 |
Требования к составлению и оформлению организационных документов
|
|
|
|
Особенности организационных документов (ОД)
любой из ОД должен содержать положения, обязательные для исполнения
содержание текста должно соответствовать действующему законодательству
обязательно согласование текста с заинтересованными подразделениями и ответственными должностными лицами
фактически эти документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организаций
вступают в силу только после их утверждения
имеют сложную структуру, состоящую из разделов, иногда и подразделов, разделенных на пункты (подпункты)
наименования разделов разные у каждого вида ОД
действуют до их отмены (замены вновь разработанными)
25. Структура типового формуляра положения, его содержание и порядок оформления
ПОЛОЖЕНИЕ оформляют на общем бланке организации, документ должен содержать наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, гриф утверждения.
ТЕКСТ ПОЛОЖЕНИЯ включает следующие разделы:
- 1. Общие положения;
- 2. Цели и задачи;
- 3. Функции;
- 4. Права и ответственность;
- 5. Взаимоотношения с другими подразделениями
1. В разделе "ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ" указывается точное наименование стр. подразделения, степень его самостоятельности, подчиненность - ОУ (или ДЛ).
В разделе дается перечень основных правовых, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение
2. В разделе "ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ" в обобщенном виде формулируют цель деятельности СП и его основные задачи.
3. Раздел "ФУНКЦИИ" является ведущим разделом положения и должен включать всестороннюю характеристику деятельности СП, подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение основных задач.
|
|
|
4. В разделе "ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ" перечисляются права, которыми наделяется подразделение (в лице руководителя) для реализации возложенных на него задач (в т.ч. их соответствие действующему законодательству и…).
5. В разделе "ВЗАИМООТНОШЕНИЯ с другими структурными подразделениями" определяются взаимосвязи со СП, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности, фиксируются документные связи, устанавливаются взаимные обязательства и др. вопросы
Правила составления и оформления должностных инструкций
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ - один из распространенных видов инструкций, которые составляются в организациях.
Она издается в целях установления организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности;
Д.И. разрабатываются на все должности работников конкретной организации, кроме руководителей структурных подразделений. Их деятельность регламентируется положением о подразделении. Однако если в положение не включен раздел "Руководство", может быть разработана и должностная инструкция руководителя.
Структура текста и порядок оформления должностной инструкции унифицированы
Документ оформляют на бланке организации, если она не имеет внутренней организационной структуры, или на бланке структурного подразделения.
Обязательными реквизитами инструкции являются наименование организации (структурного подразделения), наименование вида документа, место составления или издания документа, заголовок к тексту, гриф утверждения (утверждаются руководителем организации или его заместителем, курирующим подразделение),
Для утверждения инструкции может быть издан распорядительный документ.
При ознакомлении с инструкцией работник проставляет на ее подлиннике визу ознакомления: слова «С должностной инструкцией ознакомлен», подпись, расшифровку подписи и дату
|
|
|
СТРУКТУРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ:
1. Общая часть - (сведения о наименовании должности, категории персонала (специалист, технический исполнитель), порядок замещения должности (кем назначается и освобождается, кто его замещает на время отсутствия), профессиональные требования, основные нормативные акты и внутренние документы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности).
2. Функции – (основное направление деятельности, главные задачи, решаемые работником; сведения обо всех видах работ с их последовательным перечислением).
3. Обязанности
4. Права - (например, право принимать решения по определенным вопросам, представлять структурное подразделение за ее пределами, требовать необходимую для работы информацию и др.).
5. Ответственность (мера и виды его персональной ответственность за ненадлежащее выполнение им своих служебных обязанностей).
6. Взаимоотношения (информационные взаимосвязи работника с другим подразделениями и должностными лицами (от кого получает и кому передает документы, виды документов и сроки их передачи и т. п.).
Доу
В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".
Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:
структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);
|
|
|
требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);
существующие делопроизводственные традиции. 1
К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие, а именно:
совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
сокращение документооборота;
унификация форм документов;
разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;
внедрение новейших информационных технологий в работу с документами. 5
В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.
К технологическим функциям следует отнести:
осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
ведение информационно-справочной работы по документам организации;
машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
разработка и проектирование бланков документов;
подготовка документов к отправке. 7
Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:
подготовка к докладу руководству поступающих документов;
организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
организация хранения документов в структурных подразделениях;
организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
|
|
|
организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
организация делопроизводства по обращениям граждан;
разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами. 8
К контрольным функциям относят:
контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
контроль за сроками исполнения документов;
осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации. 9
Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:
разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.
|
|
|
