Специфика делового стиля письма

Текст письма излагается в повествовательной манере, как правило, при прямом порядке слов в предложении, с включением сложносокращенных слов (госкомитет, ОАО «Газпром», и т. п.) и аббревиатур (ГОСТ, ПК и др.).

Стиль письма отличается частым употреблением отгла­гольных существительных, отыменных предлогов (на ос­новании, в отношении, в соответствии с, в силу, в целях, за счет и др.), сложных союзов (вследствие того что; вви­ду того что; в связи с тем что; в силу того что и т. п.), а также словосочетаний-связок, служащих для соединения частей сложного предложения {на случай, если...; на том основании, что...; по той причине, что...; с тем условием, что...; таким образом, что...; то обстоятельство, что...; тот факт, что... и др.).

Если в деловом письме автор документа — лицо юриди­ческое, то действия передаются от третьего лица единствен­ного числа: предприятие гарантирует..., не возражает..., предлагает...; от третьего лица множественного числа: Со­вет директоров, администрация предприятия убедительно просят...; от первого лица множественного числа: просим..., сообщаем..., подтверждаем...

Если автор — лицо физическое, то действия передают­ся от первого лица единственного числа: Прошу..., став­лю Вас в известность..., довожу до Вашего сведения...; от первого лица множественного числа: поддерживаем..., одобряем..., напоминаем..., выражаем... и т.д.

Характерной особенностью стиля делового письма яв­ляется широкое употребление в текстах устойчивых (шаб­лонных, стандартных) языковых оборотов (моделей, фор­мул, клише). Наличие их в деловом языке — следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.

Владение деловым стилем — это во многом и есть зна­ние и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов.

Деловой этикет в переписке

Деловой этикетвообще — это порядок поведения, установленный в деловом общении. Деловой этикет, в ча­стности, проявляет себя в форме изложения текста пись­ма, прежде всего в формулах обращения, выражении просьб, напоминаний, отказов, претензий, в способах ар­гументации, формулировках указаний, в заключительных словах.

Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. Распространенными формулами обращения являются, например, такие: Уважа­емый господин (госпожа) с указанием фамилии; Уважае­мые коллеги (при обращении к группе лиц, связанных общим родом деятельности); Уважаемый Сергей Ивано­вич (в письмах-приглашениях, в обращениях к известным лицам) и т. д.

В деловой переписке должны быть исключены место­имения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы».

Большое значение для формирования положительно­го имиджа организации имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение и т. д. Если по объективным причи­нам невозможно дать ответ в установленный срок, нужно сооб­щить адресату об этом, а также о том, когда будет дан окончательный ответ.

Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнения его обязательств, напомина­ние формулируется в спокойной манере, без резких выражений, напри­мер: «Напоминаем Вам, что срок выполнения договора от 16.12.2004 № 25/42 истекает...» В ответ на жесткое пись­мо-претензию также нужно придерживаться этой нормы: «Мы должны извиниться за неудобства, причиненные как Вам, так и Вашим заказчикам вследствие несвоевременной от­правки груза...»

При подготовке ответного письма нужно обращать внимание на оформление реквизита «адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо — отвечает на его имя.

Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключи­тельная формула вежливости: «С уважением...»; в отдель­ных случаях— «Ваш...», «Искренне Ваш...». Для образца можно привести следующий пример благодарственного письма:

 

 

МЕЖДУНАРОДНЫЙ

АЭРОПОРТ

МОСКВА

Г-ну П. Самарину, 443025, РОССИЯ, САМАРА,

вице-президенту IAMTI АЭРОПОРТ,

ОТДЕЛ ВНЕШНИХ СВЯЗЕЙ

ТЕЛ/ФАКС (8462) 227 545

ТЕЛЕКС 214 258 START SU

ТЕЛЕГРАФ 214 173 ПОРТ

 

 

от Белика Н В, НАШ НОМЕ РД АТА ______

генерального директора ВАШ НОМЕР _____ ДАТА ______

Международного аэропорта Самара

 

Уважаемый господин Самарин,

 

 

Благодарю Вас за участие в презентации Мастер- и Бизнес-планов Международного аэропорта Москва.Это событие стало очередным этапом на пути реконструкции аэропорта. Мы уверены, что при поддержке Администрации области и заинтересованных лиц мы сможем обеспечить лидерство модернизации системы аэропортов России путем предоставления высококачествен­ного обслуживания на коммерческой основе при соблюдении экологичес­ких требований и в соответствии с международными стандартами.

 

Надеюсь, что наше дальнейшее сотрудничество будет взаимовыгод­ным.

 

С уважением, Н.В. Белик

 

КОММЕРЧЕСКИЕ ПИСЬМА

Коммерческие письма выделяются в деловой корреспонденции по тематическому признаку — они оформляют, регистрируют заключение и выполнение коммерческой сделки, т. е. предваряют составление кон­тракта (договора) и являются документами, регулирующими ход его выполнения.

Коммерческие письма имеют статус документа. При рассмотрении дела в арбитражном суде они могут являться основанием для предъяв­ления иска

(письмо-договор, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация).

Письма-договоры (контракты)

Договор – это документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридическим лицом.

Характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон не­пременно отражаются в соответствующих пунктах договора и состав­ляют совокупность сведений, обеспечивающих документу правовую силу. С точки зрения текстовой организации эти пункты представля­ют собой модули — текстовые фрагменты с типовыми заголовками, представленные набором стандартных фраз. Вот типичный пример договора о поставках:

ДОГОВОР О ПОСТАВКАХ

г. Тихвин 10 октября 2007 г.

 

Торговый Дом «Глория» в лице директора Вайнберга О. Е., дей­ствующего на основании Устава, именуемого в дальнейшем «Испол­нитель», с одной стороны, и ООО «Coda» в лице директора Дуболазова Г. Н., действующего на основании Устава, именуемого в дальнейшем «Заказчик», с другой стороны, заключили настоящий до­говор о встречных поставках:

1. ПРЕДМЕТ «ДОГОВОРА О ПОСТАВКАХ»

1. «Исполнитель» обязуется поставить (продать) товар в установ­ленном количестве и качестве, а «Заказчик» принять и оплатить товар в установленный срок. «Исполнитель» имеет право на досрочную по­ставку в любой срок с момента заключения и вступления его в силу.

1.1. Наименование: сахар-песок.

1.2. Единица измерения: кг.

1.3. Цена за единицу: три тысячи сто рублей.

1.4. Количество: десять тысяч кг.

1.5. Стоимость товара: Тридцать один миллион рублей с учетом НДС и СН.

1.6. Качество: Сертификат ЦСМС.

2. УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ И РАСЧЕТА ЗА ТОВАР

2.1. Срок отгрузки: в течение 3-х дней со дня подписания Дого­вора со дня поступления денег на расчетный счет «Исполнителя».

2.2. Вид транспорта и базис поставки за счет «Заказчика».

2.3. Упаковка: мешки.

2.4. Срок, порядок и форма расчетов.

2.4.1. Срок оплаты: в течение 7 календарных дней со дня получе­ния товара.

2.4.2. Порядок оплаты: 100% суммы до 17.10.2007 г.

2.4.3. Форма оплаты: безналичный расчет (платежное поручение).

2.5. При предварительной оплате «Заказчик» обязан в трехднев­ный срок со дня оплаты вручить «Исполнителю» заверенную бан­ком копию платежного документа или известить его официальной (заверенной с уведомлением) телеграммой с номером, датой и сум­мой банковского авизо. При невыполнении «Заказчиком» требова­ния настоящего пункта «Исполнитель» вправе по истечении__ дней с момента заключения договора реализовать товар.

3. ГАРАНТИИ ИСПОЛНЕНИЯ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

3.1. За просрочку поставки товара «Исполнитель» уплачивает «За­казчику» соответственно 10% от стоимости непоставленного товара в безакцептном порядке.

3.2. За безосновательный отказ или уклонение от оплаты товара, в том числе при предварительной оплате, «Заказчик» уплачивает «Ис­полнителю» штраф в размере 10% суммы, от оплаты которой он от­казался в безакцептном порядке, за просрочку оплаты — 1% от сум­мы сделки за каждый день просрочки.

3.3. За отказ от принятия товара в установленный срок «Заказ­чик» уплачивает «Исполнителю» неустойку в размере 10%, а также возмещает убытки в размере 10% от суммы сделки в безакцептном порядке.

3.4. Торговая наценка «Заказчика» не более 25%.

3.5. Во всем остальном, не предусмотренном настоящим догово­ром, стороны руководствуются Постановлением ПВС РФ и прави­тельства РФ № 2837-1 от 25.05.92 г. и действующим законодатель­ством РФ.

4. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА И ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

4.1. Договор вступает в силу со дня подписания договора.

4.2. Срок действия договора до декабря месяца.

4.3. Настоящий договор может быть изменен, расторгнут и т. п. при форс-мажоре (обстоятельства непреодолимой силы: стихийные бедствия, правительственные постановления, военные действия, из­менение отпускной цены производителя, и т. п.).

4.4. «Исполнитель» не несет ответственности перед «Заказчиком» за отказ и прием к перевозке товара МПС (железной дорогой).

4.5. В случаях п. 4.3., п.4.4. «Исполнитель» обязан сообщить «Заказ­чику» в______дневный срок и в____дневный срок вернуть сред­ства без штрафных санкций.

4.6. Разногласия, споры, расторжение договора, согласование сро­ков решаются путем переговоров, в противном случае через арбитраж.

5. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ

______________________________________________________

______________________________________________________

 

Письмо-запрос

Письмо-запрос— это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную ин­формацию о товаре и направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

443022, ПО «Экран» АО «Кольмекс»

Г. Тихвин, ул. Карла-Маркса, 24

03.03.97. № 50-279/561

О запросе предложения

на запасные части

Просим Вас выслать в наш адрес предложение в 3-х экземплярах на поставку запасных частей в соответствии с прилагаемой спецификацией.

В предложении просим указать полное наименование, тип, техничес­кие характеристики, материал (где это необходимо), цену и массу по каждой позиции спецификации, а также возможные сроки и общий объем поставки в кубических метрах.

Просим также указать отдельно стоимость упаковки и транспор­тировки.

Просим, по возможности, сообщить более точную дату высылки Ва­шего предложения в наш адрес. В случае, если Вы по каким-то причи­нам не сможете разработать предложение, мы будем признательны за ваше сообщение об этом в минимальный срок обратной почтой.

При ответе просим ссылаться на наш номер.

Заранее благодарим.

Коммерческий директор Л. Н. Шишаков

 

Письмо- предложение (оферта)

Предложение (оферта) — это заявление продавца, экспортера о же­лании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение о заключении сделки может быть направлено в от­вет на запрос покупателя на основе твердой договоренности или в порядке инициативы.

В предложении обычно указываются наименование и количество товара, услуг, условия платежа и другие условия сделки. Предложе­ние такого типа аналогично тексту договора о купле-продаже, имеет юридическую силу и подлежит обязательному рассмотрению.

 

ООО «НОУКРУС» Директору рекламной

07.02.2007. М21/ОР-03 фирмы «Прайм-тайм»

Шляпину С.А.

Предложение о размеще­нии рекламы

Уважаемый господин директор!

 

Мы рады предложить вашей фирме заключить с нами договор о проведении рекламной кампании для продвижения на рынке нашей но­вой продукции: хрустальные светильники, люстры, украшения для инте­рьера. Сроки проведения рекламной кампании — I квартал 2007 года. Условия сделки — предварительная оплата в размере 50% от общей стоимости.

Наш адрес:

 

Письмо-рекламация

Рекламация — это коммерческий документ, представляющий со­бой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя обязатель­ства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества това­ров, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других ус­ловий контракта.

Необходимым компонентом рекламации являются основания для предъявления претензий, аргументация, доказательства, конкретные требования со стороны, предъявляющей претензию.

К рекламациям часто прилагаются акты обследования, приема то­вара.

Директору ОАО «Бумлесторг»

Фиклистову О.А.

О просрочке поставки товара

Олег Алексеевич!

По контракту № 24 от 17.10.2007. Ваше предприятие должно было поставить товар не позднее 01.10.97. Однако в нарушение п.4.1 кон­тракта товар был поставлен с опозданием на 22 дня.

На основании п.5.4 контракта наша фирма начисляет Вам пени в размере...руб.

Указанную сумму просим перевести в течение 5 банковских дней на наш расчетный счет №... в Инкомбанке.

В случае неуплаты этой суммы в предлагаемый срок мы будем вы­нуждены обратиться в арбитраж.

Приложение: Акт приема товаров от 23.09.2007.

Директор фирмы... Подпись

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В заключение можно сделать следующие выводы:

Деловое письмо является особым типом документов, менее жест­ко регламентированным, чем контракт или постановление, но имею­щим юридическую значимость.

Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая докумен­тация. Это важно, потому что деловые письма выступают в роли ин­струмента, регулирующего экономико-правовые и социальные отно­шения между корреспондентами (контрагентами, партнерами, участниками социальных отношений).

Деловое письмо выполняет ряд важных функций.

Прежде всего, это — информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей.

Пись­мо обладает организационной функцией. С помощью пись­ма обеспечивается воздействие на людей в целях органи­зации и координации их деятельности.

Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.

Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений.

 

 

⇐ Предыдущая1234Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: