Правила заполнения номенклатуры дел

номенклатура дело систематизированный перечень

В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных непредусмотренных заранее дел в случае их появления.

Заполнение каждой графы номенклатуры дел производится с учетом требований, закрепленных в нормативно-методических документах.

Каждому делу, заголовок которого включен в номенклатуру дел, присваивают свой индекс. Индексы имеют большое значение для практического использования номенклатуры.

Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения (кода) структурного подразделения (или направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03 - 02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «2» (02). При обозначении индексов дел используются арабские цифры.

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел, сформированных в разных структурных подразделениях. Например: заголовок дела «Приказы по основной деятельности», имеющий в разделе «Канцелярия» индекс 01-04, в разделе «Финансовый отдел» должен иметь индекс 02-04, в разделе «Планово-экономический отдел» - 03-04 и т.д.

Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом. В графу в которую включаются заголовки дел (томов).

Заголовки дел располагаются в определенной последовательности. Она основывается на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций. Стабильность расположения заголовков обеспечивает быстрый поиск дел.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, входящих в состав дел, и их взаимосвязью.

Вначале располагают заголовки дел, включающих организационные документы, которые относятся к деятельности организации в целом (например, устав, штатное расписание и т.д.) или структурного подразделения, если составляется его номенклатура (например, положение и должностные инструкции работников); затем заголовки дел с организационно-распорядительными документами вышестоящих органов.

Далее располагаются заголовки дел с распорядительной документацией самой организации (приказы, распоряжения и т.п.). Затем следуют заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и другую документацию.

Внутри перечисленных категорий документации заголовки также систематизируют с учетом их важности. Например, вначале располагают заголовки дел с годовыми плановыми и отчетными документами, затем - с квартальными и месячными. Заголовки дел, содержащие переписку, следует располагать в такой последовательности: переписка с вышестоящими органами власти и управления, переписка с не соподчиненными организациями, переписка с подведомственными организациями, филиалами или представительствами.

Если дела сформированы по корреспондентскому или географическому признакам, их заголовки вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Самая сложная часть работы при разработке номенклатуры дел - составление заголовков дел. Основное требование - заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов комплекса, так как именно по заголовку ведется поиск необходимых документов. Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел, однако в любом случае при их составлении следует придерживаться установленных правил.

Обязательными элементами заголовка дела являются: название вида комплекса (дело, переписка) или наименование вида документов (протоколы, договоры и др.).

Далее следуют уточняющие данные, состав и последовательность расположения которых определяются характером документов дела:

наименование автора документов (наименование организации или структурного подразделения);

адресат или корреспондент (наименование организации - куда направлены документы или от кого получены);

обобщенное краткое содержание документов дела;

указание на месторасположение организаций-корреспондентов (территория, местность);

даты, к которым относятся документы дела;

указание подлинности или копийности документов, содержащихся в деле.

Заголовки должны быть конкретными. При их составлении такие формулировки, как «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п., не употребляются. Также не применяются вводные слова и сложные синтаксические обороты.

Степень конкретизации, детализации заголовков дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспечивать наиболее благоприятные условия для работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.

Термин «дело» употребляется в заголовках, если дела содержат различные по видам документы по решению конкретного вопроса, связанные последовательностью делопроизводства.

Термин « дело » включают в заголовки судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанные последовательностью его решения, употребляют термин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляют основные виды документов, которые должны быть в деле.

Этот же термин применяется, если в деле содержатся документы, которые являются приложением к какому-либо другому документу.

Использование терминов «материалы» и « документальные материалы » неправомерно, так как они не предусмотрены государственным терминологическим стандартом. Особенности имеют заголовки дел, включающих разные группы (виды) документов.

При группировке в деле распорядительных документов, в том числе протоколов, в заголовке указывают вид документа во множественном числе, автора и год.

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны содержать указание на вид и характер документов, период за который составлены планы или отчеты.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр).

В заголовках дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется. При составлении заголовков нужно учитывать следующее.

Если переписка ведется с одним корреспондентом, в заголовке дела указываются название организации и вопрос, по которому ведется переписка.

В заголовки дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, включают их обобщенное название, каждый корреспондент отдельно не называется.

Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область, город, район), целесообразно указывать ее в заголовке.

В случае переписки с разнородными корреспондентами заголовок должен содержать лишь вопрос переписки. Корреспонденты в заголовке дела не перечисляются.

При включении в номенклатуру дел электронных документов в их заголовки включается указание «Электронные документы».

Если предполагается, что дело - например, в связи со значительным объемом документов, подлежащих помещению в него, - будет состоять из нескольких томов (частей), то сначала составляется общий заголовок дела, а затем - при необходимости - заголовки каждого тома (части), тем или иным образом уточняющее содержание общего заголовка дела. Например: «Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2005 год» (общий заголовок), «Том 2. Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2-й квартал 2005 года» (заголовок тома).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом не допускается включение в заголовки дел неконкретных, обтекаемых формулировок, например: «разные материалы», «общая переписка» и т.д. Следует также избегать употребления в заголовках дел вводных слов и сложных оборотов.

Каждое дело должно иметь свой конкретный срок хранения. Сроки устанавливаются в зависимости от значимости документов, включенных в дело, и могут быть постоянными или временными (1, 3, 5, 10, 15 лет и т.д.).

Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов и определения возможности уничтожения документов, которые не имеют научной и практической ценности. Определение сроков хранения документов является основанием для их помещения в то или иное дело, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут группироваться вместе. Нужно иметь в виду, что в деле с временным сроком хранения могут содержаться документы различной ценности, которые, следовательно, имеют разные сроки хранения. В этом случае срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы с разными сроками хранения - один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет - по наибольшему сроку.

Сроки хранения устанавливаются, во-первых, по перечням документов с указанием сроков их хранения и, во-вторых, экспертным путем ведущими специалистами организации. Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными.

Типовые перечни устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они включают документы, образующиеся при документировании общих для всех управленческих функций (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, снабжение и реализация продукции и т.п.), независимо от места организаций в системе управления, видов их деятельности и форм собственности.

При определении сроков хранения документов могут использоваться Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения¹ и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-методической и производственной деятельности организации с указанием сроков хранения и др.

Перечень типовых управленческих архивных документов, введенный в действие в 2010 г., является основным нормативным документом для определения сроков хранения и отбора на хранение и уничтожение документов, общих для большинства организаций, включая негосударственные. Нормативный характер этого документа означает, что срок хранения соответствующих перечню документов (дел) переносится в номенклатуру дел без изменений. Нормативные сроки хранения запрещается уменьшать. Правда, в отдельных случаях сроки хранения могут быть увеличены самой организацией, если это вызвано спецификой ее деятельности.

Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней федеральными органами исполнительной власти разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующейся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственными перечнями, а при их отсутствии - типовыми перечнями.

В Российской Федерации действует также Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное ФКЦБ России в 2003 г. Это нормативный акт, действие которого распространяется на документы всех открытых и закрытых акционерных обществ на территории Российской Федерации.

Положение содержит список документов акционерных обществ с указанием сроков их хранения. В список включены документы, которые либо

соответствуют Закону «Об акционерных обществах», либо образуются в деятельности предприятий и организаций только данной организационно-правовой формы, например: проспекты эмиссии ценных бумаг, протоколы общих собраний акционеров, бюллетени для голосования на общих собраниях акционеров и т.п.

В ряде случаев Положение конкретизирует типовые сроки хранения документов акционерных обществ. Впервые установлен срок хранения списка акционеров, имеющих право на участие в общем собрании, как отдельного вида документа, а не как приложения к протоколу собрания. Кроме того, в Положении уточнен срок хранения бюллетеней для голосования: с 2003 г. они хранятся постоянно.

Что касается временных сроков, то акционерным обществам предоставлено право их изменять, но только в сторону увеличения. Такие изменения обязательно должны быть зафиксированы либо в уставе, либо в иных внутренних документах общества. Срок временного хранения документов может быть также увеличен в случае проведения проверок, возникновения разногласий, следственных и судебных дел, если документы имеют к этому отношение. В этих случаях они хранятся до принятия окончательного решения, если решение принимается после истечения установленного срока хранения.

Сроки хранения документов (дел), которые не вошли в перечни, устанавливаются экспертным путем ведущими специалистами организации. В графе «Срок хранения» могут быть проставлены и такие отметки, как «ДЗН» (До замены новыми), «ДМН» (До минования надобности), «ЭК» (Экспертная комиссия), «ЭПК» (Экспертно-проверочная комиссия). Отметки «ДЗН» и «ДМН» используются для определения длительности хранения дел, содержащих копии документов или инструктивные, нормативные документы, разработанные органами власти и управления и хранящиеся в делах организации временно - до замены их новыми. Отметки «ЭК» и «ЭПК» означают, что часть документов дела может иметь научное или историческое значение. После окончания срока хранения таких дел они обязательно проходят экспертизу.

Нормативно установлено, что электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2010 г., исчисляется с 1 января 2011 г.

При указании в номенклатуре срока хранения дела нужно указывать и статью конкретного перечня, в соответствии с которой этот срок определен. Название типового или ведомственного перечня, который был использован при составлении номенклатуры, обязательно вносят в графу «Примечание».

Разработку проекта номенклатуры дел целесообразно производить на основе формы установленного образца. Образцы форм номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел представлены на рисунках 1 и 2.

Рис. 1 Оформление номенклатуры дел структурного подразделения

 

Рис. 2 Оформление сводной номенклатуры дел

 

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: