Общая структура делового письма

Контрольная работа

По дисциплине: Документационное управление деятельности

Тема № 7: Деловые и коммерческие письма: классификация, структура, стандартные фразы и выражения

 

 

Выполнил: студент IV курса

Ф.И.О.: Орлова А.О.

Специальность: 080502

 

 

г. Тихвин

2011г.

План:

1) Введение

2) Основная часть

1. Классификация деловых писем

2. Деловые письма

2.1 Общая структура делового письма

2.2 Специфика делового стиля письма

2.3 Деловой этикет в переписке

3. Коммерческие письма

3) Заключение

4) Практическая часть

5) Список литературы

 

ВВЕДЕНИЕ

Деловые письма — это обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности.

К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения в сфере делопроизводства. Тексты писем составляют на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках следующим нанесением на них необходимых информационных элементов — реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста. Существует множество разновидностей деловых писем.

 

 

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

1. КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Письма классифицируют по функциональному признаку, по сложности, структуре, на регламентирован­ные и нерегламентированные и т. д. Наиболее часто встречаются разновидности писем, клас­сифицированные по функциональному признаку.

Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предпри­ятиям определенные сведения или установки, касающие­ся деловых вопросов или задач и которые носят распоря­дительный характер.

В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную инфор­мацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммер­ческое предложение. Такие запросы входят в группу кон­трактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.

Гарантийные письма направляются с целью подтвержде­ния данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.

Оферта — письменное предложение одного лица (офе­рента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней, срок действия.

Рекламация— коммерческий документ, представляю­щий собой предъявление претензий к стороне, нарушив­шей принятые на себя договорные обязательства, и тре­бование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его по­ставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора. Рекламация предполагает пись­мо-ответ на рекламацию.

Сопроводительные письма составляют при отправке адре­сату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информа­цию по прилагаемым документам. Сопроводительное пись­мо является также средством контроля за движением до­кументов и материальных ценностей.

Письма-подтверждения высылаются для подтвержде­ния получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой изти справочной информацией.

Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сооб­щается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем». «Извещаем Вас» и т. д.

Письма-напоминания направляются в тех случаях, ког­да не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполне­нии взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предель­но кратко и уважительно подчеркивают заинтересован­ность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.

Информационные письма. Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершив­шемся факте. Для такого письма достаточно подписи сек­ретаря. При большой значимости излагаемых в нем све­дений письмо подписывает руководитель организации.

Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При боль­шом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в ко­торых свободные места заполняются от руки.

Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров или услуг. В письме должна быть приведена пол­ная и четкая информация о предмете рекламы, указан ад­рес организации и телефон для справок.

В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные пись­ма. В них авторы обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями.

По структурным признакам письма разделяются на регламентированные и нерегламентированные. Регламенти­рованные письма в виде трафаретизированного образца оговариваются каким-либо нормативным документом (на­пример, письма, приведенные в Общероссийском классифи­каторе управленческой документации). Нерегла­ментированные (нестандартные) письма представляют собой текст, реализованный в виде формально-логического изло­жения или этикетного текста.

По месту составления письма подразделяются на пись­ма, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя корреспонденция, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (ис­ходящую) корреспонденцию.

По стадиям подготовки письма подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы).

По способу фиксации информации письма бывают: рукописные, машинописные, типографские, подготовлен­ные на множительных аппаратах, электронные.

По срокам исполнения письма классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответ­ствующими правовыми актами, а также резолюцией руко­водителя организации.

По степени сложности письма классифицируют на про­стые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных — рассматрива­ется несколько вопросов.

По степени гласности различа­ют письма открытые (несекретные) и письма с ограничен­ным доступом. Письма с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы.

По юридической силе документы подразделяют на под­линные и подложные.

По степени обязательности письма бывают информаци­онные, содержащие сведения и факты о производствен­ной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения.

По срокам хранения письма делятся на письма посто­янного и письма временного хранения. Письма времен­ного хранения в свою очередь подразделяются на письма со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

 

 

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

Общая структура делового письма

Каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура — три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для состав­ления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей — может фор­мулироваться ожидаемый результат, констатироваться от­каз, отклонение предложения и т. п.

В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую часть.

Приведем для примера структуру письма-просьбы:

1. Излагается причина, вызвавшая необходимость об­ращения с просьбой.

2. Излагается суть просьбы.

3. Приводится ожидаемый результат от удовлетворения просьбы.

Тексты сложных многостраничных писем могут раз­биваться на разделы, пункты, а при необходимости и на подпункты. Следует указать на важность деления текста с помощью абзацев — отступов в строке при начале новой смысловой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание.

Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003 как правило, с угловым располо­жением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем ис­пользуют реже, в основном федеральными органами власти. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7—8 строк.

Письмо оформляют, как минимум, в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают ад­ресату, второй (его называют копией) печатается на чис­том листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

1234Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: