Критерии оценки презентации в связях с общественностью

Лэни Арредонто выделяет пять критериев успешности.[10] Не уделяя им должного внимания, есть риск того, что презентация получится заурядной, серой и неинтересной. Остановимся на них подробнее.

1. Увлекательность.

Презентация – это событие, которое должно увлекать. Это не урок, не нотация, и не лекция. Это нескучное и полезное одновременно общение. Приглашенные не должны скучать, они должны получать информацию с удовольствием. Существуют нехитрые приемы достижения увлекательности, одним из которых является диалог между ведущими (эффект спектакля). Кстати, интереснее если два человека ведущие и желательно обоих полов! Пожалуй, оно ближе к понятию «спектакль», так как есть сторона приглашающая, презентующая и берущая ответственность за то, что происходящее будет интересно приглашенным.

2. Содержательность.

Пришедшие на презентацию получают важную и значимую для них информацию, которая им полезна. Даже если развлекательные моменты окажутся не в их вкусе (что нежелательно), они не пожалеют о затраченном времени, так как будут удовлетворены содержанием. Поэтому материал должен быть представлен достаточно полно. Это самый главный пункт в отношении эффективности презентации, который достигается за счет четкой подготовки выступающих, полнотой раздаточных материалов, уровня посвящения ведущих в тематику, а также использования технических средств.

3. Визуализация (запоминаемость).

Это крайне важное условие успешности презентации Необходимо найти образное визуальное решение главной идеи презентации, маленький штришок, деталь, символизирующие общую тему – тогда оно останется в памяти, будет заставлять возвращаться к предмету презентационного события много дней спустя. Чаще всего используются визуальные выразительные средства и решения, совмещенные с юмором, аллегориями. Например, открытие нового производственного или торгового объекта символизирует огромный пупс (кукла), у которого есть «мама» (директор) и «папа» (учредитель). Рассказывая о презентуемом объекте, они передают пупса из рук в руки.

Может быть использовано мультимедийное изображение, которое имеет огромные ресурсы выразительности. Важно, чтобы хорошо поработали художники и режиссеры нашего «спектакля». Необходимо сделать соответствующее оформление зала, сцены. Все это имеет большое значение, ведь, как известно, человек лучше всего воспринимает информацию визуально – 55%, причем аудиально – 38%, а смысл усваивается только на 7%. Вместе с тем иногда используются игровые приемы, в сценарий презентации вводятся костюмированные персонажи – перфоманс - это остается надолго в памяти гостей.

4. Интерактивность (активизация).

Гости презентации могут быть безучастными зрителями. И все же успешная, грамотная презентация – это интерактивное общение ведущих с залом. Формы активизации используются самые разные: от письменного и устного анкетирования приглашенных до прямого вовлечения их в действие. Но особенно важным является – через убеждение побудить людей к действию, желательному для нас, организаторов презентации.

5. Сбалансированность.

Эффективная презентация не должна иметь «флюсов», то есть преобладания каких-то элементов над другими. Все должно стремиться к гармонии, то есть презентация, к примеру, не должна быть излишне информационной и сухой (в ущерб увлекательности) или слишком поверхностной, развлекательной (в ущерб содержательности). С одной стороны, презентация содержит объективную информацию, новость, с другой – ей может быть присущ индивидуальный стиль. Важно сбалансировать презентацию и по времени, отведенному для ведущих, для демонстрации и для угощения.

Тем не менее, секрет удачной презентации не только в том, чтобы грамотно е выстроить и отработать без запинок и технических сбоев. Гораздо важнее придумать изюминку, которая выделит презентацию из ряда ей подобных и сделает ее по-настоящему запоминающейся. «Нужно просто руководствоваться здравым смыслом, – рассказывает о технике проведения удачной презентации Илья Кузьменков, председатель Совета директоров коммуникационной группы «Кузьменков и партнеры». – Именно здравый смысл должен подсказать, например, что перегружать слушателя информацией – напрасный труд. И что речь должна быть четкой, логичной и грамотной».[11]

Некоторыми шагами к успеху являются следующие рекомендации. Во-первых, желательно приходить на презентацию заранее, тогда можно пообщаться с гостями, установить контакты, которые потом помогут общаться с аудиторией. Во-вторых, оставлять гостям что-нибудь на память. Пусть у человека останется в руках некая памятная вещичка, сувенир, который долгое время будет вызывать приятные ассоциации, связанные с организацией. Можно раздать диски с материалами презентации – у гостей останутся доказательства слов выступающих, а это повышает доверие. А также уходя не с пустыми руками, люди воспринимают информацию уже как что-то свое. Только не стоит раздавать подарки вначале, они превратятся в некоторую обузу, которую некуда деть, а когда человек уходит – подарок окажется в самый раз. В-третьих, никогда не извиняться. Если человек извиняется, значит, он виноват, то есть заслуживает наказания. И слушатель его накажет – он просто перестанет слушать. Поэтому не стоит просить извинения из-за зависшего компьютера, из-за незнания ответа на вопрос и т.п. Корифеи презентаций не извиняются даже за опоздания. Они просто не опаздывают. И последнее – нужно использовать вещественные доказательства. Если спикер рассказывает о чем-то и может эту вещь принести в зал и показать – пусть обязательно приносит. Это повысит убедительность его слов.

Еще «фишкой» презентации считаются запланированные «сбои»! Что происходит со спикером, когда во время его выступления в зале гаснет свет или выключается ноутбук со слайдами? В 99 случаях из ста неопытный оратор впадет в состояние паники.[12] На самом деле, сбои в ходе презентации могут и должны иногда случаться запланировано. Правда, этот прием используют только самые опытные выступающие.

«Если произошло что-то необычное, «презентатору» крупно повезло, – считает бизнес-тренер Ольга Осипова. – Люди любят присутствовать при развитии каких-либо форс-мажорных событий». Например, сделать так, чтобы посреди презентации погас свет или в зал неожиданно ввалился какой-нибудь дворник в валенках. Эти моменты нужно обыгрывать. Если докладчик проводит презентацию компьютерных программ, он может указать на дворника и сказать: «Посмотрите, вот образ некомпьютеризированной компании». Это действует порой гораздо эффективнее, чем сорок минут рассказа на тему: «хорошо было бы компьютеризировать нашу фирму».

В то же время, не менее эффективным является использование принципа «хука» (с англ. Hook – крючок). Практику «хуков» нужно использовать обязательно, это заинтересует клиента, у него загорятся глаза. Самый простой вариант – поступить как некоторые дипломники перед защитой. Сделать в своей речи намеренное упущение, пропустить важный логический блок (причем именно тот, который докладчик превосходно знает). Именно тот вопрос и зададут строгие зрители, и тут-то человек «блеснет». Это может быть и своевременная шутка или смешная история – зацепка, привлекающая и удерживающая внимание слушателей на презентации.

Наконец, весьма действенный прием – применение метафор. Об одной и той же информационной системе можно сказать: «Она позволяет связывать между собой различные регионы» или же «Это как кровеносная система, которая доставляет в сердце – центр вашей компании – необходимые порции крови (информацию) и заставляет его биться ровно. Представьте, что произойдет, если в одной или нескольких артериях сразу образуется тромб?». Понятно, что второй вариант гораздо предпочтительнее.

Джин Желязны, более сорока лет занимающий в McKinsey&Company должность, аналогов которой нет в мире – директора по визуальным коммуникациям, читающий лекции по проведению презентаций в бизнес-школах Harvard, Stanford и др. и известный в России по своим книгам «Говори на языке диаграмм» и «Бизнес-презентация» дает следующий совет выступающим на презентации: «Просите для проведения презентации больше времени, чем вам требуется, и заканчивайте ее раньше, чем обещали».[13]

Но какие бы приемы ни использовались, главные правила остаются неизменными – чем солиднее подготовка к презентации, тем больше вероятность успеха; чем больше репетиций, тем спектакль под названием «презентация» пройдет успешнее; чем короче и проще визуальный материал, тем убедительнее покажутся слушателям идеи выступающего.[14] Без этого не возможно добиться успеха.