 |
Документация и документооборот. Архивное хранение документов
|
|
|
|
Документация по операциям банка. Документооборот
Бухгалтерский учет в банках организован по мемориально-ордерной автоматизированной форме, то есть до группировки однородных операций по счетам они оформляются в мемориальных ордерах. В ордере указывается краткое содержание операции, сумма и корреспонденция счетов на уровне лицевых счетов (транзакция).
Мемориальный ордер может не составляться, если операция оформляется кассовыми или платежными документами, выписками из корреспондентских счетов, а также авансовыми отчетами и прочими первичными документами.
К мемориальным документам прикладываются первичные документы 
, которые послужили основанием для отражения информации о совершенных операциях.
Первичные документы, фиксирующие совершение операции, должны содержать достоверные данные и создаваться в момент совершения операции.
Первичные документы могут оформляться как на типовых бланках, так и на бланках специализированных форм.
К первичным документам относятся акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции.
Первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты:
наименование документа;
код формы;
дату составления;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание операции;
измерители операции;
наименование должностных лиц, ответственных за содержание операции, правильность ее выполнения, личные подписи и их расшифровка.
Должностное лицо, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой операции и ее законность. Все первичные документы, поступившие в подразделение бухгалтерского учета банка, подлежат проверке как по форме, так и по содержанию, включая проверку законности операции и логическую увязку показателей.
|
|
|
Документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку банка, исключающую их повторное использование: оттиск штампа ответственного исполнителя, включающий дату и фамилию сотрудника.
Информация, содержащаяся в принятых к учету документах, систематизируется в учетных регистрах для отражения на счетах бухгалтерского учета и отчетности.
К регистрам бухгалтерского учета в банке относятся:
ведомость остатков по счетам;
ведомость остатков размещенных и привлеченных средств;
ежедневная оборотная ведомость;
ежедневный баланс.
Первичные учетные документы принимаются в банке к исполнению при отсутствии каких-либо подчисток, исправлений или использования корректирующей жидкости.
Ошибки, выявленные после составления баланса должны исправляться обратными записями по счетам, по которым сделаны ошибочные записи на основании составляемых исправительных ордеров.
Банки должны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов. Ответственность за организацию и соблюдение порядка хранения документов возлагается на руководителя и главного бухгалтера банка.
Документооборот в банке представляет собой движение документа с момента его создания до отражения в бухгалтерском учете, и после сдачи бухгалтерской отчетности размещение в архиве. Документооборот в банке строится в зависимости от особенностей программного обеспечения, времени, установленного операционного дня, количества и территориального размещения отделений и филиалов.
В учетной политике банка отражаются правила документооборота, которые обеспечивают своевременную обработку банковских документов и достоверное отражение показателей в бухгалтерской отчетности.
Банк разрабатывает график документооборота, который содержит перечень работ по созданию, проверке и обработке документов каждым подразделением банка.
|
|
|
Порядок архивного хранения документов
Документы хранятся в банке в бумажной и электронной форме. Для кредитных организаций разработан и утвержден специальный Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой 10.03.2000 г. (№ 10—2—1/65) и согласованный с Банком России.
Банк обязан хранить документы, подтверждающие получение доходов и расходов, а также подтверждение уплаты налогов в течение пяти лет.
К документам постоянного хранения относятся документы по личному составу сотрудников банка, которые передаются в государственные архивы.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.
База данных лицевых счетов в компьютерном учете должна дублироваться, как минимум, на двух различных носителях, информация должна храниться в течение срока, установленного для хранения документов.
Бумажные документы хранятся в кладовой банка или в специальном архиве. Под архив выделяется специальное помещение. Доступ к архивным документам ограничен.
По истечении установленного срока хранения в архиве подготавливаются акты о выделении дел к уничтожению. При этом документы просматриваются полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих другой срок хранения.
Существует список документов в банке, которые являются документами постоянного хранения:
документы органов управления банка и внутренние нормативные документы (правила и инструкции, разработанные банком);
документы о приеме и передаче отделений и филиалов;
документы ревизий и проверок;
отчетные документы банка;
материалы проверок контролирующих органов;
отчеты о контрольно-ревизионной работе;
отчеты о финансово-хозяйственной деятельности банка;
отчеты, балансы и документы к ним;
бухгалтерские отчеты;
отчеты о кассовой работе и инкассации;
лицевые счета о формировании уставного капитала;
условия выпуска собственных ценных бумаг;
акты об отводе земельных участков;
индивидуальные проекты на строения и здания;
|
|
|
книги и журналы с оттисками печатей и штампов;
документы аварийных комиссий;
книга регистрации лицевых счетов юридических лиц;
карточка учета вкладчиков;
отчеты об открытии валютных счетов;
статистические отчеты о ведении валютной позиции.
При изъятии банковских документов организациями, имеющими на то право, банки должны скопировать изымаемые документы. Главный бухгалтер должен заверить копии. На копиях документов главный бухгалтер ставит отметку: «Копия. Документ изъят».
Вместо подлинных документов в сшив помещаются копии, а в дело помещается акт об изъятии документов.
Указанные правила актуальны потому, что после изъятия документов банк на следующий рабочий день не сможет обслуживать клиентов, так как нарушается массив необходимой для работы информации.
Выводы
В банковском учете существует аналитический и синтетический учет.
Аналитический учет — это подробный, детализированный учет, отражающий операцию во всех ее аспектах. Аналитический учет ведется на лицевых счетах, каждому из которых присваивается определенный номер счета по действующей схеме. В номере лицевого счета заполняется двадцать знаков, которые дают определенную расшифровку назначения счета, сведения о подразделении банка, о виде валюты, в которой открывается счет. Кроме того, аналитический учет может вестись банком на карточках, в книгах, журналах и в электронных базах.
Синтетический учет — это обобщенный учет данных аналитического учета.
Синтетический учет ведется в банках в кассовых журналах, в ежедневных оборотных ведомостях. Основным документом синтетического учета является банковский баланс.
Банковский бухгалтерский учет ведется по мемориально-ордерной автоматизированной форме. Особое значение имеют банковские первичные документы, которые служат основанием для совершения банковских операций.
Первичные документы должны иметь ряд обязательных реквизитов. Должностное лицо, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой операции и за ее законность. Первичные документы подлежат обязательной проверке в подразделениях бухгалтерского учета по форме и по содержанию. Банки принимают к исполнению документы, не имеющие исправлений, помарок и подчисток. Банковские документы классифицируются в зависимости от места их формирования, а также по характеру отражаемых операций.
|
|
|
Информация, содержащаяся в принятых к учету документах, систематизируется в учетных регистрах.
После составления годового отчета банковские документы хранятся в архиве.
Существуют жесткие правила архивного хранения банковских документов. Коммерческие банки руководствуются сроками и порядком сохранения документов в соответствии с Письмом Банка России № 169-Т «О размещении архивов и порядке уничтожения документов при ликвидации кредитных организаций» от 5 августа 1998 г., а также на основе правил хранения документов, изложенных в ч. 3 разделе 4 «Хранение документов» Положения № 302-П Банка России.
Вопросы для самопроверки
Какие документы относятся к клиентским документам?
Какие документы используются для записи операций на внебалансовых счетах?
Какие особенности имеет порядок оформления банковских документов?
Какие существуют сроки хранения банковских документов?
Назовите три документа, которые должны храниться в архиве банка постоянно.
Какой документ должен оформляться при изъятии документов из банка?
Какие особенности имеет документооборот в банке?
Какие отметки имеются на документе, прошедшем обработку?
Какие документы относятся к документам аналитического учета?
Какие особенности имеет график документооборота в банке?
|
|
|
