 |
Организация контроля за исполнением служебных документов
|
|
|
|
СИСТЕМА КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
обеспечивает своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах,
позволяет получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей (определить уровень исполнительской дисциплины)
Основным нормативным документом,
регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является
инструкция по документационному обеспечению управления
она определяет:
кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;
какие документы ставятся на контроль;
этапы контроля исполнения документов;
сроки исполнения документов;
порядок формирования и использования массива данных, необходимых для контроля;
отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;
операции по ведению контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);
основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);
обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;
информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.
44.
Различают:
контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. 2
|
|
|
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.
В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: " Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов". При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:
отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;
обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины. 3
Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя.
Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
постановку документов на контроль;
проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
снятие документов с контроля;
учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.
|
|
|
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.
45.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.
Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.
Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".1
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
|
|
|
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.1
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.2
Например:
Отправлен факс от 09.04.2009 № 12
В дело № 05-10
Личная подпись
Дата
Обращения
Обращения граждан
могут быть поданы несколькими гражданами (коллективные обращения) и одним гражданином (индивидуальное обращение).
различают по юридической направленности и правовым последствиям;
включают в себя
Заявления;
Жалобы;
Предложения;
Ходатайства
Предложение
обращение гражданина, направленное на совершенствование работы органов власти и управления, решение важных вопросов экономической, политической, социально-культурной и других сфер их деятельности, где предлагаются пути и способы решения затронутых проблем
Заявление
обращение по поводу реализации принадлежащих ему личных прав и законных интересов, закрепленных Конституцией Российской Федерации, федеральными законами,
не связанное с нарушением этих прав и интересов.
Жалоба
обращение гражданина, когда он хочет восстановить свои права или законные интересы, нарушенные действиями (или бездействиями) органов государственной власти и местного самоуправления, их должностными и выборными лицами, руководителями организаций и общественных объединений.
|
|
|
Ходатайство
- обращение гражданина, подаваемое в письменной форме, с просьбой о признании за ним определенного статуса, прав, гарантий и льгот с предоставлением документов, их подтверждающих (лишь в случаях и по вопросам, установленным законодательством РФ).
47.
Делопроизводство
по обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.
Правила ведения такого делопроизводства установлены Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан …
За организацию и ведение делопроизводства по обращениям граждан лично отвечает руководитель организации,
В зависимости от количества поступающих обращений в организации может быть создано
специальное подразделение (бюро, отдел, сектор); или выделен сотрудник, отвечающий за эту работу.
Общая технология работы с обращениями граждан включает операции
прием и первичную обработку письменных обращений
регистрацию обращений
рассмотрение обращений руководством;
уведомление заявителя о направлении обращения в другую организацию;
передачу обращений на исполнение;
подготовку проекта ответа на обращение; контроль за исполнением обращений и выполнением принятых по ним решений;
-информационно-справочную работу по обращениям;
-текущее хранение обращений;
-анализ обращений граждан;
-подготовку и передачу обращений в архив.
Контроль за исполнением обращений граждан
ведется по каждому полученному обращению
сроки исполнения полученных обращений типовые, т. к. установлены законодательными актами
Если ответ гражданину не требует дополнительной проверки, запросов в другие организации, срок подготовки ответа составляет не более 15 дней.
Для сложных и требующих проведения специальных проверок, направления запросов, наведения справок - срок подготовки ответа - 30 дней.
Закон разрешает, в исключительных случаях, продлить срок исполнения обращения гражданина еще на 30 дней.
Формирование и хранение дел у исполнителя запрещается. Поэтому после завершения работы и подготовки ответа гражданину исполнитель обязан все документы, включая экземпляр контрольно-регистрационной карточки, передать лицам, ответственным за работу с обращениями граждан, для централизованного формирования дела.
Формирование дел по обращениям граждан
Формирование и хранение дел
у исполнителя запрещается.
Поэтому после завершения работы и подготовки ответа гражданину исполнитель обязан все документы, включая экземпляр контрольно-регистрационной карточки, передать лицам, ответственным за работу с обращениями граждан, для централизованного формирования дела.
|
|
|
все документы, созданные в результате подготовки ответа гражданину, формируются в дела отдельно от общей переписки.
В деле сначала подшивается оригинал обращения, затем копия ответа и все документы, отражающие процесс рассмотрения письма гражданина, в хронологической последовательности, т. е. одно за другим по мере поступления.
|
|
|
