Организация поиска контента и доступа пользователей к нему

Если выделить некоторое время на планирование того, как посетители сайтов SharePoint Online будут находить и использовать контент, такое планирование поможет принять решения о настройке навигации и функции поиска для сайта группы и его дочерних сайтов.

Выбор сайтов, которые нужно включить в глобальную структуру навигации.

Для планирования навигации может оказаться полезным создать схему иерархии сайтов. Если такая схема уже была создана при планировании сайтов, можно взять ее за основу и внести необходимые изменения. Добавьте в нее все дочерние сайты сайта группы. Можно также добавить все важные списки или библиотеки, которые существуют на сайте группы и его дочерних сайтах. Это поможет быстро определить важные направления, которые могут выбрать пользователи сайта при начале просмотра с домашней страницы сайта верхнего уровня.

На верхней панели ссылок на сайтах SharePoint представлена так называемая глобальная структура навигации. Эта панель отображается в верхней части всех страниц сайта под его названием.

По умолчанию у каждого сайта имеется собственная уникальная верхняя панель ссылок, но можно разрешить ее наследование от родительского сайта, чтобы обеспечить единообразную навигацию для всех сайтов. Перечень сайтов, которые отображаются на верхней панели ссылок, можно настроить. На эту панель можно также добавить ссылки, указывающие на любой другой URL-адрес, если требуется включить в структуру навигации сайта ссылки на внешние ресурсы. Для добавления, удаления или упорядочения ссылок на верхней панели используется страница "Верхняя панель ссылок" в разделе параметров сайта.

Необходимо подумать о том, как пользователь будет искать контент, находясь на домашней странице сайта верхнего уровня. Если семейство сайтов содержит много дочерних сайтов, возможно, не следует перечислять их все на верхней панели ссылок, поскольку она окажется перегружена лишней информацией, что причинит неудобства пользователям. Однако необходимо сохранить возможность поиска важных сайтов или контента. С помощью схемы иерархии сайтов выявите ключевые сайты, которые должны быть представлены в глобальной структуре навигации.

В дополнение к верхней панели ссылок в левой части страницы сайта также отображаются элементы навигации, а именно панель быстрого запуска и представление в виде дерева.

Обычно на панели быстрого запуска отображаются ссылки, которые имеют отношение к данному сайту, и ее можно использовать для выделения наиболее важного контента.

Как и на верхней панели ссылок, на панели быстрого запуска можно добавить или удалить ссылки на списки и библиотеки на сайте. Можно также сгруппировать ссылки под настраиваемыми заголовками. Если для всех дочерних сайтов включено наследование глобальной структуры навигации, их владельцам потребуется настроить навигацию на панели быстрого запуска, поскольку это будет основным способом поиска контента пользователями в пределах сайта. Если наследование глобальной структуры навигации с сайта верхнего уровня для дочерних сайтов отключено, посетители смогут использовать для поиска контента на дочернем сайте как верхнюю панель ссылок, так и панель быстрого запуска.

В представлении навигации в виде дерева отображается контент сайта, такой как списки, библиотеки и дочерние сайты текущего сайта, в иерархическом порядке. Обычно дерево навигации отображается в левой части каждой страницы сайта. По умолчанию это представление отключено.

Если требуется представить контент сайта в виде иерархической структуры, можно отобразить дерево для пользователей. Чтобы включить представление в виде дерева, воспользуйтесь страницей "Представление в виде дерева" в разделе "Параметры сайта".

Если планируется использовать функции работы с управляемыми метаданными, доступные в SharePoint Online, для создания наборов терминов, которые соавторы сайта смогут применять для пометки контента управляемыми терминами, будут доступны дополнительные возможности для эффективного поиска контента на сайтах. Можно настроить навигацию по метаданным, чтобы упростить для пользователей поиск контента в больших списках и библиотеках. Навигация по метаданным позволяет посетителям сайтов динамически фильтровать и искать контент в списках и библиотеках, используя иерархическое дерево навигации для применения к представлению различных фильтров на основе метаданных. Для уточнения списка отображаемых элементов можно использовать ключевые фильтры в сочетании с иерархией навигации.

Служба поиска настроена на обход контента SharePoint Online каждые пять минут. После добавления элемента на сайт SharePoint Online для его индексации и включения в результаты поиска требуется некоторое время. Это время зависит от текущих действий пользователя. Такие задачи, как перенос, обновление и обслуживание сайтов, увеличивают нагрузку на конвейер индексирования. Как правило, новые элементы контента появляются в результатах поиска в течение часа.

Для повышения эффективности поиска владелец сайта может выполнить ряд действий. Некоторые из возможностей по управлению контентом, рассмотренные в данной статье, например типы контента и управляемые метаданные, позволяют сделать контент более доступным для поиска. Для улучшения результатов поиска также можно настроить конкретные параметры поиска, например области поиска, ключевые слова и наиболее подходящие элементы. Из поиска можно исключить отдельные сайты, списки и библиотеки, чтобы их контент не отображался в результатах поиска. Это позволяет исключить из результатов поиска конфиденциальный или устаревший контент.

Область поиска определяет набор данных в индексе поиска. Например, если имеется семейство сайтов с большим количеством сайтов, можно настроить область поиска для поля поиска на сайте таким образом, чтобы ограничить поиск определенным расположением или набором контента.

Обычно в областях поиска объединяются определенные темы и источники контента, которые важны для сотрудников организации и часто используются. Например, можно создать область поиска для всех элементов, относящихся к определенному проекту, или для всех элементов, которые относятся к определенной группе в организации, такой как финансовый отдел или отдел маркетинга. Кроме того, можно создать область поиска, которая включает в себя несколько других областей.

Ключевые слова и наиболее подходящие элементы.

Другой способ облегчения поиска контента - использование ключевых слов и наиболее подходящих элементов. Важные сведения в результатах поиска можно выделить для пользователей веб-сайта с помощью ключевых слов и наиболее подходящих элементов.

Ключевые слова и наиболее подходящие элементы хранятся в отдельных таблицах базы данных и поэтому сразу начинают действовать. Определив наиболее часто используемые термины поиска как ключевые слова, можно создать стандартный глоссарий названий, процессов и понятий, которые являются частью "общего знания" сотрудников организации.

Допустим, что нужно обратить внимание новых сотрудников на веб-сайт с информацией о прохождении обучения по инструментам и процессам. Можно определить слово "обучение" или названия внутренних инструментов как ключевые слова с URL-адресом сайта, содержащего эти сведения. Каждый раз, когда новые сотрудники будут выполнять поиск по названию инструмента или по слову "обучение", этот веб-сайт будет возглавлять результаты поиска как наиболее подходящий элемент.

Настройка контента, который будет доступен для поиска.

Если контент определенных сайтов, списков или библиотек не должен отображаться в результатах поиска, соответствующие расположения можно исключить из поиска.