 |
12.Технология работы с табличным процессором.
|
|
|
|
12. Технология работы с табличным процессором.
Табличный процессор имеет несколько режимов работы, наиболее важные из них:
1. Режим готовности – режим, в котором происходит выбор ячейки или блока ячеек для корректировки или выполнения какой-либо операции. По умолчанию выделена ячейка с адресом A1. Для выделения другой ячейки необходимо подвести указатель мыши на нее и кликнуть левой клавишей мыши.
Интервал (блок, диапазон) ячеек – это прямоугольная область смежных или несмежных ячеек. Она задается указанием адреса верхней левой и правой нижней ячеек, разделенных символом двоеточие. Например, A2: G4. Выделение несмежного диапазона ячеек производится с помощью мыши при нажатой клавише Ctrl.
2. Режим ввода данных. Для ввода данных достаточно выделить любую ячейку и начинать вводить данные с клавиатуры. Так же можно выполнить двойной щелчок левой клавишей мыши на любой ячейке, в которой в свою очередь появится курсор и данные с клавиатуры можно вводить.
В Excel существует несколько способов, которые позволяют упростить и укорить процесс ввода данных: копирование (повторный ввод) уже существующих данных; автозаполнение; ввод прогрессий.
Для копирования данных следует выделить ячейку. Подвести указатель мыши к маркеру автозаполнения (знак «+») и перетащить рамку выделения по всем тем ячейкам, в которые вы хотите скопировать данные. Копирование данных можно также осуществить командой Правка – заполнить и указать направление копирования.
Автозаполнение заполняет выделенные ячейки выбранными последовательностями.
Функция ввода прогрессии позволяет оперативно создавать последовательности из возрастающих (убывающих) по арифметическому или геометрическому закону чисел, дат и т. п.
|
|
|
3. Командный режим – выбор команд из главного меню (файл, правка, формат и т. п. ) или нажатие клавиш F10. Табличный процессор располагает большим числом команд, каждая из которых имеет различные параметры.
Команды можно разбить на следующие типовые группы:
– команды для работы с файлами;
– команды редактирования (перемещение, удаление, копирование, поиск, замена, отмена);
– команды форматирования;
– команды для работы с окнами;
– печать;
– сервис (макросы, установка защиты, экспорт и импорт данных);
– получение справочной информации;
– использование графики;
– команды для работы с электронной таблицей как с базой данных.
4. Режим редактирования – достигается нажатием клавиши F2. Двойной щелчок левой клавиши мыши по ячейке или установка курсора в строке ввода (строке формул).
13. Объединение таблиц, использование макросов.
Что такое макрос?
Приходилось ли вам при работе с программой Microsoft Office выполнять повторяющиеся задачи, которые можно было бы выполнять автоматически? Возможно, вам приходилось переформатировать многочисленные таблицы в документе Word или преобразовывать данные в электронных таблицах Excel. А может, было необходимо сделать однотипные изменения на нескольких похожих страницах Visio или слайдах PowerPoint? Если описанные ситуации кажутся вам знакомыми, значит, вам пора узнать больше о макросах.
Возможно, вы когда-нибудь работали с файлами, открытие которых сопровождалось предупреждением безопасности о том, что в файлах содержатся макросы, поэтому макросы чаще всего ассоциируются с пугающими словами «вирус» или «программирование». Запомните, что большинство макросов не только безвредны, но и могут значительно экономить ваше время. Кроме того, создать макрос намного проще, чем это может вам показаться.
|
|
|
Не имеет значения, в каком приложении пакета Office вы работаете - это может быть Word, Excel или PowerPoint - вероятно вы по нескольку по нескольку раз в день выполняете некоторые рутинные операции, которые вы либо уже десятки раз выполняли раньше, либо которые вам нужно повторить много раз. В частности, это форматирование отдельных фрагментов текста, последовательное выполнение нескольких команд меню или форматирование документа определенным образом. Я думаю, что вы мечтаете избавиться от этой рутины и сократить время, необходимое на выполнение работы.
Конечно, большинство приложений пакета Office содержит в меню Правка команду повторить, с помощью которой можно повторить последнее действие. Это очень удобно, но с помощью этой команды можно повторить только одно действие. Если же нужно повторить несколько действий, то данная команда не подойдет.
Когда и зачем использовать макросы?
Макросы экономят время и расширяют возможности ежедневно используемых программ. Макросы можно использовать для автоматизации выполнения повторяющихся действий при редактировании документа, оптимизации выполнения трудоемких задач и для создания решений, например для автоматизации создания документов, которые вы и ваши коллеги постоянно используете. Те, кто хорошо знаком с языком VBA, могут использовать макрос для создания пользовательских надстроек, включающих шаблоны, диалоговые окна, и даже для хранения многократно использующихся сведений.
В этой статье мы рассмотрим пример форматирования многочисленных таблиц в документе Word. Предположим, что в документе имеются 50 таблиц, форматирование которых необходимо изменить. Если вы опытный пользователь и форматирование одной таблицы займет у вас пять минут, выполнение одной задачи для всех таблиц займет не один час. Если для форматирования таблиц записать макрос и задать параметр повторения действий до конца документа, задача будет выполнена в считанные минуты.
|
|
|
