Порядок учета расчетов с подотчетными лицами

Подотчётные лица - работники, выполняющие свои функции за пределами предприятия. Для выполнения этих функций администрация выдаёт им денежные средства в виде авансов, в размере, определённом действующим законодательством. Денежные авансы выдаются в подотчёт на служебные командировки и на мелкие хозяйственные расходы.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются [16, стр.124].

В случае производственной необходимости руководитель организации может направлять в служебные поездки граждан, связанных с предприятиями договорами подряда, поручения, авторского договора, если это предусмотрено условиями договора. Такая поездка командировкой не является, так как отношения по договорам гражданско-правового характера регулируются нормами гражданского права, а не трудовым законодательством, и осуществляются за счёт средств предприятия. В аналогичном случае без оформления договора выплачиваемые гражданину средства в счёт компенсации производственных расходов включаются в его облагаемый налогом доход.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок во время командировки (в том числе за время нахождения в пути), а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Заработная плата пересылается работнику по адресу местонахождения в период командировки, по его просьбе за счёт предприятия, которым он командирован

При командировках в местность, откуда работник может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о такой возможности решается руководителем организации. Если в данных случаях командированный остаётся в месте командировки, то при предоставлении документов о найме ему возмещаются соответствующие расходы. [10, стр.75].

Следует отметить, что сотрудники в командировке могут производить определённые хозяйственные расходы, например, осуществлять закупки материальных ценностей у населения, на рынках, а также у юридических лиц. В соответствии со ст.340 ТК РФ порядок и условия выплаты компенсаций в связи с переездом к месту работы, а также условия материально-бытового обеспечения работников, направляемых на работу в представительства РФ за границей, устанавливаются Правительством РФ с учётом климатических и иных условий в стране пребывания.

Первичные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык (приказ Минфина РФ от 29.07.98 №34н). В случае отсутствия оправдательных документов соответствующие командировочные расходы не возмещаются. Расходы по найму жилья, подтверждённые соответствующими документами, и суточные возмещаются в пределах, установленных действующим законодательством.

Аванс командированному за границу работнику выдаётся частично в рублях, частично - в валюте (по смете); при этом покупка наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов запрещается.

Итак, расходы на командировки как внутри страны, так и за её пределами, не включаются в доход, подлежащий налогообложению. К таким расходам относятся суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных действующим законодательством, а также фактически произведённые и документально подтверждённые целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал, в места отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, на оплату услуг связи, получения и регистрации служебного заграничного паспорта, получения виз, а также расходы, связанные с обменом валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. Если налогоплательщик не представил документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, то суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных действующим законодательством

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом.

На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает:

§ наименование организации, направившей его в командировку;

§ структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;

§ свою фамилию, имя и отчество (графа "Подотчетное лицо);

§ должность;

§ назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое).

Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает номер и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.

На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.

Внизу авансового отчета имеется раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу. [14, стр.39].

Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Как правило, документы небольшого размера (например, билет в электричке) нужно наклеить на лист формата А 4.

Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости и третий и т.д. бланк отчета и составляет авансовый отчет на нескольких бланках. В конце первого бланка отчета указывается: "Окончание расчета см. в продолжении (продолжениях N) авансового отчета". В верхней части второго и последующих бланков отчетов указывается: «Продолжение авансового отчета.... Ф.И.О. N...».

Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом.

Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.

После получения от подотчетного лица заполненного им авансового отчета и приложенных к нему документов бухгалтер проверяет такие документы и правильность заполнения авансового отчета. Проверка осуществляется:

по форме - устанавливается наличие всех подтверждающих документов и приложений к ним, заполнение реквизитов и правильность оформления авансового отчета, правильность переноса данных из документов в авансовый отчет, наличие подписи подотчетного лица;

по содержанию - определяется соответствие поданных документов цели полученного задания, их достоверность, наличие заполненных в них реквизитов, соответствующих отметок в командировочном удостоверении, дат осуществления затрат реальному времени выполнения задания;

арифметическая проверка - удостоверяется правильность подсчета итоговой величины средств, подлежащих погашению по данному отчету, и т.д.

Проверяется также полнота отчета подотчетного лица по полученным денежным средствам, то есть возврат данным лицом остатка неизрасходованных средств. [14, стр.93].

Выявленные бухгалтером нарушения заполнения авансового отчета указываются им на заполненном подотчетным лицом бланке данного документа. Бухгалтер имеет право при несоблюдении установленных требований к составлению авансового отчета и документам возвращать их подотчетному лицу для оформления надлежащим образом.