Инвентарный учет основных средств.

Инвентарный объект как единица учета основных средств представляет собой объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенного вида работ. Если объект включает несколько частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Для правильной организации аналитического учета и обеспечения контроля над сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту находящемуся в эксплуатации или в запасе, присваивается инвентарный номер.

Он проставляется на всех первичных документах оформляющих наличие движения объекта. При выбытии объекта его номер считается ликвидированным и вновь поступившему объекту не присваивается в течение пяти лет. По арендованным объектам учет может осуществляться по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем.

В настоящее время аналитический учет базируется на использовании унифицированных форм первичной учетной документации, разработанных Государственным комитетом РФ по статистике и согласованных с Министерством финансов РФ.

Для первичного учета используются следующие унифицированные формы.

"Акт (накладная) приемки-передачи основных средств" (ф. № ОС-1) применяется для зачисления в состав основных средств отдельных объектов.

При оформлении приемки объекта акт составляется в одном экземпляре и подписывается членами приемочной комиссии, а затем имеете с приложенной технической документацией передается в бухгалтерию. Акт утверждается руководителем организации. Выбытие основных средств оформляется аналогичным актом (накладной) с отражением в инвентарной карточке учета основных средств. При оформлении внутреннего перемещения объектов акт выписывается м двух экземплярах: первый - с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию; второй - структурному подразделению-сдатчику.

"Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов" (ф. №ОС-3) применяется для оформления приемки-сдачи основных средств из ремонта, после реконструкции, модернизации. Акт подписывается представителем принимающего подразделения и представителем подразделения, выполнившего работы по ремонту (реконструкции, модернизации). При выполнении работ сторонней организацией акт составляется в двух экземплярах; первый - остается в организации; второй - передается производителю работ. Оформленные акты сдаются в бухгалтерию, а в технический паспорт объекта вносятся необходимые изменения в раздел характеристики объекта. Акт, подписанный главным бухгалтером, утверждается руководителем организации.

"Акт на списание основных средств" (ф. № ОС-4) применяется для оформления полного или частичного списания основных средств.

Акт составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственного лица и является основанием для сдачи на склад материалов, запасных частей после разборки (демонтажа) объекта. Затраты по списанию и стоимость оставшихся материальных ценностей отражаются в разделе акта "Справка о затратах, связанных со списанием основных средств, и о поступлении материальных ценностей от их списания".

"Акт на списание автотранспортных средств" (ф. № ОС-4а) составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации. Первый экземпляр вместе с документом, подтверждающим снятие объекта с учета в автоинспекции, передается в бухгалтерию; второй - остается у материально ответственного лица и является основанием для сдачи на склад материальных ценностей, оставшихся после списания.

"Инвентарная карточка учета основных средств" (ф. № ОС-6) применяется для пообъектного учета основных средств. Заполняется в одном экземпляре на основании первичных документов на поступление, выбытие, ремонт, дооборудование основных средств. При значительном изменении качественных и количественных показателен в характеристике объекта может быть открыта новая карточка, а старая как справочный документ.

"Акт о приемке оборудования" (ф. № ОС-14) составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии, в ее состав включается представитель монтажной организации.

"Акт приемки-передачи оборудования в монтаж" (ф. № ОС-15) выписывается в двух экземплярах для передающей и принимающей сторон.

"Акт о выявленных дефектах оборудования" - (ф. № ОС-16) подписывается представителями заказчика, подрядчика и организации-изготовителя оборудования.

Перечисленные формы первичной учетной документации применяются юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими финансово-хозяйственную деятельность во всех отраслях экономики.

Пообъектный учет основных средств ведется бухгалтерией предприятия на инвентарных карточках на бумажных или электронных носителях информации, на каждый объект. Приспособления и принадлежности, составляющие единое целое с объектом, также отражаются в его инвентарной карточке. Обязательными реквизитами карточек являются: наименование и назначение объекта, инвентарный номер, организация-изготовитель, дата и номер документа на оприходование, первоначальная стоимость, признак собственности, краткая индивидуальная характеристика объекта, срок полезного использования, норма амортизации, ее код и др. При эксплуатации в карточках делаются отметки о перемещении объекта внутри организации, его ремонте, выбытии с указанием причины. При этом обязательными являются подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций. Заполненные инвентарные карточки регистрируются в описях типовой формы, которые ведутся в одном экземпляре по классификационным группам основных средств. При использовании инвентарных книг описи не составляются.

В течение отчетного месяца инвентарные карточки по всем поступившим, выбывшим и перемещенным внутри организации объектам хранятся в особой ячейке картотеки, а по основным средствам, находящимся в запасе или на консервации. По данным инвентарных карточек и ведомостей расчета амортизации в конце месяца заполняются карточки учета движения основных средств.

В конце года по итоговым суммам карточек учета движения составляется оборотная ведомость движения основных средств, итоги которой сверяются с данными Главной книги и служат основанием для заполнения отчетности.