 |
Презентация в связях с общественностью
|
|
|
|
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине:
Теория и практика связей с общественностью
Анализ эффективности презентаций как специальных мероприятий в связях с общественностью
Омск 2007
Оглавление
Введение
Глава 1. Презентация как специальное мероприятие в связях с общественностью
1.1. Презентация в связях с общественностью
1.2. Понятие презентации
1.3. Виды презентаций
1.4 Основы подготовки и проведения презентаций
Глава 2. Анализ эффективности презентаций «Семинар Инсайт», «От паутины проблем к паутине всемирной», «MARS incorporated», СОАО «НСГ»
2.1. Критерии оценки презентации в связях с общественностью
2.2. Описание презентаций «Семинар Инсайт», «От паутины проблем к паутине всемирной», «MARS incorporated», СОАО «НСГ»
2.3. Оценка эффективности презентаций «Семинар Инсайт», «От паутины проблем к паутине всемирной», «MARS incorporated», СОАО «НСГ»
2.4. Рекомендации по совершенствованию процесса подготовки и проведения презентаций в связях с общественностью
Заключение
Список литературы
Введение
Презентации – широко распространенный тип мероприятия, устраиваемого с самыми различными целями и применяемого в разных сферах, вызывающая особый интерес, поскольку располагает простором для интересных и нестандартных решений. В настоящее время различные организации часто проводят презентации, поэтому оценка эффективности такого типа мероприятия является актуальной.
В связях с общественностью презентация проводится в целях управления общественными отношениями. Центральной темой выступает образ фирмы или организации. От проведения презентации зависит достижение поставленных задач, ее результат. Поэтому важно организовать и провести презентацию максимально эффективно.
|
|
|
Для подготовки теоретического материала в данной работе использовались такие авторитетные источники, как Лэни Арредонто «Искусство деловой презентации», Татаринова Г.Н. «Управление общественными отношениями», а также Чумиков А.Н. «Связи с общественностью».
Целью данной работы является анализ посещенных презентаций с точки зрения их эффективности и разработка предложений и рекомендаций по совершенствованию процесса их подготовки и проведения.
Задачи работы:
1). Определение роли презентаций в связях с общественностью;
2). Ознакомление с видами презентаций, основами ее подготовки и проведения;
3). Описание и анализ эффективности посещенных презентаций, опираясь на теоретический материал;
4). Разработка собственных предложений, способствующих повышению эффективности презентаций.
Таким образом, объектом исследования являются презентации «Семинар Инсайт», «От паутины проблем к паутине всемирной», «MARS incorporated», СОАО «НСГ».
Предмет исследования – презентация как специальное мероприятие в связях с общественностью.
Глава 1. Презентация как специальное мероприятие в связях с общественностью
Презентация в связях с общественностью
Связи с общественностью являются неотъемлемой частью современного гражданского общества. Это «смазка для демократии», как говорила Индира Ганди. На международном уровне такой вид деятельности именуется Public Relations (PR), но в России был избран профессиональным сообществом и прижился перевод - «связи с общественностью» (СО). Существует множество определений данного понятия, классическим из которых по праву считается то, которое принадлежит Сэму Блэку: «ПР – это искусство и наука достижения гармонии посредством взаимопонимания, основанного на правде и полной информированности».
Связи с общественностью довольно многогранная деятельность, что, бесспорно, является плюсом, так как позволяет работать в различных сферах. Это могут быть некоммерческие организации, политика, бизнес, органы власти, СМИ или шоу-бизнес. Ключевым понятием в связях с общественностью является базисный ПР-субъект, то есть та организация (или физическое лицо), в чью пользу (по чьему заказу) осуществляется управление общественными отношениями, чьи интересы гармонизируются с общественными.
|
|
|
Любая организация обладает самыми разными характеристиками, что позволяет обнаружить в ней различные стороны. Поэтому задачей связей с общественностью является преподнесение базисного ПР-субъекта определенной стороной в контексте определенной ситуации. Это не подразумевает использование ложной информации, так как на неправде невозможно двигаться бесконечно, подобная цепочка рано или поздно разорвется. Более того, в связях с общественностью господствует незыблемое правило – не лгать, ведь правды всегда хватит.
В деятельности связей с общественностью имеются профессиональные методы достижения определенных целей. Одними из таких, к примеру, являются специальные мероприятия или специальные события. Это акции, «создаваемые» события, целью которых является привлечение внимания общественности и средств массовой информации. Специальные мероприятия бывают разные, в зависимости от целей и задач. Они проводятся компанией в целях формирования позитивного имиджа организации и привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности, продуктам, товарам или услугам.[1]
К подобным событиям можно отнести церемонию открытия, прием, круглый стол, дискуссию, посещение, пресс-тур, пресс-конференцию, корпоративную вечеринку и, конечно, презентацию. Последнее вызывает особый интерес, поскольку располагает простором для интересных и нестандартных решений.
«Если представление одного лица другому происходит, как требуют правила, при посредничестве третьего лица, то в сфере связей с общественностью знакомство людей и организаций строится иначе, обычно они сами представляют себя на публике. Это и называется презентацией», пишет А.В. Кочеткова.[2] Презентации – широко распространенный тип мероприятия, устраиваемого с самыми различными целями и применяемого в разных сферах. Презентация может проходить самостоятельно или в рамках большого мероприятия, выставки, ярмарки. В связях с общественностью презентация проводится в целях управления общественными отношениями.
|
|
|
Презентация как специальное событие в связях с общественностью обладает определенным набором свойств, отличающих ее от презентаций иных сфер деятельности. Особенно ПР-презентацию следует отличать от презентации рекламного характера. Во втором случае центром внимания (целью) будет продвижение нового товара или услуги, а в ПР-презентации центральной темой должно быть целое – образ фирмы или организации, связанные с ним цели. Более того, ПР-презентация всегда является частью работы, этапом в реализации определенной концепции.[3]
Понятие презентации
Презентация – это организованная встреча группы людей с целью представления чего-либо нового, недавно созданного.
Дословно «презентация» означает «представление». Проводятся презентации с целью наиболее ярко преподнести общественности последние достижения фирмы. Основные цели презентации заключаются в следующем:
1. Оповещение о событии, достойном внимании аудитории;
2. Вовлечение аудитории в деятельность, программу, которые служат целям и задачам организации или структуры, проводящей презентацию;
3. Содействие целям и задачам фирмы, организации, политической программы и т. п. Инициирование конкретных действий целевой аудитории, соответствующих идеям презентации, замыслу обращения.
Роджер Хэйвуд выделяет некоторые возможности базисного ПР-субъекта на презентации. В реальном случае эти возможности можно классифицировать как цели[4]:
1. Улучшить известность компании;
2. Привлечь потенциальных покупателей;
3. Укрепить отношения с существующими покупателями и др.
Таким образом, общая стратегия презентации строится сначала на внушении доверия к фирме, организации, а затем выступающие переходят к убеждению в целесообразности определенных акций, действий и поступков, предлагаемых в обращении.
|
|
|
Другими словами: стратегия презентации – это единство оповещения, приобщения и содействия.
В презентации принимают участие руководители или неофициальные представители тех структур, которые выходят на связи с общественностью. Они являются организаторами и хозяевами мероприятия. Вторая группа участников – приглашенные гости (журналисты, коллеги, друзья). И третья – специалисты по связям с общественностью, ответственные за проведение данной презентации.
Посвящены презентации могут быть самым различным событиям. К примеру, открытию нового субъекта общественных отношений (после процедуры всякого рода оформлений, согласований, создания всей необходимой документации и т. п.). Новым субъектом обычно выступает фирма, производственное предприятие, официальная структура (ведомство, департамент, министерство) и т. п. Также поводом для презентации могут стать реальные результаты деятельности официальных или коммерческих структур (новая программа деятельности, новые правила или законы, выход в свет книги, премьера в театре, открытие благотворительного аукциона и т. д.), освоение нового вида услуг или определенная дата в истории фирмы. В любом случае презентуется то, что можно увидеть, потрогать, попробовать или прочитать. В ходе презентации предполагается организация общения участников, которая несет полезную информацию и является своего рода шоу, а также сопровождается угощением гостей.
ПР-презентацию можно сравнить с пресс-конференцией. А.Н. Чумиков пишет, что такая форма подачи информации (презентация) может быть также названа «пресс-конференцией плюс», поскольку соответствующая часть (сбор журналистов и ознакомление их с некоторыми сведениями) присутствует на любой презентации.[5] Нередко пресс-конференция легко переходит в презентацию (и наоборот) без всяких дополнительных действий. В то же время отличительные признаки у презентации, конечно, имеются. Презентация отличается более широким кругом приглашенных представителей общественности, а на пресс-конференцию приглашают только представителей средств массовой информации. Конечно, на презентацию тоже следует позвать журналистов, но не только. Необходимо пригласить потенциальных потребителей, покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих, в общем, тех, кто должен воспринимать презентуемое не только через СМИ, но и непосредственно.[6] Контингент приглашенных зависит от поставленных целей и задач. Еще одно отличие – больший акцент на культурную программу, презентация содержит элемент развлекательности, это не рабочее мероприятие, как пресс-конференция. Полномасштабная презентация сложнее пресс-конференции и требует больших интеллектуальных, организационных и материальных затрат. Г.Л. Тульчинский выделяет главной отличительной чертой тематику.[7] Если пресс-конференции посвящены проблемным темам, то презентации связаны обычно с началом или окончанием, или каким-то результативным этапом реализации конкретного проекта, программы. Иначе говоря, их тема – какой-то серьезный результат или проект деятельности фирмы, к которым необходимо привлечь внимание СМИ и общественности.
|
|
|
Итак, презентация – это цепь накладывающихся друг на друга событий, а именно (по мнению А.Н. Чумикова):
1. Приглашение и встреча;
2. Пресс-конференционная часть;
3. Презентационная часть;
4. Неформальное общение;
5. Сопровождение (дополнение) общения;
6. Прощание.
И еще один важный момент: любая презентация – это фактически несколько презентаций одновременно. Например, презентуется некоторый «именинник». Вроде бы главный герой – он. Но те, кто хвалят «именинника», изо всех сил презентуют себя. При этом организаторы действия активнейшим образом демонстрирует свои возможности («обратитесь к нам – мы и для вас устроим такую же презентацию»). Журналисты становятся инструментом для первых, вторых и третьих.[8]
Виды презентаций
Все деловые презентации имеют общее: конечную цель, коммуникацию, дистилляцию и творческий процесс, посредством которого тема презентации развивается и реализуется. Очевидно, что не все деловые презентации похожи друг на друга. Они отличаются по отношению к:
· конкретной ситуации, мотивации или же необходимости, вызвавшей проведение презентации;
· презентатору;
· теме;
· аудитории;
· внешней среде и окружающим;
· временным рамкам;
· степени эффективности;
· конечному итогу.
Несмотря на перечисленные различия, можно провести дифференциацию презентаций на основе наиболее часто встречающихся деловых презентаций. Определяя тип деловой презентации, презентатору становится легче оценить:
1. какую именно первичную информацию следует изучить и до какой степени;
2. какие презентационные приемы наиболее приемлемы для проведения презентации и каким способом их нужно использовать;
3. как следует построить содержание и стиль презентации.
Одной из форм дифференциации презентаций является распределение их по отношению аудитории к презентатору. Деловые презентации бывают двух типов:
1. Внешние;
2. Внутренние.
Внешняя презентация подается аудитории вне организации, которую представляет презентатор, то есть проводится для целевых аудиторий, не являющихся персоналом организации или фирмы (базисного ПР-субъекта). Таких презентаций проводят больше, они более распространены. Выступление торгового представителя фирмы перед покупателями как раз будет примером внешней презентации. Внутренняя презентация относится к тем ситуациям, когда организаторы и аудитория являются персоналом ПР-субъекта, то есть членами одного коллектива. Иногда руководству компании бывает необходимо представить коллективу новую технологию документооборота, к примеру, или новую схему управления компанией. Возможно представление каких-либо проектов, важных для персонала. Проведение презентаций позволяет за короткий отрезок времени донести до слушателей максимум информации.
Также презентации могут быть дифференцированы в свете доминирующих характеристик, таких как:
1. Продвигающие;
2. Информационные;
3. Нисходящие;
4. Восходящие.
Продвигающие презентации.
Это презентации, в которых общение построено с целью рекламы продукта, товара или услуги или продвижения какой-либо идеи в более широкую среду общественности, охвата ею как можно большего числа адресатов. Как правило, эта идея содержит новизну, является носителем имиджевой концепции. Продвигающие презентации также могут иметь целью продвижение определенного кандидата или политической платформы.
Информационные презентации.
При этом типе презентаций основной упор делается на передачу информации. Обычно они проводятся для передачи технической информации, научных материалов, обзора статистических исследований или иной информации, связанной со сложными технологиями. Презентация помогает в этом случае более наглядно и доступно преподнести сложный материал, добиться его усвоения и понимания аудиторией.
Нисходящие презентации.
Это разновидность внутренней презентации. Термины «нисходящая» и «восходящая» являются производными от традиционной иерархии, при которой позиции сторон располагаются по вертикали. Презентации руководителей перед управляющими, управляющего перед начальниками подразделений или начальниками перед подчиненными будет «нисходящей», то есть коммуникация идет вниз по организационной линии.
Восходящие презентации.
Также вариант внутренней презентации. Представление проекта или идеи «снизу», от подчиненных – к их начальникам, от начальника – к управляющим и от управляющих – к руководству.
Наличие двух или трех только что описанных типов презентаций может быть обнаружено в ходе одного и того же выступления. Рассмотрим, например, презентацию подчиненного перед начальником, посвященную автоматизации рабочего места. Является ли эта презентация продвигающей, информирующей или восходящей? Во-первых, что является доминирующей характеристикой данной презентации? В этом случае восходящая презентация. Во-вторых, что является основным замыслом? Если он состоит в продвижении одной рекомендации на фоне других, тогда данную презентацию следует рассматривать как восходящую и продвигающую. Если же он заключается в информировании начальника о возможных решениях, то тогда она будет восходящей и одновременно информационной.
Письменные презентации.
Обычно рабочее место делового человека – стол в сочетании с корзиной для бумаг – буквально завалено пачками докладных, писем, документов и так далее. Каждую неделю бизнесмены имеют дело с сотнями бумаг (имеют дело, а не читают!). Многое из того, что попадает на стол занятого человека, не прочитывается или удостаивается лишь беглого взгляда. У тех, кто загружен работой, есть масса материалов, которые нужно прочесть, но нет времени, чтобы прочесть их все. На их внимание претендуют целый ворох документов и предложений. Кто же эти занятые люди? Это именно те, кто принимает решения по поводу тех самых предложений и влияет на их судьбу. Часто, когда требуется предварительный отбор предложений, письменная презентация предшествует устной. На основе письменных презентаций отбирают кандидатов, поставщиков, подрядчиков и тех, кто оказывает услуги. Уже затем им предлагают провести устную презентацию. В других случаях письменные предложения следуют за устной презентацией. Оно предоставляет дополнительную информацию по поводу того, о чем шла речь, и иногда определяет, последуют ли рекомендациям выступающего. В любом случае письменная презентация влияет на решение, которое принимает аудитория в ответ на слова выступающего или автора письма. поэтому даже самые талантливые ораторы должны уметь хорошо писать.
Основные концепции письменных презентаций[9]:
1. Есть три типа письменных материалов, имеющих отношение к деловым презентациям: письма-подтверждения, «раздаточный» материал и предложения.
2. Многие принципы и приемы, относящиеся к устным презентациям, в равной степени применимы и к письменным презентациям.
3. На «читабельность» письменных предложений влияет его оформление.
4. На «читабельность» письменных предложений влияет его структура.
5. Процесс написания текста упрощается при помощи подхода, состоящего из трех стадий. Цель – создание документа в подходящем стиле, написанное ярким языком, правильно с точки зрения грамматики, пунктуации и орфографии.
Письменные презентации организуются как самостоятельно, так и в качестве дополнения к устным. В увлекательной и краткой форме преподносится та новая информация, которая является основой презентации. Схемы, диаграммы, фотоиллюстрации выразительно дополняют текст. Такая подборка может быть размещена в прессе или издана отдельным буклетом. На устной презентации они может служить раздаточным материалом.
Перфоманс.
Перфоманс от англ. Performance – исполнение, представление. Это наиболее сложная, но особо запоминающаяся форма презентации. Это оригинальное «действо», своего рода спектакль. В отличие от белее традиционной презентации перфомансы отличаются интригующей режиссурой, аллегорическими приемами, поэтому используются редко и в определенной среде. Они более характерны для художественной и артистической среды.
Рассматривая все типы презентаций, нужно иметь в виду, что конечная цель подобных мероприятий – убеждение. Выдающиеся профессионалы имеют в распоряжении полный набор средств для достижения цели презентации. Будет легче достичь цели, если научиться отбирать и подчеркивать материал, использовать методы и наработки, наиболее подходящие для данной ситуации. Умение приспосабливаться отличает выдающегося презентатора от обычного. А презентатор не может приспособиться к различным ситуациям, не определив первоначально типы деловых презентаций.
|
|
|
