Этапы развития в советский период истории

Билеты ДОУ

1. Период с XVI-XVII вв. получил название «приказного де­лопроизводства» по названию первых государственных учреж­дений — приказов.

Как центральные отраслевые органы государственного управления приказы, являвшиеся исполнительными органами решений Великого князя и Боярской думы, сформировались не сразу. Из личных поручений (приказов) Великого князя князьям и боярам возникли «избы» или «дворы». В середине XVI в. они преобразуются в постоянно действующие центральные учреждения - приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специаль­ным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и опреде­ленной системой делопроизводства.

Возглавлял приказ приказной судья, в его подчинении нахо­дились дьяк (их могло быть несколько) и подьячие, подразделяв­шиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья. Принцип принятия решений в прика­зах — коллегиальный или единоначальный — до сих пор вызыва­ет споры в научной среде, которые начались еще в XIX в.

Процесс организации работы с документами в период при­казного делопроизводства осуществлялся следующим образом. Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопро­изводство, возлагалась на дьяка. При поступлении на докумен­те делали отметку о дате получения (обычно на оборотной сто­роне документа). Дьяк проставлял на документе помету (резо­люцию), после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело.

Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостове­рялся подписью («справой») подьячего, которая означала ответ­ственность подьячего за точное соответствие беловика чернови­ку, но не придавала документу юридическую силу. Документ обретал ее после «приписи» дьяка. После чего документ отправ­ляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа).

Удостоверение документа в XVI—XVII вв. было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ста­вили. Исключение составляли договорные грамоты с другими государствами. «А на всех делах закрепляют и помечают дум­ные дьяки,... для того устроены они, думные дьяки». Дьяк про­ставлял свою подпись, называемую «припись», по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки листов, так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Та­кой способ подписания обеспечивал охранудокумента и затруд­нял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г. Право «приписи» мог иметь и старший подьячий.

Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15—17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса.* Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень боль­шой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Место склеивания листов называли «сстав».

* Бумага вместо пергамента применялась в России с XV в., ее привозили из За­падной Европы. Отечественное производство бумаги началось во второй поло­вине XVII в.

В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хране­ния документов. Появляется описание и учет документов. На­чинают составляться описи документов.

Основная особенность приказного делопроизводства заклю­чалась в том, что его организация основывалась главным об­разом на. нормах обычного права, т.е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме при­казными служилыми людьми. В 1550 г. был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отноше­ний; в 1649 г. Земским собором утверждается Соборное уло­жение. Эти законодательные акты, устанавливая организацию деятельности судебных органов, регламентировали состав до­кументов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответствен­ности за допущенные нарушения.

2. Организация коллежского делопроизводства

В результате активной преобразовательной деятельности Петра I в начале XVIII в. в России были осуществлены админи­стративные реформы. Высшим светским учреждением стал Се­нат. Центральные учреждения — приказы заменены коллегиями, преобразованы местные учреждения и созданы бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии.

Система делопроизводства, сложившаяся в учреждениях XVIII в., получила название коллежской. Главное отличие коллежского делопроизводства от приказного заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательст­вом. Основным законодательным актом стал «Генеральный регламент»*, утвержденный 28 февраля 1720 г. Петром I.** Он определил структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведение чиновников, убранство «камор» - присутственных мест, организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их состав­ления, удостоверения, хранения.

 

Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания на заседании присутствия, оформ­лялись в соответствии с правилами принятые решения, регист­рировались входящие и исходящие документы, осуществлялся контроль за их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, и копии отосланных документов, а также печать коллегии.

Главным в канцелярии был секретарь. Он руководил дейст­виями всех чиновников, входивших в ее штат: канцеляристов, регистраторов, копиистов, актариуса, переводчика, толмачей, вахмистра (сторожа коллегии). В его обязанности входила подго­товка дел к слушанию.

Генеральный регламент узаконил необходимость регистра­ции документов и регламентировал технологию ее ведения. Основная цель регистрации была определена как охрана до­кументов. Одновременно регистрационные журналы служили для справочной работы и для контроля за исполнением доку­ментов. Генеральный регламент установил сроки исполнения доку­ментов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя». Генеральный регламент ввел понятие «архив». Все окончен­ные дела на протяжении трех лет находились в канцелярии или конторе, а затем под расписку сдавались в архив коллегии архи­вариусу.

 

Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло много новых видов документов. Их определения даны в Генеральном регламенте. Для наименова­ний документов этого периода характерна западноевропей­ская терминология.

Особенно четко порядок «для сообщения властей и мест» ус­тановил закон 1775 г. От вышестоящих учреждений подчинен­ным направлялись указы, подчиненные учреждения направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения, равные ин­станции посылали друг другу предложения и сообщения.

В XVIII в. появляется новый вид документа — протокол. Его назначение, правила составления и оформления подробно изложены в специальной статье Генерального регламента.

 

Формуляр документа в XVIII в. также претерпел значитель­ные изменения.

Трудности использования столбцов в справочных целях, сложности, возникавшие при их хранении, привели к отмене столбцов. Указ Петра I 1700 г. предписал заменить их тетрадями: «Всякие нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые, а не в столбцы».*

 

Введение листовой формы документа изменило его фор­муляр. Реквизиты выделились из текста и заняли определен­ные места на листе бумаги. Появились новые реквизиты — регистрационные номера: входящий и исходящий. Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, доношение, сообщение и т.д. Из текста выделились реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления (подписания), получения документа, скрепы, регистрацион­ные номера (исходящий и входящий).

На документах XVIII в. наблюдается большое число отметок. Прежде всего это резолюция, ее писали на лицевой стороне первого листа. Можно встретить отметки о рассмотрении дела, о том, с кем передали документ, и т.д.

 

Этапы развития в советский период истории

События октября 1917 г. в корне изменили систему государ­ственных учреждений в России.

Для первых лет советской власти характерна законодательная регламентация работы с обращениями граждан. Узаконено право гражданина на обжалование, подачу письменных и устных жалоб и сроки их рассмотрения.*

 

В 20-е годы развернулось массовое движение за научную организацию труда (НОТ) и научную организацию управленче­ского труда (НОУТ), оказавшее значительное влияние на фор­мирование и развитие советского делопроизводства. Теорети­ческие и практические разработки в этой сфере связаны с име­нами А.К. Гастева, П.М. Керженцева, Е.Ф. Розмирович, Л.А. Бы­зова, З.К. Дрезена и др.

Был создан Кабинет стандартизации, который разра­батывал общесоюзные стандарты на документы, средства и пред­меты конторского труда, носители информации. Здесь были разра­ботаны стандарты писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов и др., форматов бумаги, а также стандартизировались материалы, используемые при работе с документами: чернила, ленты для пи­шущих машинок; разрабатывались образцы конторской мебели.

В 1928 г. ИТУ совместно с Центрархивом РСФСР подгото­вил «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учрежде­ниях и предприятиях РСФСР». Правила имели большое значе­ние для организации текущего хранения документов и опреде­ляли порядок их уничтожения. Подготовленный в 1931 г. ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» предполагал введение единых правил делопроизводства в обще­государственном масштабе. Но вследствие ликвидации ИТУ в апреле 1932 г. эти правила не были доработаны и утверждены.

В этот период издается много литературы по вопросам дело­производства: и фундаментальные теоретические исследования, и пособия по делопроизводству для учащихся и практиков.*

 

Значительное влияние на процессы документирования ока­зала Конституция 1936 г., впервые за годы советской власти законодательно закрепившая иерархию управленческих докумен­тов, четко определив, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления.

Высший законодательный орган — Верховный Совет СССР издавал законы, его Президиум — указы и постановления, народ­ные комиссары — приказы и инструкции. Местные Советы депу­татов трудящихся и их исполкомы принимали решения и распо­ряжения, начальники управлений и отделов исполкомов — при­казы и инструкции. Руководители организаций, учреждений и предприятий, действующих на основе единоначалия, — приказы.

Для устранения недостатков была разработана программа мероприятий по улучшению делопроизводства, которая предусматривала:

· создание организационно-методического центра для ру­ководства постановкой делопроизводства;

· разработку положения (статуса) о делопроизводстве для всех учреждений в качестве общеобязательных норм;

· разработку положения о кадрах канцелярских работников;

· механизацию труда канцелярских работников;

· унификацию и трафаретизацию служебной документации;

· создание единого учебного центра для подготовки и пере­подготовки кадров;

· изучение в школах правил составления служебных доку­ментов;

· подготовку и переподготовку преподавателей, кадров по служебной документации;

· создание Всесоюзного института по вопросам делопроиз­водства.

Таким образом, был намечен ряд мер, способствующих вы­работке общегосударственных норм в области делопроизводства на научной основе. Реализовать эту программу поме­шала война.

В 40-е годы методическое руководство и контроль за органи­зацией делопроизводства в советских учреждениях стало осуще­ствлять Главное архивное управление, предпринявшее попытку создать единые нормы в работе с официальными документами. В 1943 г. был подготовлен проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предпри­ятий СССР». К сожалению, проект не был утвержден. В этом документе подчеркивалось единство и связь между делопроиз­водством и архивом. Однако проект сыграл положительную роль, так как на его основе был создан ряд ведомственных ин­струкций по делопроизводству, в том числе типовых. В этом же году Главархив разработал «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, органи­заций и предприятий СССР». Для каждой категории документов были установлены сроки хранения (новое издание этого перечня было осуществлено в 1957 г.).

Важным этапом для развития советского делопроизводства явилось постановление Совета Министров РСФСР от 30 сен­тября 1961 г. «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР»*, утвердившее «Примерную инструкцию о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР». Она послужила основой для разработки учреждениями РСФСР своих инструкций по делопроизводству. Большое значе­ние имело утверждение Главным архивным управлением при Со­вете Министров СССР в 1963 г. «Основных правил постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», повлиявших на единообразие в организации делопроизводства и архива в учреждениях страны.

Единая государственная система делопроизводства, одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Основные положения ЕГСД — это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, реко­мендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организаци­ях, предприятиях СССР. Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем вне­дрения единых форм и методов работы с документами. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой дея­тельности (которые распространялись только на организаци­онно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и меха­низации делопроизводственных процессов. Впервые была соз­дана комплексная система делопроизводства, носившая обще­государственный характер, но, к сожалению, она не получила официального статуса.

Внедрение в аппарат управления средств вычислительной техники привело к переработке ЕГСД. В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспече­ния управления (ЕГСДОУ)*. Положения ЕГСДОУ распростра­нялись на всю управленческую документацию.

С этого времени понятие «делопроизводство» обозначается и термином «доку-ментационное обеспечение управления (ДОУ). В 1991 г. ЕГСДОУ была преобразо­вана в государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Заметную роль в повышении качества подготовки управлен­ческих документов и общей культуры управления сыграли госу­дарственные стандарты (ГОСТы).

Первые ГОСТы на организационно-распорядительную доку­ментацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г.: ГОСТ 6.38—72 «Система организационно-распорядительной докумен­тации. Основные положения» и ГОСТ 6.39—72 «Система орга­низационно-распорядительной документации. Формуляр — об­разец» (переутверждены в 1978 г.). В 1990 г. они были перерабо­таны и объединены в ГОСТ 6.38—90 «Унифицированная систе­ма документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к тек­стам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

В 70-е годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов ста­ло однозначным вследствие требований ГОСТ 16487—70 «Дело­производство и архивное дело. Термины и определения». Он был переработан в 1983 г.

Внедрение в управление средств вычислительной техники при­вело к необходимости придать юридическую силу документам на машинописном носителе, поэтому был разработан и внедрен ГОСТ 6.10.4—84 «Унифицированные системы документации. При­дание юридической силы документам на машинном носителе и ма­шинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

Большую роль для систематизации документов в текущем де­лопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыгра­ли «Основные правила работы ведомственных архивов», изданные в 1986 г. и «Перечень типовых документов, образующихся в дея­тельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, ор­ганизаций и предприятий с указанием сроков хранения», утвер­жденный в 1989 г. и установивший сроки хранения документов *.

 

С 70-х годов в управлении стали внедрять средства вычисли­тельной техники и в связи с этим возникли планы создания Ав­томатизированных средств управления (АСУ) и Общегосударст­венной системы сбора и обработки информации для учета пла­нирования и управления народным хозяйством (ОГАС).* Во­площение этих идей потребовало разработки унифицированных систем документации, представляющих собой комплексы взаи­моувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

 

Развитие советского делопроизводства в 1970—80-е годы за­ложило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в Российской Федерации. Многие норматив­но-методические документы, созданные в этот период, действу­ют и в настоящее время.

Управленческая информация

Управленческая информация — это совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и во вне организации.

Управленческую информацию классифицируют по следующим признакам:

по содержанию — кадровая, техническая, финансово-экономическая, правовая, общественно-политическая, природоохранная и др.;

по назначению — для руководителей и исполнителей, для одноразовых действий и повседневного руководства, для внешнего или внутреннего пользования;

по степени конфиденциальности — для общего пользования, служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важности, подлежащая разглашению через установленный срок;

по степени достоверности — достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, базирующаяся на домыслах и слухах;

по степени готовности для пользования ею — первичная несистематизированная и необработанная, промежуточная, прошедшая предварительную обработку, и конечная, готовая для анализа и принятия решения по ней;

по объему, источникам, срокам сбора и доставки, способам получения и распространения и другим признакам.

Источниками управленческой информации могут быть: вышестоящее руководство, подчиненные им руководители и органы управления, средства массовой информации, информационные системы, периодическая печать, образцы техники, техническая документация, справочники, бизнес-документы, фотоснимки, микрофильмы, показания приборов и др.

Всю информацию можно классифицировать в зависимости от угла зрения на нее.

В зависимости от использования:

По функциям управления:

экономическая;

организационная;

техническая;

социальная.

По роли в процессе управления:

отчетная;

плановая;

контрольная.

По источникам возникновения:

внутренняя и внешняя;

входящая и исходящая.

По степени обработанности:

первичная (необработанная);

вторичная (уже подвергнутая обработке с какой-то целью).

По достоверности:

достоверная (валидная);

недостоверная.

По времени получения:

постоянная;

дискретная.

 

123456789Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: