Использование мастеров Word .

Структура окна Microsoft Word.

 

- Строка заголовка содержит маленький значок Word, название приложения Microsoft Word, и название редактируемого документа. В правой части строки заголовка находятся три кнопки управления окном: Свернуть (свернуть приложение Word), Свернуть в окно (переключает просмотр из полноэкранного режима в оконный), Закрыть (окончание работы с Word).

- Строка меню содержит Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Таблица, Окно, Справка -  каждое слово в этой строке открывает доступ к определенной группе команд:

 

Файл	содержит команды для работы с файлами, команды, обеспечивающие печать, список последних файлов, с которыми работал пользователь
Правка	содержит команды для обработки активного документа
Вид	содержит команды для изменения внешнего вида экрана или способ отображения документа
Вставка	содержит команды для вставки в документ номера страниц, дату, время, заголовок, и т.д.
Формат	содержит команды для оформления текста
Сервис	содержит команды для проверки текущего документа на наличие ошибок правописания, подобрать синонимы к словам, получить статистические данные о документе и т.д.
Таблица	содержит команды для создания и обработки таблиц
Окно	содержит команды для работы с окнами открытых приложений
Справка	содержит команды для получения справочной информации о командах и опциях редактора

 

- Контекстное меню содержит команды, относящиеся к выделенному фрагменту, открывается нажатием правой кнопки мыши или комбинацией клавиш Shift+F10.

- Панель инструментов содержит кнопки, нажатие каждой заменяет выполнение соответствующей команды меню.

- Строка состояние отображает сведения о документе и текущем режиме работы (номер страницы, раздела, количество страниц в документе и т.д.).

- Полосы прокрутки с бегунками служат для перемещения документа по экрану.

- Координатная линейка позволяет, установит отступы абзацев, размеры полей страницы, ширину колонок и т.д.

(примечание: для удобства пользователей при работе с программой в Word встроена удобная подсистема помощи, которая в любой момент готова выдать необходимую справку).

 

Создание документа Word.

Чтобы создать новый документ Word, есть три способа. 1- Создать новый пустой документ с помощью шаблона Word. 2- Создать документ, воспользовавшись своим ранее созданным шаблоном. 3- Создать документ, воспользовавшись одним из мастеров Word, например мастером факсов или мастером писем.

Использование шаблона или мастера, значительно упрощает создание документа. Шаблон - это заготовка документа, которая уже содержит опре­деленные стили форматирования, а иногда и некоторый текст. Шаблон Новый документ не содержат никакого постоянного текста (как это бывает при использовании других шаблонов), и форматирование текста в подобных документах полностью отражает стандартные настройки Word касающиеся полей, шрифтов и других атрибутов документов.

Для создания нового Документа нужно выполнить следующие действия:

1. Выбрать команду Файл → Создать. В правой части окна про­граммы отобразится область задач Создание документа. В группе Создание с помощью шаблона щелкните на ссылке Общие шаблоны; Word отобразит диалоговое окно Шаблоны, на разных вкладках которого будут присутствовать опре­деленные группы шаблонов.

2. Выбрать вкладку Общие диалогового окна Шаблоны, после чего щелкнуть на значке Новый документ. В окне Word появится новый документ (так же при создании нового документа можно использовать любой из шабло­нов, доступный в диалоговом окне Шаблоны). Самый быстрый спо­соб создания документа - щелчок на кнопке Создать файл (стандартной панели инструментов).

 

Использование шаблонов документов.

Не обязательно основывать документ на шаблоне Новый документ. Вместо этого можно воспользоваться специальными шаблонами Word. Эти шаблоны значительно упрощают создание документов различных типов, от записок до газет. Шаблоны содержат специальные текст и атрибуты документа; таким образом, внешний вид и макет документа уже заранее определены параметрами шаблона. Сюда относятся поля, шрифты, графические изображения и другие атрибуты. Для того чтобы создать документ на основе определенного шаблона, нужно выполнить следующие действия:

1- выбрать команду Файл → Создать, в правой части окна про­граммы отобразится область задач Создание документа. В группе Создание с помощью шаблона щелкнуть на ссылке Общие шаблоны; Word отобразит диалоговое окно Шаблоны. 2- выбрать одну из вкладок диалогового окна Шаблоны, на­пример Записки. Выбрать подходящий вариант записки и щелкнуть на кнопке OK (или дважды щелкнуть на значке соответствующего шаблона). 3- в окне программы отобразится новый документ, основанный на выбранном шаблоне. Значительная часть документов, основанных на шаблонах, уже содержит текст, например заголовки, а также различные атрибуты текста, в частности шрифты. Например, документ, основанный на шаблоне Изысканная записка, уже имеет разметку записки и со­держит сведения о текущей дате. Текст очень легко добавить в документ, особенно при исполь­зовании свободного ввода. Просто нужно щелкнуть в любом месте доку­мента и вводить текст. Многие шаблоны (например, шаблон Изысканная записка) включают текст с подсказками о работе с шаблоном. Любой по­добный текст можно выделить и заменить другим, именно тем, ко­торый нужен.

 

Использование мастеров Word.

 

Мастера Word содержатся на тех же вкладках диалогового окна Шаблоны, что и обычные шаблоны. Отличить мастера от шаблона поможет небольшое изображение волшебной палочки на их значке.

Для создания нового документа с помощью мастера нужно выполнить следующие действия: 1- выбрать команду Файл → Создать,  в правой части окна программы отобразится область задач Создание документа. 2- в группе Создание с помощью шаблона щелкнуть на ссылке Общие шаблоны; Word отобразит диалоговое окно Шаблоны. В этом диалоговом окне перейти на вкладку, которая соответствует типу того документа, который нужно создать. 3- для того чтобы приступить к созданию документа с помощью мастера, дважды щелкнуть на значке соответствующего мастера (например, на значке Мастер записок на вкладке Записки). На экране появится диалоговое окно мастера, в котором перечислены все основные действия, которые необходимы для создания документа. В правой части диалогового окна Мастера располагаются краткие сведения о процессе создания документа. Для перемещения к следующему этапу создания документа нужно щелк­нуть на кнопке Далее, расположенной в нижней части окна мастера. После выполнения всех действий щелкнуть на кнопке Готово, чтобы закрыть мастер. В окне Word появится новый документ, созданный с помощью определенного мастера. Мастера, значительно отлича­ются между собой, в зависимости от того, документ какого типа нужно создать. Например, Мастер резюме приводит к созданию документа, который совсем не похож на документ, который создается с помощью мастера конвертов. При работе с мастером всегда можно щелкнуть на кнопке Назад, если был выполнен какой-то лишний шаг (также можно вообще закрыть документ и начать все с начала).

 

Сохранение документа.

Независимо от того, создан новый документ с помощью шаблона Новый документ, другого шаблона Word или мастера документов, обязательно требуется сохранить его. Сохранение документа - это один из самых важных аспектов работы с любым приложением. Если документ Word не сохранен, все результаты работы будут потеряны. Для сохранения документа нужно выполнить следующие действия: 1- щелкнуть на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов Word или выберите команду Файл → Сохранить, на экране появится диалоговое окно Сохранение документа. 2- нужно указать имя файла в текстовом поле Имя файла. Если требуется сохранить документ в формате, отличном от стан­дартного формата Word (.doc), нужно выбрать формат из раскры­вающегося списка Тип файла. 3- для сохранения документа в другом месте (по умолчанию вы­брана папка Мои документы) нужно воспользоваться раскрывающим­ся списком Папка. 4- дважды щелкнуть на значке нужной папки в списке Папка. 5- указав имя файла и его расположение, щелкнуть на кнопке Сохранить. Word сохранит документ и вернется к окну документа. Для сохранения изменений, внесенных в документ, просто нужно щелкнуть на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов. Сохранять документы нужно как можно чаще. Сбои электропитания, случайно выдернутый шнур питания или за­висание компьютера могут привести к потере всех данных. Чтобы этого не случилось можно воспользоваться функцией автосохранения. В этом случае нужно выбрать команду Сервис → Параметры; перейти на вкладку Сохранение. Флажок Автосохранение каждые должен быть установлен, в соседнем текстовом поле устанавливается количество минут, через которое программа должна выполнять автоматическое сохранение документов. Это средство не заменяет использование команды Файл → Сохранить, а только позволяет вос­становить значительную часть документа в случае сбоя. Если необходимо сохранить резервную копию документа при ка­ждом сохранении внесенных изменений, следует выполнить следующие действия: 1- выбрать команду Сервис → Параметры. 2-  в диалоговом окне Параметры перейти на вкладку Сохранение, на которой установить флажок Всегда создавать резервную копию. Щелкнуть на кнопке ОК, чтобы вернуться к документу. 3- указать имя файла и сохранить документ в подходящей папке. Теперь после каждого использования команды Сохранить для сохра­нения изменений, внесенных в документ, резервная копия файла (с расширением.wbk) также будет сохранятся на жестком диске. Эта ре­зервная копия представляет собой предыдущую копию документа еще до внесения изменений. Каждое последующее сохранение при­водит к замене резервной копии файла его предыдущей версией. Также возможно сохранить текущую версию Документа под другим именем. Для этого потребуется команда Сохранить как. Для того чтобы сохранить копию документа под новым именем, нужно выполнить следующие действия: 1- выбрать команду Файл → Сохранить как. 2- в диалоговом окне Сохранение документа указать новое имя файла в текстовом поле Имя файла. 3- щелкнуть на кнопке Сохранить. Файл будет сохранен под новым именем.

 

Закрытие документа.

Завершая работу с документом его нужно закрыть. Для того чтобы закрыть документ, следует выбрать команду Файл → Закрыть. Также можно закрыть документ, щелкнув на кнопке Закрыть (со значком ), расположенной в правой части строки заголовка окна документа. Если работа велась с нескольки­ми документами, закрытие одного из них не приведет к закрытию приложения Word. Если требуется завершить работу с Word, нужно выбрать команду Файл → Выход. Перед тем как закрыть документ, программа проверит, сохранены ли последние внесенные в него изменения. В противном случае программа запросит сохра­нение изменений. Чтобы сохранить документ нужно щелкнуть на кнопке Да.

 

Открытие документа.

Для того чтобы открыть существующий файл Word, нужно выполнить следующие действия:1- выбрать команду Файл → Открыть, на экране отобразится диалоговое окно Открытие документа. 2- по умолчанию Word отобразит список файлов, сохраненных в папке Мои документы. Если необходимый документ сохранен в другой папке, щелкнуть в раскрывающемся списке Папка и вы­брать диск и папку, в которой сохранен документ. 3- для открытия файла документа щелкнуть на его значке, после чего щелкнуть на кнопке Открыть (или дважды щелкнуть на значке файла). Если документ имеет формат отличный от стандартного формата документов Word (.doc), нужно выбрать соответствующий вариант из раскрывающегося списка Тип файлов.

 

Перемещения по документу

Word предостав­ляет несколько приемов для перемещения по документу.

Перемещаться можно по документу с помощью вертикальной и горизонтальной полос прокруток (соответственно, щелчок на кнопке со стрелкой вверх на вертикальной полосе прокрутки позволяет перемещаться к началу документа, щелчок на кнопке со стрелкой вниз на вертикальной полосе прокрутки позволяет перемещаться к концу документа). На вертикальной полосе прокрутки также есть кнопки Предыдущая страница и Следующая страница (кнопки с двойными стрелками, направленными вниз и вверх соответственно). Эти кнопки позволяют (при помощи мыши) пролистывать документ целыми страницами. Также вращая колесико, расположенное между кнопками мыши, возможна быстрая прокрутка документа (скорость перемещения соответствует скорости вращения колесика). Горизонтальная полоса прокрутки функционирует так же, как и вертикальная, позволяя перемещаться по документу в рамках одной страницы. Полосы прокрутки позво­ляют просматривать определенную часть страницы или опреде­ленную страницу документа, но это не приводит к перемещению точки вставки. Для того чтобы переместить точку вставки (при работе с мышью), нужно перейти к определенному месту в документе, разместить над ним І - образный курсор и щелкнуть мышью (в документе разместится точка вставки).

При работе с клавиатурой курсор можно перемещать с помощью комбинаций клавиш:

 

<Home>                     Переход к началу строки

<End>                         Переход к концу строки

<Ctrl + »                  Переход на одно слово вправо

< Ctrl + >                  Переход на одно слово влево

< Ctrl +  >                  Переход к предыдущему абзацу

< Ctrl +  >                  Переход к предыдущему абзацу

<Page Up >                Переход на одно окно вверх

<Page Down>            Переход на одно окно вниз

<Ctrl + Page Up>       Переход на одну страницу вверх

<Ctrl + Page Down>  Переход на одну страницу вниз

<Ctrl + Home>            Переход к началу документа

<Ctrl + End>                Переход к концу документа

Ввод текста

В созданном новом документе виден мерцающий вертикально расположенный курсор, ко­торый называется точкой вставки, расположенный в левом верх­нем левом углу документа. Здесь и будет отображаться вво­димый текст. Ввод текста производится с клавиатуры. Точка вставки будет пере­мещаться вправо по мере того, как вводится текст. Как только будет достигнут конец линии, точка вставки автоматически пере­несется на следующую строку.

Когда достигается конец абзаца нужно нажать клавишу <Enter>, чтобы вручную добавить разрыв строки. Если нужно увидеть, где расположены разрывы строк в документе (знаки абзаца), можно щелкнуть на кнопке на стандартной панели инструментов (если не видно кнопки Непечатаемые знаки, нужно щелкнуть на кнопке Параметры панелей инструментов, расположенной с правого края панели инструментов, из появившегося контекстного меню выбрать команду Добавить или удалить кнопки, а затем → Стандартная, в списке доступных кнопок выбрать кнопку Непечатаемые знаки и она добавится на панели инструментов Стандартная). Отображение Непечатаемые знаки важно в тех си­туациях, когда необходимо форматировать отдельные абзацы текста, межстрочный интервал, отступ и т.д.

 

РедактированиЕ документа.

Завершив создание чернового варианта документа можно приступить к его редактированию. Word позволяет достаточно просто совершать добавление нового текста и уда­ление ненужного. Для этого можно использовать и мышь или клавиатуру (Word предлагает целый ряд специальных комбинаций клавиш и других приемов, ко­торые значительно упрощают выполнение операции).

Добавление нового текста

Есть две возможности добавить текст в до­кумент - вставка и замена.

Для вставки текста в документ необходимо разместить над ним І - образный кур­сор в том месте, куда добавляется текст и щелкнуть мы­шью, чтобы поместить точку вставки.

 І - образный курсор - это специальная форма указателя мыши при размещении в тексте документа. Новый текст добавляется в месте точки вставки, а су­ществующий текст сдвигается вправо по мере того, как вводится новый.

Замена текста используется если нужно добавить новый текст, удалив при этом определенный фрагмент текста, расположенный справа от точки вставки. Для этого также при помощи мыши поместить точку вставки там, где нужно ввести текст поверх существующего. Нажать клавишу <Ins> на клавиатуре и вводить новый текст (индикатор ЗАМ в строке состояния станет активным). Новый текст будет постепенно удалять уже существую­щий текст, расположенный справа от точки вставки. Чтобы вернуться к режиму вставки, еще раз нажать клавишу <Ins>, индикатор ЗАМ в строке состояния станет не­активным (или дважды щелкнуть на инди­каторе ЗАМ).

Word позволяет отменить любое предыдущее действие, щелк­нув на кнопке  Отменить (щелкнуть нужно столько раз, сколько действий было совершено) панели инструментов или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+z>.

 

Выделение текста

Выделить текст можно с помощью мыши или клавиату­ры. Выделение текста с помощью мыши: можно дважды щелкнуть кнопкой мыши на слове для выделения, использовать раз­личное количество щелчков в сочетании с кла­вишей <Shift> (для выделения слов, абзацев и других блоков текста). Также можно удерживать нажатой левую кнопку мыши и пере­таскивать мышь для выделения блока текста.

Работа с мышью для выделения

Значительно упрощает выполнение любых задач выделения текста (от одной строки до выделения всего документа), использование мыши, расположив ее указатель в па­нели выделения (свободное пространство перед абзацами текста документа). (Примечание:  указатель мыши в панели выделения, принимает вид стрелки). Быстрого выделения текста в документе при помощи мыши и клавиатуры:

Выделение одного слово            Двойной щелчок на слове

Выделение фрагмента текста      Щелчок, плюс перетаскивание или щелчок в        начале слова, плюс нажатие клавиши <Shift> и щелчок в конце слова

Выделение строки текста           Щелчок в области выделения  напротив строки

Выделение нескольких строк      Щелчок в области выделения и перетаскивание для выделения нужных строк

Выделение предложения            Нажатие клавиши <Ctrl> и щелчок на  предложении

Выделение абзаца                       Двойной щелчок в области выделения напротив абзаца или тройной щелчок на абзаце

Выделение всего документа      Нажатие клавиши <Ctrl> и щелчок в области выделения

Выделенный текст можно быстро удалить, переместить или скопировать.

Выделение текста с помощью клавиатуры: нажать клавишу <F8>, чтобы активизировать функцию выделения (индикатор ВДЛ и строке состояния станет активным). Для выделения символов, слов или предложений используются кнопки со стрелками для перемещения по тексту. Быстро выделить целое слово можно,  нажав клавишу <F8>, после чего нажать клавишу <Spacebar>; для выделения целого предложения на­жать клавишу <F8>, после чего нажать клавишу <.(точка)>; для выделения абзаца нажать клавишу <F8>, после чего нажать кла­вишу <Enter>. Отключить функцию выделения можно  на­жатием клавишу <Esc>. И второй способ: активизировать функцию вы­деления, нажав клавишу <F8>; нажать ее еще раз, чтобы выделить слово; в третий раз — чтобы выделить предложение; четвертый, — чтобы выделить аб­зац, и пятый раз, — чтобы выделить весь документ сразу.

 

123Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: