фактора:

.   Уровень научно-технического развития в организации, т.е. насколько современны используемые технологии;

.   Люди и существующая в организации культура.

Последний фактор является определяющим, поскольку именно от него будет зависеть первый. Действительно, усложнение информационных систем растет пропорционально росту формализации культуры и увеличению размера организации. Например, на малой фирме с ограниченным кругом задач где в ходу простые и неформальные отношения рядовых сотрудников с ее управляющими зачастую отсутствует потребность в сложных информационных системах. И наоборот, в больших организациях с сильно разветвленной структурой такие системы являются жизненной необходимостью. Основная задача информационной системы для менеджера - поддержка принятия решений и управление потоками входящей / исходящей информации.

Общая схема информационных систем:

Входные данные -> Обработка -> Конечная информация

В разряд информационных систем входят также и источники информации. Это могут быть различные справочники, разработки, в том числе и выполненные на лазерных дисках. Но самый большой объем данных может предоставить лишь глобальная сеть Интернет.

Существует множество разновидностей информационных систем

Рассмотрим эти системы подробнее.

Система поддержки финансовых операций(СПФО)

Данная система поддерживает ежедневные операции фирмы, так или иначе связанные с финансовыми вопросами. Это могут быть системы резервирования билетов, системы обработки чеков, системы обработки заказов. Все они помогают организации контролировать финансовые операции. Это самый старый тип информационных систем. Впервые они появились в конце 1950-х годов в бухгалтерских отделах крупных корпораций. Именно с них берет свое развитие индустрия информационных систем.

Вначале происходит некое событие. Это может быть запрос изресторана или оплаченная заявка на номер. Это событие вводится в компьютеркак «транзакция». Специальная программа анализирует эту транзакцию исравнивает ее со своими данными. В случае резервирования номера, этапрограмма проверяет наличие свободных мест в запрашиваемой гостинице. Программа обработки транзакций генерирует два типа ответа - она отсылаетсообщение на операторский терминал и распечатывает документы. В нашемслучае она выводит на экран сообщение о номерах, которые былизарезервированы и распечатывает подтверждение этого.       

Управленческие информационные системы (УИС)

Иначе эти системы можно назвать системами поддержки управления. Они регулярно создают структурированные и кратко изложенные отчеты о различных аспектах деятельности организации. УИС концептуально находятся выше систем поддержки финансовых операций. В их задачу входит не проведение различных операций, а их оценка и создание на ее основе отчета. Обычно УИС обрабатывают данные, «поставляемые» финансовыми системами. Пользователь передает запрос на создание сообщения системе поддержке управления. Она в свою очередь обрабатывает данные СПФО, структурируя ее и переформатируя, и затем выдает отчет. Эти отчеты могут быть отражены на дисплее или распечатаны. Некоторые системы поддержки управления могут генерировать отчеты в автоматическом режиме. Например, можно задать системе в конце каждого рабочего дня распечатывать отчеты о деятельности различных подразделений фирмы или же находить в процессе дня некоторые пиковые значения заранее определенных параметров

Системы поддержки принятия решений (СППР)

Классические теоретики менеджмента считали принятие решений одной из самых важных задач, которые стоят перед управленцем. Конечно, существуют и другие задачи, такие как формирование команды, лидерство, распространение информации. Но так или иначе, принятие решений остается важной частью управленческого процесса.

СППР - это интерактивные программы для помощи в принятии управленческих решений. Эти системы, в отличии от двух рассмотренных выше, не всегда поддерживают текущую работу. Чаще всего они создаются для решения какого-то определенного круга вопросов. Потребность в СППР возникает не регулярно, что также отличает ее от финансовых и управленческих систем. В своей работе, СППР создает сложные модели, на основе которых генерируются возможные решения проблемы.

Данные из СПФО и УИС, а также данные из других внешних источников вводятся в программы СППР. Система на основе этих данных создает некую модель. Пользователь непосредственно взаимодействует с

программой - вводит дополнительные данные, изменяет введенные раннее параметры. На выходе могут быть сгенерированны тексты решений, структурированные отчеты или графики. В качестве примера программ системы поддержки принятия решений можно привести различные электронные таблицы (например Excell), системы управления базами данных (СУБД), текстовые процессоры, статистические пакеты и т.д.