 |
Понятие конфиденциальных документов. Защита конфиденциальных документов.
|
|
|
|
Слово конфиденциально в переводе с латинского языка означает доверие (не подлежащий огласке, разглашению). К понятию конфиденциальный документ следует относить все документы предприятия, содержащие сведения, составляющие его служебную или коммерческую тайну.
Коммерческая тайна – научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью и не является общеизвестной. Она не может быть получена законным образом лицами, которые способны получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования.
Сведения, относящиеся к коммерческой тайны:
- научно-техническая информация (рецептура, методы и способы производства, программное обеспечение ПК, новые технологии и т.д.);
- деловая информация (сведения о финансовой стороне деятельности организации, планы развития организации планы рекламной деятельности, кадровый состав и его формирование и т.д.).
Сведения, которые не являются коммерческой тайной (согласно законодательству РФ):
- наличие свободных рабочих мест, исчисление и уплата налогов и других обязательных платежей в бюджет, обеспечение безопасных условий труда и т.д.
Защита конфиденциальной информации
Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку, т.е. доступ к конкурентам.
В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены организации другими лицами или организациями. Отсутствие такой защиты может лишить организацию выгодных партнеров и клиентов.
|
|
|
Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:
- установление правил отнесения информации к конфиденциальным сведениям;
- разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к конфиденциальным сведениям;
- ограничение доступа к носителям информации, содержащим конфиденциальную информацию;
- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальную информацию;
- использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации;
- осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны конфиденциальной информации.
Доступ работника к конфиденциальной информации осуществляет с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.
Как и все сотрудники фирмы, секретарь должен при поступлении на работу подписать индивидуальное обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность.
Прием посетителей.
Прием - одна из важнейших функций секретаря. Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его поведения, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление об организации в целом. Профессиональный секретарь должен уметь эффективно взаимодействовать с людьми, быть надежным посредником между руководителями и посетителями.
Как правило, посетители входят в кабинет руководителя после доклада секретаря.
Часто посетитель представляется секретарю, вручая ему свою визитную карточку, которая содержит необходимые данные о нем. Следует предложить посетителю присесть и подождать, пока о его прибытии будет доложено.
|
|
|
Организация приема зависит от категории посетителей. Прием (по предварительной договоренности или не запланированный) можно условно разделить на следующие виды:
- прием сотрудников по текущим вопросам;
- прием сотрудников по личным вопросам;
- прием посетителей из других организаций;
- прием командированных работников;
- прием делегаций.
Прием сотрудников по текущим вопросам
Для приема сотрудников организации по текущим вопросам желательно иметь установленные для этого часы и дни - первое условие рационального планирования рабочего дня руководителя. Секретарь должен довести часы приема по текущим вопросам до сведения всех сотрудников организации.
К сотрудникам, пришедшим на прием, надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен лежать пофамильный (с именами и отчествами) список всех работников организации.
О сотрудниках организации, пришедших на прием, можно доложить руководителю по телефону.
Очень часто посетители идут на прием к руководителю по вопросам, которые могут быть решены другими сотрудниками, и секретарь должен организовать такую встречу.
Во время приема посетителя секретарь сам отвечает на все телефонные звонки и переадресует их заместителям руководителя.
Не следует во время приема пропускать в кабинет руководителя сотрудников, не имеющих отношение к приему. В этом случае их направляют к заместителям руководителя или называют время, когда руководитель освободится и сможет их принять.
По окончании беседы и принятия решения руководитель записывает сам или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующем журнале.
Прием работников по личным вопросам
Во время приема по личным вопросам ведется журнал (книга) приема, где записываются:
- дата приема;
- фамилия, имя, отчество работника, пришедшего на прием;
- результаты рассмотрения обращения.
При большом числе посетителей их учет ведется на регистрационно-контрольных карточках.
Прием посетителей из других организаций
При приеме работников других организаций после приветствия надо выяснить и записать:
- фамилию, имя, отчество;
- организацию, которую он представляет, и его должность;
|
|
|
- по какому вопросу;
- было ли назначено время приема.
Прием посетителей из других организаций секретарь готовит заранее. Время приема должно быть согласовано и удобно как для посетителя, так и для руководителя. Секретарь должен заранее поставить в известность руководителя о вопросе, который будет решаться во время встречи.
В ряде организаций, особенно государственных, принята практика предварительной записи данных о посетителях в специальный журнал.
Если посетитель пришел без предварительной договоренности, секретарь вправе решать сам, доложить о нем руководителю или записать на другую дату приема.
Если руководитель, к которому пришел посетитель, отсутствует, необходимо, чтобы его принял другой компетентный сотрудник.
Подготовка командировок.
Многие организации имеют бизнес–партнёров не только в различных регионах нашей страны, но и за её пределами. Поддержание сложившихся деловых отношений и установление новых часто требует от руководителя личных встреч с представителями других организаций, в том числе на их территории.
Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Исходя из понятия служебной командировки, в командировки могут быть направлены только работники данной организации, состоящие с ней в трудовых отношениях.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
За период нахождения в командировке работнику полагается: заработная плата и возмещение производственных расходов на командировку.
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя.
|
|
|
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
В комплект документов по оформлению командировок входят:
1). Служебное задание с отчётом о его выполнении (форма № Т-10а).
2). Приказ (распоряжение) о направлении отдельного работника (форма № Т-9) или группу работников (форма № Т-9а) в командировку. Форма № Т-9а, идентична форме № Т-9.
3). Командировочное удостоверение работника (форма № Т-10).
4). Авансовый отчёт (форма АО-1).
Планирование рабочего дня секретаря.
Планирование необходимо осуществлять на день, неделю, месяц, квартал, год. Работы, повторяющиеся изо дня в день, рекомендуется планировать на одно и то же время.
Свой день организовать необходимо таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее, например, за час, а если мероприятие важное, то и за день. Это возможно лишь в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планами руководителя.
Основная информация, как правило, передается с утра. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное.
Зачастую руководитель просит секретаря дать информацию о планах своих заместителей. С этой целью они отправляют на компьютер секретаря свои планы на неделю или месяц. С помощью электронной таблицы Excel секретарь ведет их планы и владеет информацией о срочности или важности выполняемой ими работы.
Оптимальный ритм труда
Научно доказано, что продуктивность работы зависит от дня недели и времени суток. При планировании работы секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих и трудных заданий - с 10 до 12 часов дня, затем следует некоторый спад активности. Во второй половине дня подъем работоспособности приходится на период с 15 до 17 часов. После чего она неуклонно падает.
Рабочая неделя также имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм. Пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов, потом работоспособность постепенно снижается.
Наиболее продуктивными днями недели являются вторник, среда и четверг. К пятнице накапливается усталость, и у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела (переговоры, встречи) назначают на середину недели.
Секретарю при планировании своего рабочего времени целесообразно согласовать с руководителем время подписания документов, приема сотрудников и т.д. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку мероприятий в другие дни.
|
|
|
Использование компьютера для планирования работы.
Хорошим помощником секретаря при планировании рабочего дня может стать компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. Наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook.
|
|
|
