 |
Этапы работы секретаря с исходящей документацией.
|
|
|
|
Документооборот – движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.
Этапы обработки исходящих документов:
1) Проект документа составляется исполнителем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями.
2) До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, приложения к документу.
3) Секретарь проверят правильность оформления, наличия необходимости реквизитов. Неправильно оформленные документы он возвращает исполнителям на доработку.
Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день.
4) Исходящие документы печатают, как правило, в двух экземплярах. Первый подписанный руководством, направляется адресату, второй помещается в дело.
5) После подписания документ передается секретарю для регистрации (внесения необходимых сведений в журнал регистрации исходящих документов).
6)и Корреспонденция отправляется в течение дня, телеграммы немедленно.
7) Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить или сделать пометку «Подлежит возврату» и такую же пометку сделать в регистрационной карточке или журнале.
Организация документооборота.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.
Главное правило организации документооборота – оперативное прохождение док-та по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.
|
|
|
Документооборот как технологический процесс делиться на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.
Под документопотоком понимается сложившиеся или организованные в пределах информационной системы движения данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.
Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.
По направлению выделяются:
- горизонтальные потоки (связывающие организации одного уровня управления);
- вертикальные (восходящие и нисходящие) связывающие организации различных уровней;
Восходящие - входящие документы, вышестоящей организацией от подчиненных организаций.
Нисходящие - документы, направляем вышестоящим органом подчиненным организациям.
По отношению к управленческому объекту выделяют:
Входящий документопоток – из вышестоящих организаций (указы, распоряжения, постановления, инструкции, метод указания), от подведомственных организаций (финансовые отчёты, инициативные докладные, письма, акты), обращения граждан (заявления, жалобы).
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы, создаются в ответ или как инициативные документы (письма, докладные, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению).
Внутренние документопотоки – составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы.
Подготовка и техническое обслуживание совещаний.
Совещание - процесс сложный и при его проведении следует учитывать множество факторов, в том числе психологических. Обычно на совещании решаются важные служебные вопросы, принимаются ответственные для организации решения, часто требующие материальных и финансовых затрат, а нередко и налаживания правовых отношений вне компании.
|
|
|
Как правило, совещания организуются по инициативе руководителей.
Организация совещаний - это один из основных видов деятельности секретарей.
Подготовка совещаний.
Подготовка к большим совещаниям или заседаниям начинается за 1,5 - 2 недели до проведения.
Секретарь совместно с руководителем:
1) Определяют тему, цель совещания и состав участников.
2) Уточняют дату, время и место проведения совещания.
3) Составляют повестку дня, списки участников и докладчиков. Повестка дня – первыйдокумент, который составляют при подготовке совещания. Отражается перечень вопросов для обсуждения.
Список участников – это второй документ, который подготавливается секретарем.
Список участников лучше составлять в определенной форме:
- фамилия, имя, отчество; организация, должность; дата и способ направления приглашения; подтверждение получения приглашения (дата); согласие принять участие (да/нет); тема выступления; нуждается ли в гостинице; нуждается ли в билетах на обратный путь; прибыл на заседание.
Далее в работу секретаря входит:
- Составление текста приглашения (подписывает приглашение руководитель).
- Оповещение участников и рассылка приглашений.
- Уточнение списка участников (за 5-6 дней до начала совещания секретарь проверяет список участников).
- Подготовка материалов для рассмотрения на совещании (основное сообщения или доклад, справочно-информационные материалы, проект решения).
- Организация рабочей группы совещания и распределение обязанностей (перечень работ, которые должны быть выполнены службами организации при подготовке совещания).
- Определение финансовых расходов (аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы, размножение информационных материалов и т.д.)
- Проведение организационных мероприятий (размещение участников; заказ гостиницы; заказ транспорта; встреча, регистрация участников; организация культурно-массовых мероприятий; техническое обслуживание совещания).
4) Обслуживание совещаний. В обслуживание совещания входит: встреча участников совещания; регистрация участников совещания; контроль за временем ведения совещания; документирование совещания; принятие решения.
|
|
|
5) После окончания совещания секретарь: протоколирует совещания; устанавливает контакты и поддерживает связь с теми участниками совещания, которые должны принять участие в исполнении некоторых решений совещания; согласовывает с руководителем и составляет список лиц или организаций, которым необходимо направить материалы совещания; организует рассылку материалов совещания.
|
|
|
