Краткая характеристика системы учета на ООО «Телекс»

Исследуемое предприятие - Общество с ограниченной ответственностью «Телекс», было создано в 2003 году путем реорганизации ПТ «Телекс». Учредители - физические лица. Юридический и физический адреса общества - Краснодар, ул. Октябрьский, 56А. Основными видами деятельности являются оптовая и розничная торговля продуктами питания и алкогольными напитками, строительными материалами, а также предоставление транспортных услуг, например, по доставке проданных товаров. Кроме этого, ООО «Телекс» вправе осуществлять другие виды деятельности, не запрещенные законодательством.

Высшим органом управления общества является собрание учредителей. Оно регулярно собирается один раз в год для утверждения бухгалтерской отчетности, отчета генерального директора, отчета ревизора общества, распределения чистой прибыли, выборов исполнительного органа, решения стратегических вопросов деятельности общества. Оперативной деятельностью общества руководит единоличный исполнительный орган - генеральный директор. Структура управления оперативной деятельностью - производственная структура представлена в Приложении 1.

Бухгалтерский учет хозяйственных операций, как и во всех организациях, в ООО «Телекс» ведется бухгалтерией, которая возглавляется финансовым директором - главным бухгалтером. Как видно из названия должности руководителя этого подразделения, бухгалтерия выполняет не только регистрацию хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского и налогового учета, но и планирует и оптимизирует финансовые потоки фирмы. Структура бухгалтерии представлена в Приложении 2. В исследуемой торговой организации - ООО «Телекс» используется автоматизированная форма ведения бухгалтерского учета с применением программного комплекса «1С Бухгалтерия». Предприятие ведет и оптовую, и розничную торговлю, что откладывает свой отпечаток на систему учета и документооборота. Особенность заключается, прежде всего, в выборе учетных цен на товары. Так как организация осуществляет и оптовую и розничную торговлю, для учета товаров используются покупные цены, точнее, фактическая стоимость приобретения товаров (покупные цены плюс транспортно-заготовительные расходы). Данный выбор был сделан в целях упрощения и единообразия учета, несмотря на то, что учет товаров по ценам продажи более информативен и обладает другим преимуществом - он позволяет сопоставить торговую выручку и сумму списанных товаров. Расчет же реализованной торговой наценки не представляет особой сложности. Но так как при оптовой торговле используется только фактическая стоимость приобретения товаров, то по этой стоимости учитываются все товары - и продаваемые через магазины, и продаваемые со склада. Другим преимуществом учета товаров по стоимости приобретения является то, что если товар, предназначенный для розничной торговли, будет продан оптом, то не нужно будет в учете делать обратные проводки по корректировке стоимости товаров и торговой наценки. Для того чтобы изложить последовательность формирования стоимости товаров и порядка учета их реализации, опишем порядок хранения и учета товаров на складе.

В ООО «Телекс» на складах применяется партионный способ хранения и учета товаров. Этот способ выбран по двум причинам. Во-первых, он позволяет определить результаты реализации партии товаров без проведения инвентаризации (по существу, инвентаризация производится локально при закрытии каждой партии). Одновременно данный вид учета усиливает контроль за сохранностью ценностей, способствует снижению товарных потерь. Повышенная трудоемкость учета, характерная для данного способа (из-за хранения определенного вида товаров в разных местах и отражения остатков по ним в нескольких партионных картах) компенсируется компьютеризацией учета.

Вторая причина выбора партионного способа хранения и учета состоит в том, что алкогольные товары подлежат обложению акцизами и немалая доля алкоголя поступает из-за границы (т.е. импортируется). Поэтому для облегчения ценообразования товар хранится по партиям. Таможенные пошлины и акцизы включаются в цену конкретной партии.

Каждая партия товаров на складе хранится отдельно. Каждую партию регистрируют в журнале учета поступающих товаров. Записи в журнал вносятся на основании товаросопроводительных документов. Как правило, это накладная с отметкой кладовщика об оприходовании товаров. Приходный ордер на товары в ООО «Телекс» не оформляется. Вместо него на накладной проставляется штамп с реквизитами приходного ордера, которые заполняются «от руки». Журнал, хотя и является составной части документации при сортовом способе учета, а не партионного учета, является дополнительным средством контроля за поступлением и косвенно сохранностью товаров. Записи в журнале заверяются кладовщиками, принявшими партию товаров, и экспедиторами, доставившими товар.

Порядковый номер регистрации в журнале является одновременно номером поступившей партии. Он указывается в расходных документах рядом с наименованием товара, отпущенного из данной партии. На каждую партию товара материально ответственное лицо - кладовщик, открывает партионную карту. Карта составляется по форме №МХ-10, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 г. № 66. Партионная карта заводится в компьютерной системе в виде отдельной записи в базе данных. Карта распечатывается на бумаге при полном расходовании (продаже) партии товаров, и на конец каждого месяца. Если на конец следующего месяца партия товаров не израсходована, то распечатывается обновленный вариант партионной карты с новыми записями за последний месяц.

Партионная карта имеет две части - приходную и расходную. В приходной части в первых двух графах с реквизитами накладной указывается товаросопроводительный документ - накладная или коммерческий акт (в случае, если обнаружено расхождение фактического наличия и данных по накладной). Затем указывается продавец товара, вид транспорта, каким доставлен товар, и станция отправления, если товар доставлялся железной дорогой или водным транспортом. После этого указывается количество товара. Здесь также проявляется особенность деятельности ООО «Телекс». Для совпадения данных в карте и товаросопроводительных документах указываются сначала данные в тех единицах измерение, в каких товар указан в накладной. Это могут быть, например, короба или ящики. Рядом указывается количество бутылок в одном коробе или ящике (вместимость бутылок указывается в заголовке карты). А затем указывается общее количество бутылок в штуках. Для этого пришлось изменить графы 9-11 стандартной формы №МХ-10. Общее количество в штуках указывается для того, чтобы быстро и верно определить количество бутылок, переданных для продажи в магазин и остаток после передачи.

Так как карта открывается на одну партию товара, то в приходной части карты присутствует всего одна запись. Приходная часть карты подытоживается записью «Итого приход» с повторным указанием количества. В расходной части партионной карты делаются записи при отпуске товара оптовому покупателю или при передаче товара в магазин. При этом указываются номер и дата товарной накладной или накладной на внутреннее перемещение товаров (при передаче в магазин). Далее, указывается получатель товара, вид транспорта и станция получателя, или слово «магазин». Затем указывается количество отпущенного товара.

В отличие от приходной части карты, в расходной ее части может быть несколько записей. Расходная часть в конце месяца подытоживается записью «Итого расход за месяц» и подведением остатка, как в количественном, так и в суммовом выражении. Вычисление суммы в рублях - еще одно отличие стандартной формы партионной карты от способа ее заполнения на предприятии. Также в отличие от стандартной формы, в карте, применяемой в ООО «Телекс», остаток (только в количественном выражении) выводится после каждой операции. При полном израсходовании товара выводится общий расход, который должен быть равен оприходованному в начале количеству, и под таблицей делается запись «По данной партии на (дата) товара (наименование товара) в наличии не имеется». Оборотная сторона карты, как она представлена в форме №МХ-10, на ООО «Телекс» не заполняется. Если в конце месяца партия товара не израсходована полностью, а карта распечатывается, то ее подписывает кладовщик. При закрытии карты ее подписывает кладовщик и заведующий складом. Составляется акт об израсходовании товаров партии, который подписывается товароведом и заведующим складом. Акт с партионной картой материально ответственное лицо - кладовщик передает в бухгалтерию для проверки.

Отпуск товаров оптовым покупателям оформляется накладной на отпуск на сторону. Покупателями, преимущественно, выступают местные предприниматели и малые торговые организации. Поэтому груз вывозится либо самим покупателем, либо транспортом ООО «Телекс». То есть сторонние перевозчики не привлекаются и поэтому товарно-транспортные накладные не выписываются.

Накладные оформляются в соответствии с формой №ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. №132. Оформление накладной начинается в отделе сбыта, где заполняются все необходимые реквизиты и уполномоченным лицом (коммерческим директором или менеджером) проставляется разрешительная подпись - «отпуск груза разрешил».

Перед началом выписки накладной проверяется доверенность представителя покупателя, если покупателем является юридическим лицом. На крупные партии товара или если предоставляется отсрочка платежа с покупателем, заключается договор купли-продажи. Если поставка осуществляется по ранее заключенному договору, то проверяется, не выбрал ли покупатель указанное в договоре количество товара и как он расплачивался за предыдущие партии.

Также в коммерческом отделе выписывается счет-фактура. После этого оба экземпляра накладной передаются непосредственно на склад. На складе, если необходимо, производится упаковка и погрузка товара, оформление других товаросопроводительных и транспортных документов - упаковочного ярлыка, путевого листа и так далее. Если покупатель желает приобрести крупную партию товара, которая требует каких-то дополнительных мероприятий, например, по упаковке, то коммерческий отдел выписывает заказ - отборочный лист. В нем указываются необходимые товары, и их количество. В установленной форме №ТОРГ-8 указывается также цена и общая стоимость заказанных товаров, но в ООО «Телекс» они не указываются, т.к. эти данные для подготовки товаров к отправке не нужны.

На складе производится непосредственный отпуск товара. За полученные товарно-материальные ценности покупатель (его представитель) ставит свою роспись в получении на товарной накладной. Один экземпляр накладной забирает покупатель, другой экземпляр остается у кладовщика. Накладная, по которой был отпущен товар, регистрируется в расходной части соответствующей партионной карты. Так как каждая партия товара хранится отдельно, то кладовщик уже знает, в какой партионной карте необходимо сделать запись. На месте хранения партии товара прикрепляется товарный ярлык, на котором указан номер партии и, следовательно, номер карты.

Для розничных магазинов ООО «Телекс» товары по мере необходимости отпускаются в магазин по накладной на внутреннее перемещение, которая соответствует установленной форме №ТОРГ-13, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132. Накладную составляет работник, выдающий товары со склада, в 2 экземплярах:

первый экземпляр остается на складе;

второй экземпляр передается работнику, получающему товары.

В графе "Товар, тара" ("Код") обычно указывают номенклатурный номер товаров. В графе "По учетным ценам" указывают стоимость товаров, по которой они отражаются в бухгалтерском учете.

Все накладные накапливаются кладовщиком. В конце месяца он составляет реестры приходных и расходных накладных. В реестрах указываются фамилия и инициалы кладовщика, номера и даты накладных, номера партий, которым соответствует приход или отпуск товаров, итоговые суммы накладных без НДС, НДС и суммы с НДС. Затем накладные с отобранными у покупателей доверенностями подкрепляются к соответствующему реестру и передаются в бухгалтерию.

В бухгалтерии для учета прихода и отпуска товаров применяется оперативный (сальдовый) метод учета. То есть количественный учет в бухгалтерии не ведется. Учет ведется только в денежном выражении. Для учета движения товаров открывается ведомость № 10. В ней движение товаров указывается по материально-ответственным лицам (кладовщикам), а в пределах каждого материально-ответственного лица - по партиям товаров, то есть по их номерам. Учетная стоимость отпущенных материалов определяется сотрудниками бухгалтерии исходя из количества отпущенных товаров и цены товаров в каждой партии. Вернее, стоимость определяется компьютерной программой. Данные о количестве берутся программой из партионных карт, которые, как автор уже говорил, ведутся в компьютерах. Себестоимость отпущенных товаров по итогу ведомости формирует кредитовый оборот по счету 41 «Товары», переносится в Главную книгу и формирует показатель «Себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг» по строке 020 формы № 2 «Отчет о прибылях и убытках».

Как автор уже указал, одновременно с выпиской накладной выписывается счет-фактура на отгруженные товары. Счет-фактура записывается в журнале выписанных счетов-фактур. Согласно приказу по учетной политике выручка для целей исчисления НДС принимается «по отгрузке».

Учет продажи товаров в магазине (торговом зале), то есть розничной продажи, отличается от учета оптовой продажи со склада. Товары в магазине находятся в ведении материально-ответственных лиц - продавцов. Продавцы получают товары со склада по накладным на внутреннее перемещение товаров. Получение товаров регистрируется в товарном отчете. Согласно общепринятому порядку учета товаров в рознице в приходной части товарного отчета каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дата документа, наименование и стоимость поступивших товаров) записывается отдельно и подсчитывается общая сумма оприходованных товаров за данный отчетный период, а также итог прихода с остатком на начало периода. В расходной части товарного отчета в розничной торговле отражается сумма проданных товаров. После этого определяют остаток товаров на конец отчетного периода. Общее число документов, на основании которых составлен товарный отчет, указывают прописью в конце отчета.

В розничной торговле товарный отчет заполняется в суммовом выражении. Без компьютерного учета практически невозможно переписать в отчете все проданные за день товары. Поэтому товарные отчеты проверяются с помощью инвентаризации - остаток товаров, выявленный при инвентаризации должен совпадать с остатком товаров по последнему товарному отчету.

В ООО «Телекс» кассовые аппараты (контрольно-кассовые машины) подключены в единую компьютерную сеть. Данные обо всех проданных товарах, включая точные названия, количество и цену (продажную) автоматически заносятся в товарный отчет за текущий день. Отчет подготавливается также программным комплексом на основе данных кассовых аппаратов на основании номенклатурных номеров проданных товаров и их количестве. При составлении товарного отчета за день продажная цена товаров не применяется, т.к. согласно учетной политике все товары, в том числе товары в рознице, учитываются по стоимости приобретения. Для товарного отчета цена на каждый проданный товар учетная цена автоматически берется из приходной части текущего отчета или одного из предыдущих отчетов, в зависимости от того, когда проданный товар поступил со склада в магазин. Цена продажи, фиксируемая кассовыми аппаратами, используется для исчисления выручки. Стоимость выручки совпадает с итогом кассовой ленты за день. Таким образом, в ООО «Телекс» применяется модернизированная, гораздо более информативная форма товарных отчетов, чем стандартная форма отчетов. В любой момент времени сотрудники бухгалтерии и управляющий персонал может узнать размер выручки с начала дня и остатки товаров в розничной торговле. Отпадает необходимость в частом проведении инвентаризации товаров в магазине. Но инвентаризация все равно проводится для выявления хищений товаров и принятия мер по предотвращения хищений, а также для выявлений возможных ошибок в учете товаров - приходную часть отчетов заполняет бухгалтер.

Теперь изложим порядок учета доходов от продажи товаров в ООО «Телекс».

Товарные накладные по отпущенным со склада товарам с подписями покупателей (представителей покупателей) сдаются кладовщиками по реестрам в бухгалтерию. Сотрудники бухгалтерии регистрируют товарные накладные в журнале-ордере № 11, который является бухгалтерским регистром по Кредиту счета 90-1 «Продажи» субсчета «Выручка». Количество товаров по каждому наименованию должны совпадать с количеством по расходной части соответствующих партионных карт. Сопоставление количества в журнале-ордере и в партионных картах является еще одним средством контроля правильности учета. Если расход по счету 41 «Товары» отражается по стоимости приобретения товаров, то в ведомости эти же товары отражаются по ценам продажи без НДС, которые берутся из товарных накладных.

Выручка от розничных продаж определяется на основании итогов кассовых лент за день. Так как в ООО «Телекс» учет компьютеризирован, то итоги кассовых лент автоматически заносятся в журнал-ордер № 11 с учетом выделения НДС. Кассовые ленты служат для документального подтверждения размера полученной выручки - денежной наличности.

Таким образом, обороты по счету 90-1 состоят из оптовой и розничной выручки. Но в месяц делается не две проводки, а гораздо больше. Самостоятельная проводка делается на каждый реестр товарных накладных, на отпуск товаров со склада и на сумму выручки по каждому кассовому аппарату за день. Особенностью деятельности ООО «Телекс» является то, что организация торгует подакцизными алкогольными товарами. Поэтому, если разные товары облагаются акцизом по разным ставкам, то на каждую группу реализованных товаров по каждой ставке акциза делается самостоятельная проводка.

Проводки осуществляются в журналах-ордерах. При выявлении финансового результата делается, фактически, одна итоговая проводка в месяц. Обороты переносятся в главную книгу. В ООО «Телекс» выявление финансового результата производится программным комплексом автоматически.