 |
Должностная инструкция секретаря.
|
|
|
|
Ответы к экзаменационным билетам по междисциплинарному курсу
«Организация секретарского обслуживания»
Исторические сведения о секретарской должности
Слово секретарь, происходит от франц. средневекового слова «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо.
Секретарь – лицо, владеющее деловой перепиской и текущими канцелярскими делами учреждения.
Днём рождения секретарской должности в России можно считать 27 февраля 1720 года, когда вышел Указ Петра I «О создании государственных коллегий». В нём впервые шла речь о «секретарском чине».
Должность секретаря в административном управлении появилась впервые в США в 1789 г. В Англии эта профессия появилась в 1820 г. В России уже в 1840 г. (известна даже точная дата — 23 марта) на Путиловском и Невском машиностроительных заводах Петербурга были установлены должности личных секретарей — помощников первых руководителей. Во многих других европейских странах эта профессия появилась значительно позже (например, в Германии — в 1890 г.) В 1868 г. в Харькове были открыты курсы обучения секретарей. В США подобные курсы впервые появились в 1879 г., в Англии и Франции — соответственно в 1900 и 1907 гг. С 1884 г. в России издавалось 8 специализированных журналов по вопросам секретарского и канцелярского, конторского, как тогда называли, труда.
После 1917 г. значение секретарей—помощников руководителей стало постепенно снижаться, и количество их сократилось. В 1925 г. секретарей официально включили в так называемую канцелярско-техническую группу служащих и фактически уравняли с машинистками, рассыльными, конторщиками.
В 1932 г. секретарей разделили на две группы. В первую, весьма малочисленную, группу вошли помощники и референты, во вторую — машинистки-секретари I и II категории.
|
|
|
В начале 1960-х гг. в перечне профессий и должностей значились лишь секретари-машинистки и секретари-стенографистки. Секретарей-помощников и секретарей-референтов официально могли иметь только руководители высокого ранга, например, руководители центрального аппарата министерств и ведомств.
Только в 1980-х гг. в штатные расписания предприятий и организаций стали официально включаться инженеры и инспекторы по контролю исполнения, документоведы.
Категории секретарей и требования, предъявляемые к ним.
Круг обязанностей различного секретарского персонала очень разнороден.
Секретарь на телефоне принимает телефонные заказы и сообщения, дает по телефону необходимые справки о номенклатуре товаров или услуг, предоставляемых фирмой, по поручению руководителя связывается по телефону с собственными сотрудниками и представителями сторонних организаций.
Технический секретарь работает с оргтехникой.
Секретарь приемной принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки и переадресует их по назначению, принимает посетителей.
Секретарь офиса принимает и анализирует корреспонденцию, готовит проекты документов, организует работу с документами, выполняет поручения руководителя и его заместителей, является координатором и диспетчером работы офиса.
Офис-менеджер, являясь по существу главным администратором, работает в основном другими сотрудниками и службами фирмы, ему переданы различные административные и хозяйственные функции.
Секретарь руководителя современной фирмы должен уметь быстро и правильно оформлять документы, составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, самостоятельно решать вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Эта новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря-референта.
|
|
|
Секретарь-референт — это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия.
Благодаря работе секретаря-референта руководитель может сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач. В его ежедневнике фиксируются все факты, документы, поручения, связанные с деятельностью руководителя.
На рубеже ХХ – ХХI вв. в России сформировалась новая разновидность секретарской профессии — секретарь-референт, сочетающая не только обязанности помощника руководителя и его референта, но и многие другие управленческие функции.
Должностная инструкция секретаря.
Должностная инструкция — это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностные инструкции бывают:
- примерные, они могут разрабатываться вышестоящими или сторонними организациями и носят рекомендательный характер;
- типовые, после доработки и утверждения руководителем организации носят обязательный характер;
- индивидуальные, они составляются для штатной единицы, для которой нет типовой инструкции.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
1. Общие положения содержит основные сведения о должности, порядке назначения и освобождения от должности, нормативные документы, которыми необходимо пользоваться при исполнении служебных обязанностей, квалификационные требования к профессии, а также правила по охране труда и техники безопасности.
2. Должностные обязанности перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе – руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д. которые обеспечивают выполнение этих функций.
|
|
|
3. Права. Этот раздел очень важен для секретаря. В нем определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.
4. Ответственность. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей.Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная.
5. Взаимоотношения (связи по должности). Перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.
В последнее время во многих должностных инструкциях появился раздел «Оценка работы». Основные критерии: своевременность выполнения работы и ее качество.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения.
Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.
После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней или на отдельном листе ознакомления ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись, расшифровка.
|
|
|
