Международные правила оформления делового письма.

Какие требования предъявляются к международным письмам?

Деловые отношения с зарубежными компаниями и организациями сегодня стали привычным делом. Объявляя о вакансиях, многие организации требуют от своих будущих работников знания двух, а то и трех иностранных языков. Общепризнанным языком международного делового общения стал английский. Большинство деловых людей в состоянии прочитать письмо, написанное по-английски. Разумеется, лучше написать гладкое письмо по-английски, чем корявое — на другом иностранном языке, хотя получатель и воздаст должное попытке преподнести ему сюрприз на родном языке. Продажа и покупка, импорт и экспорт — вот каким вопросам посвящена большая часть переписки с зарубежными коллегами. Установление деловых связей обычно начинается с деловых писем. Вот почему к ним предъявляются самые высокие требования. Они должны писаться просто, понятно, легко.

На что следует обратить внимание при подготовке писем иностранным партнерам? В процессе международной деловой переписки обращайте внимание на следующие моменты:

- В письменной речи употребляйте простые и понятные слова. Ни в коем случае нельзя употреблять жаргонные словечки, сленг. Иностранцы с трудом их понимают.

- Предпочтительнее писать письмо на языке той страны, в которую Вы его направляете, если, конечно, Вы владеете этим языком.

- Убедитесь, что Вы правильно употребляете обращение: например, месье — по-французски, герр — по-немецки и т.д.

- На конверте обязательно пишется код страны, в которую Вы посылаете письмо. Название страны лучше выделить прописными буквами.

- Не путайте адреса с телефонными номерами; убедитесь, что Вы правильно написали адрес получателя.

- Терпеливо ждите ответ; его едва ли напишут немедленно.

- Если с ответом затянули, лучше напомнить о письме по телефону.

- Важное и срочное письмо лучше отправить по факсу.

Текущая переписка с зарубежными партнерами практически ничем не отличатся от переписки с национальными компаниями, за исключением употребления некоторых терминов и элементов оформления.

Существуют международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе на реквизиты делового письма. Деловое письмо международного образца имеет чёткую структуру, отдельный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них.

Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 мм).В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1). Если компания малоизвестная и из названия неясно, чем она занимается, может быть указан профиль её деятельности, например, «фрахт судов», «организация туров», «продажа недвижимости», «научные разработки» и т.д.Под наименованием фирмы или ниже справа указывается адрес офиса, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов и факсов, адреса и телефоны представительств компаний и её филиалов, номер декларации или регистрационной лицензии (реквизит 2).Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля. Ссылка (номер) документа (реквизит 3) может быть цифровой, буквенной или буквенно-цифровой, например:Reference: 101; Ref: MS/; где Reference (Ref) -- ссылка; MS -- инициалы автора, АР -- инициалы секретаря или исполнителя, 101 -- порядковый номер документа.Если письмо является ответом, то в реквизите 3 указывается исходящий номер инициативного письма, например: Your reference 12.Дата (реквизит 4) указывается буквенно-цифровым способом (без добавления “th” к числу), например:17 august 2004.Дата может проставляться у границы левого или правого поля документа.

Адрес получателя (реквизит 5) состоит из расположенных построчно:имени и фамилии получателя;наименования компании;номера дома, улицы;города, почтового округа (индекса);страны.Если в адресе не указана фамилия получателя, то эти сведения могут содержаться в отметке -- указании конкретного лица, например: Attention: Mr. J.Moore, проставляемой после адреса.При написании адреса чаще всего используется «открытая пунктуация», то есть без запятых и точек.Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки, отступив от адреса четыре межстрочных интервала. Деловое письмо начинается со слов “Dear…” В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы:Dear Sir -- если имя получателя неизвестно;Dear Madam -- если имя получателя неизвестно;Dear Mr Neit -- господину, имя которого известно;Dear Mrs Fella -- замужней женщине;Dear Miss Jones -- незамужней женщине;Dear Ms Morrison -- замужней или незамужней женщине.

Заголовок письма (реквизит 7) указывается после вступительного обращения. Заголовок необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона. Заголовок встречается главным образом в официальной переписке по юридическим вопросам.

Текст (реквизит 8) может печататься как от границы левого поля (современный вариант), так и с отступом начала каждого абзаца -- с красной строки (классический вариант).Абзацы, как правило, отделяются друг от друга дополнительным междустрочным интервалом, что облегчает восприятие содержания письма. Кроме того, основные предложения письма могут быть выделены шрифтом, подчёркиванием и т.п.Текст письма, как и в российской деловой переписке, не должен превышать одной страницы.

Через два межстрочных интервала после текста письма указывается «заключительная формула вежливости» (реквизит 9). Она должна соответствовать по форме приветствию и положению (званию) получателя письма.

Если письмо начинается словами: Dear Mr/Mrs/Miss/Ms, то заканчивается выражением: Sincerely yours (искренне Ваш).Если в приветствии слова: Dear Sir/Sits/Madam, то окончание: Yours Faithfully (преданный Вам).Первое сочетание используется в деловой переписке гораздо чаще, особенно в официальных письмах.В качестве окончания письма могут также использоваться следующие словосочетания: Yours truly (искренне ваш) и Best wishes (наилучшие пожелания).

После «заключительной формулы вежливости» делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма (реквизит 10). Ниже подписи указывается её расшифровка: имя, фамилия, на следующей строке -- должность лица, подписавшего документ. должность не указывается, если письмо подписано руководителем компании.Перед подписью может стоять отметка “p.p.” (от имени) или “Per pro” (по доверенности) в том случае, если подчинённые подписывают документ по поручению руководителя.

Если к письму имеются приложения (реквизит 11), то они указываются следующим образом:Enclosure (приложение): Order № 34 или Encl: Contract № 11/Si15.

При направлении копий письма (“carbon copy” или “cc”) нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым они отправлены (реквизит 12).

Основные правила организации документооборота в учреждении. Прием, обработка и распределение поступающих документов. Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами. Правила обработки исходящих документов. Регистрация документов и контроль их исполнения.