 |
Лабораторная работа 8. Экспорт и импорт данных
|
|
|
|
Лабораторная работа 8. Экспорт и импорт данных
Цель: Научиться использовать средства обмена информацией MS Access с другими приложениями.
Экспорт данных в Excel
1. В БД Автосалон выделите таблицу Сотрудники.
2. Экспортируйте эту таблицу в файл типа Excel. Дай этого в команде Внешние данные — Экспорт — Excel.
3. Запустите Excel и откройте полученный файл. При необходимости поменяйте шрифт. Обратите внимание на наличие установленного системой примечания в первой ячейке. Измените подпись рабочего листа на «Адреса».
Импорт данных в Access
1. Создайте в Excel на основе таблицы Адреса новую таблицу Картотека адресов, исключив из таблицы Адреса поля Код сотрудника, Должность, Оклад, Дата найма. Сохраните ее в файле с именем Address. xls.
2. Импортируйте ее (создайте на ее основе новую таблицу) в БД Автосалон:
· откройте БД Автосалон;
· Внешние данные — Импорт— Excel;
· если в файле Excel, который используется для импорта, находится несколько листов с таблицами, то необходимо указать, какую взять за основу для построения таблицы БД;
· далее Мастер импорта попросит уточнить, считать ли первую импортированную строку заголовками таблицы (на этом можно остановиться, нажав Готово );
· разрешите Мастеру импорта самому установить первичный ключ для импортируемой таблицы;
· присвойте новой таблице имя «Адреса».
3. Проверьте наличие новой таблицы в Вашей БД. Откройте и просмотрите ее.
4. Закройте БД.
База данных как источник при слиянии документов в MS Word
1. Для всех клиентов, которые являются групповыми, нужно подготовить и разослать письмо с сообщением о поступлении новых моделей автомобилей.
2. Откройте Word. Создайте в окне следующее письмо:
|
|
|
Адрес: «Адрес»
Телефон: «Телефон»
Получатель «Фамилия ИО»
Уважаемый «Фамилия ИО»!
Спешим информировать Вас, что наша фирма с 1 ноября 2012 года ждет поступления новой партии последних моделей автомобилей. Приглашаем Вас посетить наш автосалон.
Менеджер отдела продаж Петров А. А.
3. Выделенные и заключенные в кавычки поля должны соответствовать полям таблицы Клиенты.
4. Отправьте каждому клиенту созданное письмо, осуществив слияние документов — текста письма и атрибутов адресата, взятых из БД. Для этого в окне Word выполните:
· Рассылки — Начать слияние — Пошаговый мастер слияния;
· далее нужно следовать указаниям Мастера слияния в нижней части окна;
· Источник данных: Получить данные — Выбор получателей — выберите БД Автосалон — в нем таблицу Клиенты;
· посредством кнопки Другие Элементы внесите в письмо на место названий, заключенных в кавычки, соответствующие поля из таблицы Клиенты;
· осуществите слияние данных, используя кнопку Просмотр писем панели инструментов Слияние.
5. Просмотрите полученные результаты.
6. Сохраните работу.
Литература: основная - 2, 4, 5, 6, дополнительная – 10, 12, 13
Лабораторная работа 9. Макросы
Цель: Научиться использовать язык макросов для выполнения задач автоматизации в Access, не прибегая к программированию
Создание и редактирование макросов
В процессе работы нужно будет создать и отредактировать следующие четыре макроса. Ниже будет подробно изложена методика создания каждого.
«Autoexec» — запуск исходной заставки с кнопкой для запуска основных объектов БД.
«Завершение» — макрос для выдачи на экран сообщения типа «До свидания! » и выхода из приложения.
«Открыть и расположить» — макрос, позволяющий одновременно открыть несколько объектов базы данных и размещающий их на экране в определенном порядке.
" Поиск сотрудника» — открывающий форму для таблицы «Сотрудники» и выполняющий поиск записи, содержащей определенную фамилию, а также копирующий информацию в Буфер обмена,
|
|
|
1. Откройте БД Автосалон.
2. Убедитесь, что для всех основных таблиц существуют формы. При отсутствии какой-либо создайте ее любым способом.
3. Откройте форму, построенную на основе таблицы Договоры.
4. Создайте макрос Завершение. Для этого выполните команды:
· Создание — Макрос;
· Макрокоманда — Сообщение. Вставьте свое сообщение.
· Макрокоманда — Выход — Сохранить все.
5. Для создания макроса Открыть и расположить:
· Создание — Макрос;
· Выделите и перетащите форму (любимую) в окно макроса. Разместите в первой ячейке столбца Макрокоманда. В поле появится макрокоманда ОткрытьФорму. В столбец Примечание той же строки введите текст: «Открытие формы»;
· перейдите во вторую строку столбца Макрокоманда. Перетащите таблицы Клиенты и Сотрудники в окно макроса во вторую и третью ячейки столбца Макрокоманда. Введите, если нужно, соответствующие примечания;
· в следующей свободной ячейке столбца Макрокоманда выберите команду ВыполнитьКоманду. В области Аргументы макрокоманды в поле Команда выберите элемент Рядом Вертикально. В макрос будет включена операция разделения экрана в случае открытия нескольких окон.
6. Запустите созданный макрос. Закройте все окна, кроме окна БД.
7. Отредактируйте макрос Открыть и расположить. Войдите в Конструктор и щелкните мышью в одном из полей первой строки (или выделите ее целиком), вызовите контекстное меню — Добавить строки. В вставленной пустой строке в поле Макрокоманда поместите команду Свернуть. Сохраните и запустите макрос.
8. Создайте макрос Открыть форму Договоры. Проверьте его.
9. Закройте все окна, кроме окна БД.
Связывание макроса с событием.
1. Для создания макроса Autoexec:
а) создайте макрос Открытие формы Договоры, состоящий из следующих макрокоманд:
· Открыть Форму «Договоры»
· Развернуть.
б) создайте новую форму, включив в нее заголовок «Вас приветствует база данных Автосалон », какую-либо картинку и кнопку «Открыть форму Договоры»;
в) назначьте для этой кнопки макрос «Открыть форму Договоры» (контекстное меню на кнопке — Свойства — вкладка События – Нажатие кнопки — имя макроса). Закройте созданную форму и дайте ей название Заставка;
|
|
|
г) создайте новый макрос с именем Autoexec, состоящий из следующих макрокоманд:
· Открыть Форму «Заставка»
· Развернуть.
2. Выполните макрос Завершение.
|
|
|
