 |
Основы аудита расчетов с подотчетными лицами
|
|
|
|
Аудиторская деятельность определяется сейчас большинством специалистов как предпринимательская деятельность по проведению собственно аудита и оказанию услуг, сопутствующих аудиту. (8)
Существует достаточно много различных определений аудита.
Так американскими специалистами Э.А. Аренсом и Дж.К. Лоббеком аудит рассматривается как процесс, посредством которого компетентный независимый работник накапливает и оценивает свидетельства об информации, поддающейся количественной оценке и относящейся к специфической хозяйственной системе, чтобы определить и выразить в своем заключении степень соответствия этой информации установленным критериям (11).
Дж. Робертсон под аудитом понимает процесс уменьшения до приемлемого уровня информационного риска для пользователей финансовых отчетов (30).
Институт присяжных бухгалтеров Шотландии (1СА8) определяет, что «аудит представляет комплекс методов, направленных на установление эффективности и целостности системы управления, точности финансовых отчетов» (19).
По мнению профессора Шеремета А.Д. аудит как наука представляет собой систему знаний о методах и приемах независимого финансового контроля. Аудит как практика - вид управленческой деятелыгости, сводящийся к независимому финансовому контролю и оценке финансовой (бухгалтерской) отчетности. Независимый финансовый контроль определяет сущность аудита, отделяет его от других видов контроля и выделяет его в самостоятельную научную (и учебную) дисциплину и практику.
Согласно Федеральному закону «Об аудиторской деятельности» (статья 1, пункт 1) «аудиторская деятельность, аудит - предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей».
|
|
|
Целью аудита является выражение мнения о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству РФ).
В аудите определяющей является категория существенности, так как именно с ее помощью аудиторы устанавливают допустимую величину искажения бухгалтерской отчетности, что соответственно влияет на аудиторское мнение о достоверности бухгалтерской отчетности. (20)
Понятие существенности неразрывно связано с понятием достоверности (точностью данных). Это степень вероятности (от 0 до 100%) пропуска или искажения отчетных данных, оказывающая влияние на способность пользователей делать правильные выводы о финансовом положении экономических субъектов и принимать адекватные экономические решения. (14).
Аудиторская проверка характеризуется определенным аудиторским риском. В федеральном правиле (стандарте) N 8 "Оценка аудиторских рисков и внутренний контроль, осуществляемый аудируемым лицом" под термином "аудиторский риск" понимается риск выражения аудитором ошибочного аудиторского мнения, в случае когда в финансовой (бухгалтерской) отчетности содержатся существенные искажения. Аналогичное определение имеет место и в международных стандартах аудита (МСА): аудиторский риск - это риск выражения аудитором ненадлежащего аудиторского мнения в случаях, когда в финансовой отчетности содержатся существенные искажения". Аудитору следует использовать свое профессиональное суждение, чтобы оценить аудиторский риск и разработать аудиторские процедуры, необходимые для снижения данного риска до приемлемо низкого уровня. (10,28)
Аудиторские услуги могут быть оказаны любому экономическому субъекту, при этом экономические субъекты самостоятельно выбирают аудитора, аудиторскую фирму для оказания аудиторских услуг или проведения аудиторской проверки. С этой целью заинтересованная в оказании аудиторских услуг организация составляет и направляет аудитору, аудиторской фирме официальное именное письмо - предложение о проведении аудита. Официальным ответным документом является письмо -обязательство аудиторской организации о согласии на проведение аудита. (8,13)
|
|
|
Отношения между аудиторами и аудируемыми лицами по поводу проведения независимой проверки и оказания сопутствующих аудиту услуг оформляются договором. Закон об аудите не определяет содержание договора оказания аудиторских услуг. Поэтому применяются общие положения гражданского законодательства, регулирующие договорные отношения, и учитываются предъявляемые федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности требования к договору оказания аудиторских услуг. Отношения по проведению аудиторских проверок и осуществлению сопутствующих аудиту услуг регулируются на основании договора возмездного оказания услуг (15).
По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги (2).
Начальным этапом проведения аудита является планирование.
Планирование аудита предполагает разработку общей стратегии и детального подхода к ожидаемому характеру, срокам проведения и объему аудиторских процедур (4).
Результатами планирования являются план и программа аудита, которые должны обеспечить своевременное и эффективное проведение проверки (24).
На этапе между планированием работы и подготовкой заключения по ее результатам основной задачей аудитора является сбор аудиторских доказательств (бухгалтерские документы, письменные и устные объяснения сотрудников аудируемого лица, информация от третьих лиц).
После проведения всех необходимых процедур проверки аудитор должен оценить полноту и качество исполнения всех пунктов плана и программы аудита, провести классификацию, систематизацию и аналитический обзор результатов проверки, после чего составить отчет и оформить аудиторское заключение (23).
|
|
|
Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых участков учета наибольшее количество ошибок и нарушений допускается именно при расчетах с подотчетными лицами. (21)
Поэтому данный участок учета обладает повышенным риском для аудитора.
Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных им на выполнение операционно - хозяйственных задач и для компенсации расходов на служебные командировки. Кроме того, расчеты с подотчетными лицами возникают при расчетах за отпущенную им продукцию на реализацию, за полученные расчетные документы, например лимитированную чековую книжку (9).
Подотчетными лицами могут быть только работники данного предприятия. Список их объявляется в приказе по предприятию (17).
Аванс в необходимой сумме для выполнения порученного задания выдают в том случае, если подотчетное лицо не имеет задолженности по ранее полученным суммам (18).
Денежные средства, предназначенные для оплаты хозяйственных и командировочных расходов, организация, как правило, получает с расчетного счета в кассу для выдачи их подотчетным лицам. Организации, имеющие постоянную денежную выручку за реализованные товары, имеют право использовать наличные денежные средства на хозяйственные и другие расходы в пределах лимитов, установленных кредитной организацией. (26)
Отношения между фирмой и подотчетным фактически регулируются только пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (7).
|
|
|
Основными задачами аудита расчетов с подотчетными лицами являются: установление правильного и целевого использования подотчетных сумм; выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов, соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов. (29)
Основными источниками информации при проведении аудита расчетов с подотчетными лицами являются:
• Нормативные документы,
• Авансовые отчеты формы № АО-1 вместе с оправдательными документами,
• Приказы (распоряжения) о направлении работника в командировку формы № Т-9, Т-9а,
• Командировочные удостоверения формы № Т-10,
• Журнал регистрации авансовых отчетов,
• Журнал - ордер № 7,
• Главная книга,
• Бухгалтерский баланс. (22,12)
Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен сначала проверить:
• Кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж работы по специальности, нет ли родственньж связей с руководителем, кассиром организации);
• Имеется ли в наличии нормативная база для работы бухгалтера;
• Кому подотчетен данный бухгалтер и кто его проверяет по исполняемой работе;
• Имеется ли утвержденный руководителем организации список (круг) подотчетных лиц (круг подотчетных лиц определяется в начале года и список по ним утверждается руководителем организации). (9)
Ответы на подобные вопросы можно получить путем предварительного обзора и тестирования.
Собственно проверку состояния расчетов рекомендуется начинать (по мере необходимости) с инвентаризации расчетов или с анализа материалов инвентаризации, если они имеются к моменту проверки
Далее необходимо сверить остатки сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с данными в журнале-ордере № 7, Главной книге и балансе организации на первое число последнего месяца перед датой проведения проверки. При наличии расхождений нужно выявить их причины
Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос об отнесении выданной суммы к доходу этого подотчетного лица.
|
|
|
При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании гл. 23 и 24 НК РФ подлежат включению в облагаемый налогом доход этих работников того календарного года, в котором суммы были получены и подлежали обложению единым социальным налогом (ЕСН).
Далее аудитору необходимо проверить обоснованность выплаты суточных за каждый день нахождения командированного работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).
С 1 января 2009 г. согласно п. 33 ст. 217 НК РФ установлены предельные нормативы суточных, которые не будут включаться в доход командированного работника и облагаться НДФЛ, - до 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и до 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (Федеральный закон от 24.07.07 г. N 216-ФЗ).
Проверяя правильность корреспонденции счетов по данному объекту контроля необходимо обратить внимание на сторнированные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться факты нарушений и злоупотреблений. Для этих целей кредитовые обороты счета 71 в журнале-ордере № 7 сверяют: по счетам 25 и 26 - с данными сводных лицевых счетов (производственных отчетов) по общепроизводственным и общехозяйственным расходам, по счету 50 - с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1, по другим счетам - с данными соответствующих листов - расшифровок по дебету счетов либо журнала -ордера № 10 и ведомости № 46 по материальным счетам. Дебетовые обороты счета 71 сверяются: по счету 50 - с данными журнала-ордера № 1-, по счетам 51,52 - журнала - ордера № 2 и так далее (9).
Как свидетельствует аудиторская практика, основные нарушения, которые выявляются в ходе аудита расчетов с подотчетными лицами, можно объединить в следующие группы:
1) нарушения порядка выдачи подотчетных сумм,
2) нарушения при оформлении командировочных расходов,
) нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов,
) нарушения порядка учета представительских расходов,
) нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами. (24)
Во избежании этих ошибок аудитору необходимо как можно, более детально изучить систему бухгалтерского учета и внутреннего контроля на предприятии.
|
|
|
