 |
Основные требования к составлению номенклатуры дел
|
|
|
|
Составление и оформление номенклатуры дел - одна из функций службы документационного обеспечения управления организации или предприятия.
Хранение документов относятся к той части делопроизводства, которая в наибольшей степени регламентирована законодательными и нормативными актами. Кроме того, при составлении номенклатуры дел должны учитываться требования, закрепленные в ряде нормативно-методических документов межотраслевого действия.
Основным документом, содержащим методику разработки номенклатуры дел организации, являются Основные правила работы архивов организаций. Основные правила устанавливают порядок подготовки номенклатуры, закрепляют ее форму, правила заполнения граф, составление и систематизации заголовков дел и т.д. В документе содержатся также требования к оформлению номенклатуры дел.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, ведомственные перечни и перечни документов, надлежащих на государственное хранение является основным нормативным пособием при определении сроков хранения документов, включенных в номенклатуру дел.
Правила делопроизводства в федеральных органов исполнительной власти и Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти определили, что номенклатура дел является основой формирования документального фонда федеральных органов и закрепили основные требования к составлению номенклатуры дел и работе с ней в органах исполнительной власти.
|
|
|
При разработке номенклатуры важно определить задачи, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состав документов, образующихся в деятельности организации. Поэтому к процедуре составления номенклатуры дел привлекаются руководители и ведущие специалисты, которые могут оказать помощь в решении этих вопросов. Негосударственным организациям методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.
Порядок разработки, составления и оформления номенклатуры дел, структурные подразделения, которые участвуют в ее составлении, сроки разработки и введения в действии определяются в инструкции по делопроизводству. Кроме того, инструкция закрепляет порядок расположения разделов в свободной номенклатуре дел, правила индексации дел, составление заголовков дел и последовательность их расположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел, порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о числе и крайних датах дел (томов, частей дела), внесение отметок
в графу «Примечание» и др.), составление итоговой записи о числе и категориях дел, сформированных в делопроизводстве.
Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если в организации не было изменений структуры, реорганизации, в ходе которой перераспределялись функции и направления деятельности между структурными подразделениями, если не появились в практике работы новые документы и формы, то ежегодно номенклатура дел только уточняется, оформляется заново и после утверждения руководителем организации вводится в действие. В случаях коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел должна быть разработана заново. Для федеральных органов исполнительной власти установлено, что один раз в пять лет номенклатура дел подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в которой сдаются документы на постоянное хранение.
|
|
|
В целом такой порядок должен действовать и в других организациях, сдающих документы в государственные архивы на постоянное хранение.
Основные требования, которым должна отвечать номенклатура дел организации, следующие:
номенклатура должна охватывать все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года;
формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых, полностью отразить состав и содержание документов в них и во-вторых, исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих их содержанию и сроку хранения;
дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.
Таким образом, в номенклатуре должны быть учтены все документы, которые организация получает от других организаций и лиц или создает в процессе своей деятельности в течение года. В номенклатуру включаются не только управленческие документы, но и все регистрационные формы - картотеки, журналы (книги) учета. При ведения дела в электронном виде это указывается при составлении номенклатуры в графе «Примечания».
В номенклатуру должны быть внесены также документы временно действующих органов. Они служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращение ее деятельности (например, документы ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
Кроме того, номенклатура может дополняться делами, которые не были в нее включены при составлении. Такие дела могут формироваться после начала года вследствие появления в деятельности организации новых вопросов или направлений. Для таких случаев в конце разделов номенклатуры предусматриваются резервные номера.
Не включают в номенклатуру печатные издания (справочники, сборники и т.д.).
|
|
|
В организациях могут составлять номенклатуру дел структурных подразделений и организации в целом или сводную номенклатуру дел. Служба делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений составляет номенклатуру дел организации (сводную номенклатуру). Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают архив и экспертная комиссия организации.
При разработке номенклатуры дел необходимо определить внутреннюю структуру этого документа, наличие разделов и последовательность расположения.
Разделами сводной номенклатуры дел могут служить названия структурных подразделений. Организации, в которых разработана организационная структура, обычно закрепляют ее в штатном расписании, где содержатся наименования всех структурных подразделений и их код. При разработке номенклатуры дел количество и наименование ее разделов должно соответствовать наименованию подразделений и их последовательности, установленной в штатном расписании. Код подразделения, присвоенный ему в штатном расписании, указывается перед наименованием каждого раздела и является частью индекса каждого дела. Первый раздел номенклатуры - название службы делопроизводства (управление делами, канцелярия и т.д.). Последними разделами являются наименования общественных организаций или органов, которые действуют на общественных началах.
В небольших организациях, которые не имеют стабильной структуры, разделами номенклатуры являются управленческие функции или направления деятельности, например: Руководство, Кадры, Рекламная деятельность, Документационное обеспечение и т.п.
В конце года номенклатура закрывается, т.е. заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год, и дел с отметкой «ЭПК».
|
|
|
Таким образом, номенклатура дел становится учетным документам и содержит данные о фактическом количестве дел, заведенных в истекшем году.
Сведения, содержащиеся в итоговой записи, должны сообщаться архивному учреждению. В номенклатуре дел организации об этом проставляется отметка, которая включает указание должности лица, передавшего сведения, его личную подпись, расшифровку подписи и дату.
Номенклатура дел готовится в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, второй используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, третий применяется в архиве организации или учреждения, четвертый - в государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел в виде выписок (соответствующих разделов номенклатуры) направляется в структурные подразделения, которые на их основе заводят и формируют дела. Рабочий экземпляр номенклатуры может вестись в службе делопроизводства в электронном виде. В частности, такой порядок установлен для федеральных органов исполнительной власти. В организациях, не передающих свои документы в государственный архив, номенклатура дел оставляется в трех экземплярах.
Виды номенклатуры дел
Номенклатура дел должна быть в каждой организации, она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе ее деятельности.
Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации), примерные и типовые.
Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого ее структурного подразделения. В небольших организациях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупной организации номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная номенклатура как классификационный справочник, имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) будут наименования структурных подразделений или вопросов деятельности.
Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Основные правила работы архивов организаций указывают, что «Типовая номенклатура дел» устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
|
|
|
Конкретнаяноменклатура дел конкретной организации - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
При оформлении примерной номенклатуры дел нужно помнить, что ее форма должна соответствовать формам конкретных номенклатур организаций, на которые она распространяется.
Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.
Гриф утверждения оформляется распорядительным документом организации и проставляется на титульном листе номенклатуры. Если объем примерной номенклатуры до 5 листов, титульный лист к ней не составляется, а гриф утверждения размещается на первом листе номенклатуры. Гриф согласования располагается в конце номенклатуры, ниже реквизита «подпись составителя».
Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает проводиться в организации в последнем квартале, так, чтобы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие.
Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел. Номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел бухгалтерии и др. - это номенклатуры дел структурных подразделений, которые отражают документы этих подразделений.
|
|
|
