 |
Организационные процессы жизненного цикла
|
|
|
|
Организационные процессы жизненного цикла состоят из четырех процессов.
Процесс управления. Определяет основные работы по управлению, включая управление проектом, при реализации процессов жизненного цикла.
Процесс создания инфраструктуры. Определяет основные работы по созданию основной структуры процесса жизненного цикла.
Процесс усовершенствования. Определяет основные работы, которые организация (заказчика, поставщика, разработчика, оператора, персонала сопровождения или администратора другого процесса) выполняет при создании, оценке, контроле и усовершенствовании выбранных процессов жизненного цикла.
Процесс обучения. Определяет работы по соответствующему обучению персонала
Эффективность информационных систем
Определение эффективности – это фундаментальная проблема, которая в области информатики в целом пока не решена.
Определять доходы, получаемые в результате эксплуатации информационной системы - достаточно сложная задача. Для ее решения вначале следует рассмотреть источники их возникновения. Результаты, которые получают за счет эксплуатации информационной системы, можно разделить на несколько частей:
Доход, первого рода получают за счет применения таких информационных сервисов, которые непосредственно влияют на экономические показатели предприятия (сокращение простоя оборудования за счет решения оптимизационной задачи, сокращение затрат на хранение запасов материалов за счет повышения ритмичности поставок, повышение рентабельности предприятия за счет применения экспертных систем в процессе принятия решений и т.д.)
Доход второго рода получают за счет повышения производительности и качества труда, непосредственно зависящих от средств автоматизации управленческих функций (снижение трудовых затрат на ввод первичных документов за счет их передачи по каналам связи, сокращение времени решения бухгалтерских, финансовых, маркетинговых и других задач за счет применения средств автоматизации, снижение затрат за счет сокращения штата сотрудников, привлекаемых к делопроизводству, поиску и сортировке управленческой документации за счет внедрения электронного документооборота и т.д.)
|
|
|
Результаты второго рода могут быть измерены с помощью экономических показателей, находящихся в бухгалтерской отчетности.
Доход третьего рода получают за счет положительного взаимовлияния уже автоматизированных управленческих процессов на другие автоматизированные или не автоматизированные. Например, улучшение работы службы маркетинга, за счет внедрения новых средств автоматизации, влияет не только на эффективность процессов сбыта и снабжения, но и на само производство, так как оно, возможно, будет работать более ритмично. Последнее повысит производительность труда.
Доходы третьего рода измерить достаточно трудно, нет общепризнанных взглядов, подходов и, соответственно, методик. Накапливается международный опыт оценки эффективности информационного обслуживания, который свидетельствует о том, что необходима система параметров, характеризующих информационный сервис, с одной стороны, и требования пользователей сервиса к этим параметрам, с другой. Соглашения в оценке информационного сервиса фиксируются в специальном документе: соглашение об уровне сервиса (СУС), (SLA - Service Level Agreement).
Могут использоваться следующие параметры:
- производительность (например, число обработанных документов, время, потраченное на решение задач и т.д.);
- доступность сервиса (например, возможность работы в нескольких часовых поясах);
|
|
|
- надежность сервиса (например, возможность потерь в случае простоя).
Определение финансовых результатов – сопоставление доходов и затрат, предлагается осуществлять в разрезе конкретных информационных сервисов.
Оценка и выбор информационных систем и технологий
В процессе приобретения информационных систем или технологий необходимо осуществить их оценку и выбор, исходя их возможностей и потребностей покупателя. Однако прежде чем выполнять эти действия необходимо получить достоверную информацию о производителе покупаемого программного продукта. Как правило, эта информация включает:
Оценку репутации фирмы-производителя на рынке программных продуктов, число продаж данного программного продукта.
Количество внедрений данного продукта фирмой-производителем.
Соответствие покупаемой системы стандартам открытых систем.
Адаптируемость системы к новым информационным потребностям, новому производству, новым организационным структурам (за счет изменения параметров настроек или написания новых программ).
Совместимость покупаемой системы с иными системами, которые уже функционируют на предприятии, например системами управления технологическими процессами.
Приемлемость цены, куда должны входить следующие составляющие: покупка, внедрение, сопровождение. Опыт показывает, что полная цена в два-три раза выше, по сравнению с ценой собственно программного продукта.
Если на все перечисленные характеристики имеется положительный ответ, то можно перейти непосредственно к процессу оценки покупаемой и внедряемой информационной системы. Процесс оценки выполняется на основе действующих в нашей стране следующих стандартов: ГОСТ Р ИСО/МЭК 9126-93. Оценка программной продукции, ГОСТ 28195-89. Оценка качества программных средств, общие положения; ИСО/МЭК 12207-95 «Информационная технология. Процессы жизненного цикла программных средств».
Оценка осуществляется на основе анализа соответствия продукта-претендента пожеланиям пользователя по следующим характеристикам:
функциональные возможности;
надежность и безопасность;
практичность и удобство применения;
эффективность;
сопровождаемость.
|
|
|
Каждая характеристика оценивается с помощью атрибутов. В зависимости от его наличия или отсутствия анализируемую информационную систему, можно оценить нулем или единицей (ДА, НЕТ). Если сумму всех единиц разделить на число, характеризующее "идеальную" систему, то можно получить оценку анализируемой информационной системы. Согласно данной методике "идеальная" система оценивается числом 36.
Состав и содержание информационных технологий
информационная технология – это совокупность методов и средств для сбора, передачи, обработки, хранения и выдачи информации потребителям с мощью средств компьютеризации и коммуникаций или без таковых.
Пользователями являются сотрудники, находящиеся на различных уровнях иерархии управления предприятие, организацией, офисом и т.д.
Каждый уровень определяет собственные инструментальные средства, предоставляемые соответствующим информационным сервисом.
Информационную систему предприятия, организации, офиса и т.д. можно рассматривать как технологию первого уровня, которая включает в себя технологии второго уровня. К таковым, относятся транзакционные технологии, управленческие информационные системы, технологии аналитической обработки данных и технологии интеллектуальной обработки данных.
Транзакционные технологии (TPS) предназначены для ежедневной обработки поступающих в виде документов сообщений (счета, акты, накладные и т.д.), что позволяет создавать различные отчеты, сводки, ведомости,
Технологии аналитической обработки данных (DSS) необходимы для подготовки управленческих решений. Исходной информацией здесь служат специально накопленные данные за длительный период, позволяющие определять тенденции процессов или событий в различных разрезах.
Технологии, поддерживающие управленческие функции (MIS) предназначены для автоматизации планирования деятельности предприятия (организации), а также для организации контроля над ходом выполнения планов производства и реализации продукции.
Технологии интеллектуальной обработки данных (ESS) используются в том случае, если необходимо решать плохо структурированные задачи, отличающиеся нечеткими характеристиками.
|
|
|
Содержание основных технологических операций
Базовые информационные технологии, состоят из процедур, каждая из которых содержит операции или действия. Типовые процедуры следующие:
Процедура получения исходных данных, содержащая следующие операции: сбор, регистрация, ввод и контроль, передача.
Процедура обработки данных, содержащая логические (поиск, группировка, сортировка) и вычислительные операции.
Процедура передачи и потребления результатов решения задачи, содержащая следующие операции: контроль правильности результатов, передача их пользователю, архивирование и ксерокопирование.
Рассмотрим наиболее важные из них.
Сбор и регистрация информации. Сбор осуществляется либо автоматически с датчиков информации, встроенных в технологическую линию или контрольно-измерительные приборы, либо вручную путем фиксации результатов какой-либо деятельности на бумажных документах или технических средствах.
Передача информации. Передача выполняется в том случае, если существует потребность во взаимодействии между территориально удаленными пользователями. Над сообщением, посылаемым источником информации выполняется три процедуры: преобразование в соответствующую форму, кодирование и модуляция. Приемная сторона также выполняет три процедуры: демодуляция, декодирование, преобразование сообщения в первичную форму.
Операция ввода и контроля относится к наиболее трудоемким, так как она, в большинстве случаев, сопряжена с ручными действиями. Процесс ввода документов возможен двумя способами:
-ручной ввод;
-автоматизированный ввод.
Следующей важной процедурой информационной технологии является обработка данных. Данные, которыми оперирует компьютер, не должны представлять собой беспорядочный набор символов, хаотично расположенных в его памяти. Все операции данной процедуры делятся на логические (сортировка, группировку, поиск), либо на вычислительные.
Простейшим методом поиска является последовательный перебор и сравнение текущего значения элемента данных с заданным, до первого случая их совпадения. Вычислительные операции.
Специфика экономических расчетов состоит в выполнении в подавляющих случаях арифметических операций.
Не мало важную роль в информационных технологиях играет операция проверки правильности полученных результатов. Для ее осуществления можно воспользоваться балансовым контролем.
Общая структура и содержание информационных ресурсов предприятия
|
|
|
информационные ресурсы – это отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других системах), созданные, приобретенные за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ. Иными словами информационные ресурсы общества – это сведения различного характера, материализованные в виде документов, баз данных и баз знаний.
Сегодня известны следующие государственные информационные ресурсы:
Ресурсы государственной системы экономической и научно-технической информации
Ресурсы в сфере финансов и внешнеэкономической деятельности
Ресурсы Банка России.
Ресурсы государственного таможенного комитета.
Информация о природных ресурсах, явлениях, процессах (ответственным за данный ресурс является Министерство природных ресурсов РФ, которое создало «Единую информационную систему недропользования».
Ресурсы Государственной системы статистики.
Информационные ресурсы, как и иные ресурсы (материальные, трудовые, финансовые, энергетические и прочие), играют центральную роль в управлении предприятием. П од информационным ресурсом предприятия (организации) будем понимать совокупность собственных и внешних (поступающих извне) данных как бумажных, так и электронных, предназначенных для его функционирования и развития.
Формы существования такого рода ресурсов могут быть следующими: бумажные документы, электронные документы, базы данных, базы знаний, web-сайты, файлы различной природы (аудио, видео) и т.д. В сущности, информационные ресурсы – это общий объем данных и знаний, циркулирующих, входящих в предприятие и исходящих из него, материализованных на каком-либо носителе.
Информационные ресурсы делятся на две группы: собственные и внешние. Собственные – это те, что генерируются внутри предприятия, внешние – поступают извне.
Собственные информационные ресурсы, в зависимости от материального носителя делятся на внемашинные и внутримашинные.
Внешние информационные ресурсы могут быть как платными (приобретаемыми), так и предоставляемыми сторонними организациями в соответствии с договоренностями или обязательствами (получаемые ресурсы).
Содержательно информационные ресурсы данного класса отражают информацию, получаемую из банков, страховых, налоговых и прочих организаций. Особое место в данном классе занимают Интернет-ресурсы отдельных министерств и ведомств.
Собственные информационные ресурсы могут быть либо структурированными, и тогда они подлежат арифметической, логической и другой обработке программными средствами, либо нет, что не позволяет осуществлять с ними подобных операций. Структурируемые информационные ресурсы – это базы данных, хранилища данных, базы знаний и т д.
Нормативно-методическая база управленческой документации
В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ обладает двумя свойствами: многофункциональность (регистрация информации, передача, обработка и хранение) и наличием юридической силы.
Форма и содержание управленческих документов, циркулирующих на предприятии, регламентируется нормативно-методической базой, создаваемой государственными органами. Под нормативно-методической базой управленческих документов понимается свод законов, нормативно-правовых и методических документов, регулирующих процессы их создания, обработки и хранения.
Данная база содержит:
Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.
Государственные стандарты на управленческую документацию. Стандарты регламентируют форму и содержание большинства документов, циркулирующих на предприятии. Документы, разработанные в соответствии с этими стандартами, называются унифицированными.
Унификация систем документации может осуществляться на различных уровнях: межотраслевом (государственном), отраслевом и на уровне предприятий.
На межотраслевом уровне создается унифицированная система документации (УСД), в которую входят:
единая система конструкторской документации (ЕСКД);
единая система технологической документации (ЕСТД);
унифицированная система форм статистической информации;
унифицированная система документации бухгалтерского учета и отчетности и др.
В соответствии со стандартами в РФ создано восемь унифицированных систем документации:
Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.
Унифицированные системы организационно-распорядительной документации.
Унифицированные системы отчетно-статистической документации.
Унифицированные системы банковской документации.
Унифицированные системы документации Пенсионного фонда РФ.
Унифицированные системы документации по труду.
Унифицированные системы внешнеторговой документации.
В соответствии с принципами создания унифицированных систем документации, реально действующие управленческие документы соответствуют формуляру-образцу, разработанного для той или иной системы документации. Расположение реквизитов в документе должно выполняться в тех полях, которые указаны в формуляре-образце. Как правило, в последнем имеется несколько зон: зона общих реквизитов (наименование предприятия, адрес, банковские реквизиты), зона формы документа (код формы и гриф ее утверждения), зона названия документа и даты составления, зона для размещения табличной части, зона для подписей в документе.
Классификация и кодирование экономической информации
В управленческой документации одна часть данных кодируется, а вторая – нет (адреса, фамилии и т.д.). Кодирование выполняется с целью сокращения затрат на ввод документов и упрощения операций по их обработке. Коды находятся в классификаторах, содержащих также систематизированный свод наименований объектов и их группировки.
Для того чтобы получить коды объектов, они предварительно классифицируются. Классифицирование - это деление множества объектов на классы в соответствии с нужным признаком. Если признаков несколько и между ними существует иерархическая соподчиненность, то получают иерархическую классификацию.
Правила построения иерархического классификатора следующие:
В настоящее время существует три уровня классификаторов экономической информации: общегосударственные, отраслевые и локальные (классификаторы предприятий).
Общегосударственные классификаторы делятся на следующие группы:
Классификаторы управленческих документов, видов деятельности, экономических и социальных показателей
Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД);
Общероссийский классификатор валют (ОКВ);
Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и др.
Классификаторы организационных структур.
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
Классификаторы информации о населении и кадрах.
Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
Идентификационная часть зависит от отрасли и ее специфических особенностей.
Отраслевые классификаторы создаются для некоторых отраслей производства или видов деятельности (коды бухгалтерских счетов, коды видов оплат и удержаний, виды операций с материальными ценностями и т.д.).
Локальные классификаторы предназначены для информационного обслуживания отдельного предприятия или организации (табельные номера, коды структурных подразделений, коды поставщиков и т.д.). На данном уровне классификация и кодирование объектов или процессов осуществляется специалистами предприятия.
Коды необходимы для упрощения процедур автоматического поиска информации, ее группировки, сортировки и получения сводных результатов вычислений. Кодирование – это процесс присвоения условного обозначения объектам. Коды могут быть цифровыми, буквенными и буквенно-цифровыми.
Распространенными являются следующие системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная, мнемоническая (код повторения), шахматный код.
Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковые номера без пропусков.
Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии.
Позиционная система кодирования отражает иерархическую соподчиненность признаков классификации.
В бухгалтерском учете распространены позиционные двух и трехпризначные коды.
Мнемонический код повторяет характеристики объекта, например коды гаечных ключей, могут быть следующими: ключ 12 на 14 кодируется как 1214, ключ 14 на 17 – как 1417 и т.д.
Шахматный код применятся для кодирования двухпризначных номенклатур
Электронный документооборот
|
|
|
