Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!
МегаЛекции

Понятие и назначение номенклатуры дел




Введение

 

Классификация документов - одна из наиболее давних и до сих пор окончательно нерешенных проблем. Начальные этапы ее связаны с организацией и систематизацией собраний, созданием перечней единиц хранения, то есть с функционированием первых библиотек и архивов, в частности, древнеегипетских и ассирийских.

Исторически первым практическим способом деления документов в логической последовательности - классы, подклассы и более дробные части - являются классификации, базирующиеся на признаках содержания документа, в частности, его тематике (библиотеки средневековой Европы IX века, стран Арабского Халифата). Тематический признак, положенный в основу библиотечно-библиографических классификаций, в итоге привел к разработке Десятичной классификации М. Дьюи и ее модификаций, используемых подавляющим большинством библиотек мира.

Подобно классификациям произведений печати, рукописей и других документов, на основе предметизации базировались и первые классификации описаний изобретений: английская (1852-1855), немецкая (1906). Первые классификации строились с учетом информационной составляющей документа.

Комплексный подход к классификации документов, учитывающий особенности его содержания и формы, берет свое начало в XX в. одновременно с введением в научный оборот понятий «документ» и «документация». Первая попытка такой классификации осуществлена

П. Отле в его «Трактате о документации» (1934), где заложены основы классификации, учитывающей не только некоторые признаки текста, в частности особенности знаковой природы информации, но и характеристики формы документа, т.е. материального носителя1.

Активно проблема классификации документов начинает разрабатываться лишь в конце 1960-х - начале 1970-х годов в рамках информатики, книго- и архивоведения, а в конце 1980-х - библиографоведами. Большинство подходов было обусловлено спецификой дифференциации документов, принятой в той или иной науке либо области деятельности. Лишь в последние годы, благодаря работам А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, удалось создать многоаспектную классификацию, базирующуюся на учете информационной и материальной составляющих документа.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» дает определение классификации (classification) как: «Систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификационной системе».

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Дело по ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - это «документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Специальным классификационным справочником, устанавливающим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел, определяемая в ГОСТ Р 51141-98 как - «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Другими словами, номенклатура дел - это классификатор позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам), для оперативного их поиска и использования.

Актуальность темы дипломной работы обуславливается важностью обеспечения для любой организации, учреждения, предприятия упорядоченного хранения, использования и обеспечения сохранности документов, создаваемых и поступающих в организацию. Документы не только имеют юридическое значение, они являются и носителем ценнейшей ретроспективной информации, т.е. информации о всей предшествующей деятельности организации и ее взаимосвязях с другими организациями, их использование существенно повышает качество и оперативность подготовки новых документов, исключает трудозатраты на повторную подготовку однотипных документов.

Упорядоченное хранение, обеспечивающее оперативный поиск документов, требует их четкой классификации.

Цельюданной дипломной работы является изучение номенклатуры дел как классификационного справочника, играющего особую роль в организации всего документационного процесса.

Для ее реализации поставлены следующие задачи:

ознакомиться с понятием и назначением номенклатуры дел;

изучить виды номенклатур дел,

правила заполнения номенклатуры дел,

порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел;

рассмотреть номенклатуру, как основу формирования дел.

Для решения поставленных задач были изучены нормативные документы по ДОУ и специальная литература.

В учебных пособиях по делопроизводству Кузнецовой Т.В.1, Быковой Т.А., Вяловой Л.М., Санкиной Л.В.2, Галахова В.В.3 авторы рассматриваю вопросы регламентирующие делопроизводство, правила документирования, организации документооборота и хранения документов. Была использована статья Б.В. Альбрехта посвященная роли номенклатуры дел в организации работы с документами.

 


Понятие и назначение номенклатуры дел

 

Номенклатура дел как систематизированный перечень дел, заводимых в учреждение с указанием сроков хранения, имеет несколько направлений использования.

Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом, определяет систему хранения документов в учреждении. При этом номенклатура дел может служить основанием как для распределения документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или БД.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет отдельную графу (поле) с указанием срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. В дальнейшем наличие этого поля (показателя) в автоматизированных системах работы с документами (СЭД) позволяет упростить создание описей на документы постоянного и долговременного сроков хранения, по личному составу, а также актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре дел, учитываются при создании резервных копий документов на внешних носителях с однократной записью. Точно также, как при формировании дел в одно дело не подшиваются документы с разными сроками хранения, на внешний носитель записываются документы одного срока хранения1.

Это позволяет, при истечении срока хранения документов, после рассмотрения Экспертной комиссией соответствующего годового раздела описей и акта на выделение документов к уничтожению и подписания их руководством организации параллельно с выделением к уничтожению бумажных документов произвести уничтожение и резервных копий электронных документов на внешнем носителе (обычно DVD±R диске).

Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов - в бумажных (ручных) системах регистрации индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс отправляемого документа.

Номенклатура дел используется и как вспомогательный справочник:

при изучении структуры учреждения;

вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно;

основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.

В делопроизводстве организации номенклатура дел выполняет ряд функций:

используется как схема систематизации при распределении и группировке исполненных документов в дела на календарный год. Заголовки дел из номенклатуры переносят на обложки дел;

по окончании года номенклатура дел становится учетным документом, содержащим сведения о количестве заведенных в истекшем году дел;

используется при построении информационно - поисковой системы по документам предприятия. Классификационная схема номенклатуры может быть использована для формирования справочной картотеки на исполненные документы в традиционной системе делопроизводства.

Наиболее значимой функцией номенклатуры дел - она является справочным инструментом для поиска нужной информации. Например, чтобы определить, где искать необходимый документ, уже подшитый в дело, сначала в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером. Когда нужно подшить исполненные документы, вначале просматривается номенклатура, выбирается дело соответствующего содержания, а затем в него подшиваются документы.

Номенклатура дел является важнейшим организационным документом и определяет не только организацию хранения документов в течение первых лет после их создания, но их дальнейшее хранение в архиве.

Итак, номенклатура дел как систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

 


Поделиться:





Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...