 |
Понятие и назначение номенклатуры дел
|
|
|
|
Введение
Классификация документов - одна из наиболее давних и до сих пор окончательно нерешенных проблем. Начальные этапы ее связаны с организацией и систематизацией собраний, созданием перечней единиц хранения, то есть с функционированием первых библиотек и архивов, в частности, древнеегипетских и ассирийских.
Исторически первым практическим способом деления документов в логической последовательности - классы, подклассы и более дробные части - являются классификации, базирующиеся на признаках содержания документа, в частности, его тематике (библиотеки средневековой Европы IX века, стран Арабского Халифата). Тематический признак, положенный в основу библиотечно-библиографических классификаций, в итоге привел к разработке Десятичной классификации М. Дьюи и ее модификаций, используемых подавляющим большинством библиотек мира.
Подобно классификациям произведений печати, рукописей и других документов, на основе предметизации базировались и первые классификации описаний изобретений: английская (1852-1855), немецкая (1906). Первые классификации строились с учетом информационной составляющей документа.
Комплексный подход к классификации документов, учитывающий особенности его содержания и формы, берет свое начало в XX в. одновременно с введением в научный оборот понятий «документ» и «документация». Первая попытка такой классификации осуществлена
П. Отле в его «Трактате о документации» (1934), где заложены основы классификации, учитывающей не только некоторые признаки текста, в частности особенности знаковой природы информации, но и характеристики формы документа, т.е. материального носителя1.
Активно проблема классификации документов начинает разрабатываться лишь в конце 1960-х - начале 1970-х годов в рамках информатики, книго- и архивоведения, а в конце 1980-х - библиографоведами. Большинство подходов было обусловлено спецификой дифференциации документов, принятой в той или иной науке либо области деятельности. Лишь в последние годы, благодаря работам А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, удалось создать многоаспектную классификацию, базирующуюся на учете информационной и материальной составляющих документа.
|
|
|
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» дает определение классификации (classification) как: «Систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификационной системе».
Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Дело по ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - это «документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».
Специальным классификационным справочником, устанавливающим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел, определяемая в ГОСТ Р 51141-98 как - «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Другими словами, номенклатура дел - это классификатор позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам), для оперативного их поиска и использования.
Актуальность темы дипломной работы обуславливается важностью обеспечения для любой организации, учреждения, предприятия упорядоченного хранения, использования и обеспечения сохранности документов, создаваемых и поступающих в организацию. Документы не только имеют юридическое значение, они являются и носителем ценнейшей ретроспективной информации, т.е. информации о всей предшествующей деятельности организации и ее взаимосвязях с другими организациями, их использование существенно повышает качество и оперативность подготовки новых документов, исключает трудозатраты на повторную подготовку однотипных документов.
|
|
|
Упорядоченное хранение, обеспечивающее оперативный поиск документов, требует их четкой классификации.
Цельюданной дипломной работы является изучение номенклатуры дел как классификационного справочника, играющего особую роль в организации всего документационного процесса.
Для ее реализации поставлены следующие задачи:
ознакомиться с понятием и назначением номенклатуры дел;
изучить виды номенклатур дел,
правила заполнения номенклатуры дел,
порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел;
рассмотреть номенклатуру, как основу формирования дел.
Для решения поставленных задач были изучены нормативные документы по ДОУ и специальная литература.
В учебных пособиях по делопроизводству Кузнецовой Т.В.1, Быковой Т.А., Вяловой Л.М., Санкиной Л.В.2, Галахова В.В.3 авторы рассматриваю вопросы регламентирующие делопроизводство, правила документирования, организации документооборота и хранения документов. Была использована статья Б.В. Альбрехта посвященная роли номенклатуры дел в организации работы с документами.
Понятие и назначение номенклатуры дел
Номенклатура дел как систематизированный перечень дел, заводимых в учреждение с указанием сроков хранения, имеет несколько направлений использования.
Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом, определяет систему хранения документов в учреждении. При этом номенклатура дел может служить основанием как для распределения документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или БД.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет отдельную графу (поле) с указанием срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. В дальнейшем наличие этого поля (показателя) в автоматизированных системах работы с документами (СЭД) позволяет упростить создание описей на документы постоянного и долговременного сроков хранения, по личному составу, а также актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
|
|
|
Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре дел, учитываются при создании резервных копий документов на внешних носителях с однократной записью. Точно также, как при формировании дел в одно дело не подшиваются документы с разными сроками хранения, на внешний носитель записываются документы одного срока хранения1.
Это позволяет, при истечении срока хранения документов, после рассмотрения Экспертной комиссией соответствующего годового раздела описей и акта на выделение документов к уничтожению и подписания их руководством организации параллельно с выделением к уничтожению бумажных документов произвести уничтожение и резервных копий электронных документов на внешнем носителе (обычно DVD±R диске).
Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов - в бумажных (ручных) системах регистрации индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс отправляемого документа.
Номенклатура дел используется и как вспомогательный справочник:
при изучении структуры учреждения;
вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно;
основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.
В делопроизводстве организации номенклатура дел выполняет ряд функций:
используется как схема систематизации при распределении и группировке исполненных документов в дела на календарный год. Заголовки дел из номенклатуры переносят на обложки дел;
|
|
|
по окончании года номенклатура дел становится учетным документом, содержащим сведения о количестве заведенных в истекшем году дел;
используется при построении информационно - поисковой системы по документам предприятия. Классификационная схема номенклатуры может быть использована для формирования справочной картотеки на исполненные документы в традиционной системе делопроизводства.
Наиболее значимой функцией номенклатуры дел - она является справочным инструментом для поиска нужной информации. Например, чтобы определить, где искать необходимый документ, уже подшитый в дело, сначала в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером. Когда нужно подшить исполненные документы, вначале просматривается номенклатура, выбирается дело соответствующего содержания, а затем в него подшиваются документы.
Номенклатура дел является важнейшим организационным документом и определяет не только организацию хранения документов в течение первых лет после их создания, но их дальнейшее хранение в архиве.
Итак, номенклатура дел как систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
|
|
|
